Inkoop in de bouw is een complex proces. Elk project vraagt weer een unieke combinatie van materialen, materieel en arbeid. Naast afspraken over de kwaliteit en prijs van producten en diensten speelt ook de planning van de aanlevering een cruciale rol. Als de bakstenen of kozijnen een week te laat zijn, kan de oplevering in gevaar komen. Met alle (financiële) gevolgen van dien. In het algemeen verloopt de inkoop bij veel bedrijven nog via telefoon en mail of zelfs op papier. Hoewel inkopers natuurlijk veel ervaring hebben, is het dan lastig om het overzicht te behouden. Alle informatie over prijs en levering is namelijk versnipperd.
Om het inkoopproces te optimaliseren wilde Bouwbedrijf De Nijs een leveranciersportaal inrichten. Maar hoe pak je dat aan? Tijdens de opstartfase koos het bedrijf er bewust voor uit te gaan van de ideale situatie. Het doel was eerst het proces goed af te stemmen en daarna pas de inrichting van de software. Hierdoor kon De Nijs met een andere bril naar het proces kijken. Deze aanpak zorgde er ook voor dat er een integraal inkoopproces opgeleverd kon worden. Dat is niet altijd eenvoudig, maar uiteindelijk resulteert het wel in meer efficiency. Samen met inkopers en leveranciers is de situatie beschreven en gevisualiseerd. Hun directe input was de basis voor de inrichting van de portal.
Deze aanpak bleek succesvol. Inmiddels wordt 80% van de overeenkomsten digitaal ondertekend via het leveranciersportaal. In de vorige werkwijze was dat bij 40% van de overeenkomsten. Deze overeenkomsten verdwijnen niet meer in een mailbox of op een server. Voor medewerkers van De Nijs zijn ze beschikbaar via InSite en Profit, en voor leveranciers via het leveranciersportaal. Het voordeel is dat het werkproces en het AFAS proces zo zijn ingericht dat ook de opdrachtnemer vooraf een concept kan beoordelen en dat leidt tot een duidelijke afspraak.
Ook het ondertekenen van de verschillende overeenkomsten gaat nu veel sneller. In het verleden duurde dit door het gebruik van verschillende applicaties enkele weken, van maken tot ondertekening. Het portaal biedt de mogelijkheid om contracten digitaal te ondertekenen. Contracten blijven nergens meer ‘hangen’. De leverancier die de overeenkomst moet ondertekenen, krijgt een e-mail met een link naar de overeenkomst in het portaal. Hiervoor is de gebruiker eerder al aangemeld en hij heeft ingelogd op het leveranciersportaal. Het gehele proces - van het schrijven van de overeenkomst, het beoordelen van het concept door beide partijen en het digitaal ondertekenen van de overeenkomst - lukt nu binnen twee weken. Bij meer- en minder werkaanvullingen op de overeenkomst werkt dit binnen een paar dagen. Het portaal levert op meerdere vlakken tijdwinst op. Omdat leveranciers zelf hun overeenkomsten en aanvullingen daarop kunnen uploaden en inzien, zijn er minder vragen voor de inkoopafdeling.
Het voorbeeld van De Nijs onderstreept voor AFAS de voordelen van een leveranciersportaal. Toch denken sommige bouwbedrijven dat ze niet groot genoeg zijn om een leveranciersportal in te richten. Ook bestaat het idee dat dit complex is. De aanpak van De Nijs bewijst dat je met de rijke functionaliteit en een positieve insteek zowel de organisatie als leveranciers meekrijgt. De voordelen voor alle betrokkenen zijn overduidelijk. Het is belangrijk dat je deze positieve zaken onder de aandacht van leveranciers brengt. Je kunt namelijk inrichten dat alle informatie, van offertes, getekende contracten, afleverbonnen, en facturen tot ingestuurde vragen ook voor hen altijd eenvoudig terug te vinden is. Dit scheelt iedereen veel tijd en werk. Transparant en centraal vastleggen van alle informatie voorkomt discussie en vertraging van bouwprojecten.
Wil je meer praktische voorbeelden van andere bouwbedrijven? Geef dan hier aan dat je je aan wilt sluiten bij de AFAS LinkedIn Gebruikersgroep voor de bouw. En je wordt toegevoegd. Je kan ook altijd een afspraak plannen met je Succesmanager om verder te sparren.
Voor Bouwbedrijf De Nijs levert het leveranciersportaal een integraal inkoopproces op. Hoe zij dit hebben ingericht, lees je in dit Succesbeheerartikel.