Onderteken belangrijke documenten met AFAS via de workflow. Deze kosteloze toevoeging aan de software van AFAS werkt gemakkelijk en kostenbesparend. Juridisch geldig en met een grote bewijskracht.
Tegenwoordig worden bijna alle documenten niet meer geprint en per post verstuurd, maar digitaal bekeken en verstuurd. Het is best vreemd dat deze documenten voor ondertekening dan nog wel worden geprint, gescand en weer verstuurd. En bij tweevoudige ondertekening wordt dit proces vervolgens op een andere plek nog eens herhaald. Omslachtig en helemaal niet meer nodig, vinden wij.
In de software van AFAS is het mogelijk om zonder extra kosten documenten, contracten, aktes, etc. volledig rechtsgeldig te ondertekenen. Dit is niet alleen sneller, goedkoper en beter voor het milieu, maar geeft ook een beter inzicht in het proces. En natuurlijk is de digitale handtekening juridisch geldig met een grote bewijskracht door middel van een certificaat en een volledige audit trail met tijdstempels.
Op deze pagina geven we tips voor de inrichting en uitvoering van het proces rondom digitaal ondertekenen. Natuurlijk vind je ook voorbeelden van documenten die ondertekend kunnen worden.
De digitale handtekening is minimaal juridisch gelijk aan een gewone (‘natte’) handtekening zie daarvoor deze verklaring.
Per land kunnen eigen regels gelden over de geldigheid van een geavanceerde handtekening voor de verschillende doeleinden. Bepaal zelf of de digitale handtekening van AFAS rechtsgeldig is voor het beoogd doel.
Alle acties in het ondertekenproces zijn volledig inzichtelijk, per persoon, met tijdstempels. Dit heeft een grotere bewijskracht dan bijvoorbeeld een handtekening op een gescand document.
Het tekenen van een document is snel en gemakkelijk door middel van een twee-factor bevestiging via de portal of intranet i.c.m. SMS.
Papier hoeft niet nodeloos meer te worden geprint en per post te worden verzonden. Het proces gaat hierdoor ook sneller.
Het proces van digitaal ondertekenen is toe te voegen aan alle vrije dossieritems. Neem bijvoorbeeld de indienstmelding. Aan de workflow 'Sollicitant in dienst' wordt in dat geval voor het arbeidscontract een vrije workflow & dossieritem toegevoegd, bijv. 'Arbeidscontract'. Aan deze flow wordt vervolgens de digitale ondertekening toegevoegd.
Aan verschillende Profit type dossieritems is de digitale ondertekening al toegevoegd, zoals dossier - arbeidsvoorwaarden. Ook worden er workflows ontwikkeld voor veelvoorkomende processen die digitaal ondertekend kunnen worden, zoals 'Machtiging Incasso'.
Sinds Profit 11 is het voor meer type dossieritems mogelijk om digitaal ondertekenen toe te passen. Dit betekent dat je in de workflows de speciale actie 'Bijlagen(n) ondertekenen' kan toevoegen.
Bekijk hier welke type dossieritems je digitaal kan ondertekenen.
Mohamed Amri, Manager Productmanagement
AFAS maakt voor de ondertekening gebruik van een speciaal eSeal-certificaat en zet daarmee een geavanceerde handtekening in combinatie met een beveiligd proces en een 'Hardware Security Module' (HSM), waardoor een rechtsgeldige digitale handtekening ontstaat.
Dit is een snelle en trefzekere manier om je digitale documenten voorzien zijn van een rechtsgeldige digitale handtekening die een grote bewijskracht biedt. Elke digitale handtekening wordt opgenomen in het digitale document en dit document wordt vervolgens digitaal verzegeld. Als een digitaal ondertekend document op welke wijze dan ook gewijzigd wordt, wordt het zegel verbroken en vervalt de digitale handtekening. Dit is direct inzichtelijk voor diegene die het document kan raadplegen.
Je ondertekent de bijlagen bij een dossieritem via de workflow. Na afloop van dit proces bevat het dossieritem van elk ondertekend document de meest recente versie met alle digitale handtekeningen, inclusief tijdstempels. Je kunt de handtekeningen altijd raadplegen door een document te openen. Daarnaast worden alle ondertekenacties gelogd in het document SignServiceLog.pdf en ook dit document wordt bij als bijlage in het dossier opgeslagen.
Het proces rondom de digitale handtekening in AFAS Profit wordt in samenwerking met accountants- en advieskantoor EY gecontroleerd. We zijn blij om te melden dat we hier binnenkort het ISAE 3000-certificaat voor ontvangen in lijn met de eIDAS-verordening.
Dit verandert in principe niets voor de rechtsgeldigheid of bewijskracht van de digitale handtekening. Het is alleen een geruststellende gedachte dat ook het proces hieromtrent aan de kant van AFAS gecertificeerd is.