Digitaal ondertekenen 
met AFAS

Onderteken belangrijke documenten met AFAS via de workflow. Deze kosteloze toevoeging aan de software van AFAS werkt gemakkelijk en kostenbesparend. Juridisch geldig en met een grote bewijskracht.


Digitaal ondertekenen in AFAS


Tegenwoordig worden bijna alle documenten niet meer geprint en per post verstuurd, maar digitaal bekeken en verstuurd. Het is best vreemd dat deze documenten voor ondertekening dan nog wel worden geprint, gescand en weer verstuurd. En bij tweevoudige ondertekening wordt dit proces vervolgens op een andere plek nog eens herhaald. Omslachtig en helemaal niet meer nodig, vinden wij. 

In de software van AFAS is het vanaf nu mogelijk om zonder extra kosten documenten, contracten, aktes, etc. volledig rechtsgeldig te ondertekenen. Dit is niet alleen sneller, goedkoper en beter voor het milieu, maar geeft ook een beter inzicht in het proces. En natuurlijk is de digitale handtekening juridisch geldig met een grote bewijskracht door middel van een gekwalificeerd certificaat en een volledige audit trail met tijdstempels. 

Op deze pagina geven we tips voor de inrichting en uitvoering van het proces rondom digitaal ondertekenen. Natuurlijk vind je ook voorbeelden van documenten die ondertekend kunnen worden. 


Digitaal ondertekenen is 19 januari vrijgegeven op alle omgevingen van AFAS Online. Vanaf dat moment is het mogelijk om in de workflow het digitaal ondertekenen toe te voegen. 


Digitaal ondertekenen

4 redenen om het te gebruiken


Tekenen in 1 minuut

Tekenen in 1 minuut

Het tekenen van een document is snel en gemakkelijk door middel van een twee-factor bevestiging via de portal of intranet i.c.m. SMS.


Juridisch geldig

Juridisch geldig

De digitale handtekening is juridisch gelijk aan een gewone (‘natte’) handtekening door het gekwalificeerde certificaat. 



Inzicht

Volledig inzicht in het proces
(audit trail)

Alle acties in het ondertekenproces zijn volledig inzichtelijk, per persoon, met tijdstempels. Dit heeft een grotere bewijskracht dan bijvoorbeeld een handtekening op een gescand document. 


Milieu en sparen

Goed voor milieu en portemonnee 

Papier hoeft niet nodeloos meer te worden geprint en per post te worden verzonden. Het proces gaat hierdoor ook sneller.


Hoe onderteken je een document?

Een voorbeeld


Voorbeelden van te ondertekenen documenten

HR

  • Arbeidscontract
  • Loonbelastingverklaring
  • Beoordelingsformulier
  • VOG
  • Ontbindingsovereenkomst

Overige

  • Offertes
  • Aktes
  • Orders
  • Adviesdocumenten
  • Vaststellingsovereenkomst
  • Verhuurcontracten

Waarvoor kan ik digitaal ondertekenen gebruiken? 

Het proces van digitaal ondertekenen is op dit moment  toe te voegen aan alle vrije dossieritems. Neem bijvoorbeeld de indienstmelding. Aan de workflow 'Sollicitant in dienst' wordt in dat geval voor het arbeidscontract een vrije workflow & dossieritem toegevoegd, bijv. 'Arbeidscontract'. Aan deze flow wordt vervolgens de digitale ondertekening toegevoegd. 

Aan verschillende Profit type dossieritems is de digitale ondertekening al toegevoegd, zoals dossier - arbeidsvoorwaarden. Ook worden er workflows ontwikkeld voor veelvoorkomende processen die digitaal ondertekend kunnen worden, zoals 'Machtiging Incasso'.

Wil je graag dat je digitaal ondertekenen kan inrichten voor Profit type dossieritems? Stuur een wens in bij de afdeling Support en geef aan voor welk Profit type dossieritem je het wil gaan gebruiken.


Aan de slag!


Bekijk de videotraining


Welke vragen zijn er al gesteld?


Bekijk de inrichtingsdocumentatie



Blog

Digitaal ondertekenen wordt de nieuwe standaard

Mohamed Amri, Manager Productmanagement


Digitaal ondertekenen bij AFAS

  • Gratis toevoeging aan AFAS Profit.

  • Alleen beschikbaar op AFAS Online.

  • Volledig gekwalificeerde handtekening.
  • Ondertekenen altijd via de workflow: zo komen de documenten altijd bij de juiste personen met de juiste bevoegdheid.

  • Ondertekening van DOCX of PDF documenten. Dit geldt voor zowel documenten die via Profit gegenereerd worden als externe documenten.

Veiligheid gewaarborgd


Bewijskracht

Bewijskracht

AFAS maakt voor de ondertekening gebruik van een speciaal eIDAS-certificaat in combinatie met een beveiligd proces en een 'Hardware Security Module' (HSM), waardoor een rechtsgeldige digitale handtekening ontstaat.

Dit is een snelle en trefzekere manier om je digitale documenten voorzien zijn van een rechtsgeldige digitale handtekening die een grote bewijskracht biedt. Elke digitale handtekening wordt opgenomen in het digitale document en dit document wordt vervolgens digitaal verzegeld. Als een digitaal ondertekend document op welke wijze dan ook gewijzigd wordt, wordt het zegel verbroken en vervalt de digitale handtekening. Dit is direct inzichtelijk voor diegene die het document kan raadplegen.

Audit trail

Logging / Audit trail

Je ondertekent de bijlagen bij een dossieritem via de workflow. Na afloop van dit proces bevat het dossieritem van elk ondertekend document de meest recente versie met alle digitale handtekeningen, inclusief tijdstempels. Je kunt de handtekeningen altijd raadplegen door een document te openen. Daarnaast worden alle ondertekenacties gelogd in het document SignServiceLog.pdf en ook dit document wordt bij als bijlage in het dossier opgeslagen.

Meer informatie hierover vind je in onze KB




Gecertificeerd door EY

Het proces rondom de digitale handtekening in AFAS Profit wordt in samenwerking met accountants- en advieskantoor EY gecontroleerd. We zijn blij om te melden dat we hier binnenkort het ISAE 3000-certificaat voor ontvangen in lijn met de eIDAS-verordening.

Dit verandert in principe niets voor de rechtsgeldigheid of bewijskracht van de digitale handtekening. Het is alleen een geruststellende gedachte dat ook het proces hieromtrent aan de kant van AFAS gecertificeerd is.