In gesprekken met klanten vergelijk ik de implementatie van AFAS regelmatig met de bouw van een huis. Met onze software en ervaring kunnen we zonder problemen een prachtige villa bouwen, maar na de oplevering moeten de bewoners er wel willen wonen. Zij moeten hun vertrouwde omgeving verlaten en wennen aan een nieuwe indeling en een ander interieur. Daarom is het ontzettend belangrijk om de toekomstige bewoners vanaf het begin mee te nemen in het ontwerp- en bouwproces; van het maken van de plannen tot het overhandigen van de sleutel. En zelfs daarna blijft communicatie noodzakelijk. Om onze klanten in dat veranderproces op weg te helpen, hebben we een communicatie toolbox ontwikkeld.
Onze ervaringen en handvatten voor communicatie kunnen helpen om ervoor te zorgen dat iedereen zich prettig gaat voelen in de nieuwe omgeving. Nieuwe software betekent meestal dat mensen hun manier van werken moeten aanpassen. Hoe moeilijk of lastig dat is, hangt sterk af van de cultuur die heerst binnen een organisatie. De digitalisering van processen heeft in een productiebedrijf meestal meer impact op de medewerkers dan bij een softwareontwikkelaar. Juist daarom is de communicatie bij elke implementatie weer anders.
Communicatie is en blijft de verantwoordelijkheid van de klant, dus wij nemen dit niet over. Wel hebben we tips hoe je het beste kan communiceren met je medewerkers. Zo is het bijvoorbeeld van belang om de focus niet alleen bij de projectgroep te leggen, maar juist bij de rest van de organisatie. De projectgroep is bekend met de veranderingen die komen gaan, maar uiteindelijk krijgt de rest van de medewerkers direct met de veranderingen te maken in hun dagelijkse werk.
Veranderen is voor mensen per definitie lastig. Zeker op het werk. Wanneer je bijvoorbeeld declaraties of verlofaanvragen niet meer in het postvak van HR kunt afgeven, terwijl je dit voorheen altijd deed. Dit zijn voorbeelden van processen die we bij AFAS automatiseren en digitaliseren. Het automatiseren en digitaliseren van processen is op zich niet vreemd voor mensen: bijna iedereen doet privé aan internetbankieren en vindt dat makkelijk. Op het werk is dat blijkbaar anders. Zonder duidelijke uitleg over de achtergrond en voordelen van de veranderingen bestaat het risico dat iemand zijn hakken in het zand zet. En dat gaat ten koste van de businesscase. Je implementeert de software met een doel. Het is dus zaak om collega’s te enthousiasmeren en vooral te vertellen dat het digitaal aanvragen van verlof ook betekent dat de kans op fouten en vertraging kleiner is, of dat je nu altijd een actueel overzicht van je vakantiedagen hebt.
Voor mij is het belang van communicatie bij een implementatie een no-brainer. Als je geen aandacht besteedt aan het veranderproces, weet je zeker dat de software niet goed gebruikt wordt en je de businesscase uiteindelijk niet haalt. Je bent dan als organisatie verzekerd van veel extra werk, gedoe en ontevreden medewerkers. We bieden je graag de handvatten om dit te voorkomen.
Meer weten over communicatie? Bekijk onze themapagina over communicatie.
Heb je zelf nog communicatietips of ideeën om te zorgen dat organisaties sneller van AFAS profiteren? Laat het ons hier weten.