De essentie is hoe software een bepaald probleem voor een organisatie kan helpen oplossen. Dat lukt alleen als je het pakket doorgrondt en weet wat een organisatie écht nodig heeft. Daarom staat de menskant voor Daniël altijd centraal en dat wordt in zijn ogen alleen maar belangrijker. Zijn kennis en ervaring deelt hij in boeken over functioneel beheer, waaronder Hét handboek voor de functioneel beheerder.
Functioneel beheer speelt een sleutelrol bij het inrichten en optimaliseren van processen. Als beheerder help je de organisatie het maximale rendement uit het pakket te halen. Daarom spreekt AFAS ook van Succesbeheerders. Het is wel de uitdaging verder te kijken dan functionaliteit. Naast concrete kennis van de software spelen communicatie en oog voor gedragsverandering een hoofdrol.
De essentie van de inzet van software is het realiseren van een goede informatievoorziening. En die behoefte komt van een mens. Als functioneel beheerder help je zowel de directeur als de werkvloer. Zij hebben echter allemaal een andere informatiebehoefte. Die context moet je als beheerder goed doorgronden. En dat lukt je niet vanachter het scherm in je eigen kantoor. Zorg dus dat je meer bent dan een e-mailadres. Ga de organisatie in om te sparren. Maak zoveel mogelijk contact, live of op z’n minst via de telefoon. Laat je menselijke kant zien en bouw relaties. Hierbij geldt: hoe vaker hoe beter.
"Veranderingen zijn pas echt wanneer mensen vandaag anders werken dan gisteren"
Een ander aandachtspunt is de misvatting dat de beheerder ook de eindgebruiker is. De eindgebruiker leeft echt in een andere wereld. Om de echte behoefte te begrijpen, moet je de vraag achter de vraag kunnen achterhalen. Dus als je goede relaties hebt opgebouwd, ben je nog niet klaar, je zult echt de diepte in moeten met je collega’s. Ga dus het gesprek aan en stel open vragen. Wat wil je? En waarom is een proces of functionaliteit nodig? Pas als je de vraag of het probleem goed snapt, komt de oplossing in beeld. Hoe kan de software helpen het probleem op te lossen? Daar moet je goed over nadenken.
Het is mooi te merken dat steeds meer organisaties het belang van een functioneel beheerder serieus nemen. Je ziet op LinkedIn bijvoorbeeld steeds vaker vacatures voor een AFAS Beheerder. Er is een flinke professionaliseringsslag op gang gekomen. Voorheen rolde je het vak in, tegenwoordig maken jongeren steeds vaker een bewuste keuze. Dan helpt het dat er een handboek, opleidingen en certificeringen bestaan.
Tegelijkertijd blijft IT-scholing vaak nog de insteek, terwijl het cruciaal is de software te kennen én de mens in het proces terug te brengen. De ervaring heeft geleerd dat een tech push van een systeem slecht geaccepteerd wordt en daardoor kostbaar en ineffectief is. Bovendien scheelt het je organisatie flink in de kosten als je processen zelf kunt inrichten, zonder inhuur van consultants. Je eigen functioneel beheerder speelt hierbij een sleutelrol. Hij of zij is in staat – met de input uit de organisatie – het leven van eindgebruikers echt makkelijker te maken. Kennis van mensen en hun gedrag zijn hierbij de kern en dat wordt alleen maar belangrijker!
Daniël deelt zijn kijk op de functioneel beheerder op de Reünie van het AFAS Succesbeheer Traineeship op woensdag 20 maart 2024. Wil je als AFAS Beheerder ook klaar zijn voor de toekomst? Dan is het Succesbeheer Traineeship zeker iets voor jou. In 8 tot 12 weken verdiep jij je aan de hand van een zelf meegebrachte case in de software en cultuur van AFAS. Je krijgt productkennis en leert omgaan met verandering & projectmanagement.
Als AFAS Beheerder heb je een belangrijke rol in je organisatie. De Succesbeheerder combineert zijn kennis van de software met soft skills. Daniël Brouwer vertelt in dit artikel over zijn visie op de functioneel beheerder en legt uit waarom de menselijke kant steeds meer centraal staat.