Als er iets niet gaat zoals je dat gepland of bedacht had, zoals een afwijking of fout, dan wil je dat weten. Want pas dan kun je er actie op ondernemen. Bovendien besteed je dan alleen aandacht aan dingen die er toe doen. Door een signaal voor een specifieke afwijking te maken, ben je altijd goed op de hoogte van de actuele stand van zaken. Je weet precies wat er aan de hand is en kunt, zo nodig, overgaan tot actie.
Een goed voorbeeld van zo’n signaal voor uitzonderingen is de autorisatietool. Dat is echt de kern van de organisatie bij AFAS. Alleen procesbeheerders hebben hier rechten op. En vanwege dat belang krijgen alle procesbeheerders een signaal als iemand rechten op de autorisatietool krijgt. Op die manier gaan er geen dingen mis. Als de toegang klopt, gaat iedereen gewoon verder met zijn werk. In alle andere gevallen, moet er iets gebeuren.
Een andere reden om signalen te gebruiken is het automatiseren van processen. Het principe is eenvoudig. Als er een bepaalde trigger is – die kun je zelf instellen – trapt een workflow automatisch af. Dit bespaart veel tijd, voorkomt dat je iets vergeet, en mensen hoeven niet steeds dezelfde klussen te doen. Een mooi voorbeeld is het signaal voor mensen die een 10 voor een toets halen. Dat vinden we bij AFAS speciaal en daar hoort in onze ogen een presentje bij. Dit gebeurt volledig automatisch. Zonder dat iemand bij ons op een knop drukt maken we een cursist blij.
Omdat er zo veel signalen zijn, hebben ze een verschillende frequentie. Daarom kun je zelf bepalen wanneer een signaal gegenereerd wordt. Eén keer per dag voor het presentje aan de cursist en een paar keer per dag voor de rechten op de autorisatietool. Of één keer per maand voor de check van de sprinklerinstallatie in ons clubhuis en het AFAS Theater. De facilitaire dienst krijgt de taak op het juiste moment ingeschoten.
Signalen instellen hoeft niet moeilijk te zijn. Het is een kwestie van goed nadenken en vooral doen. Tijdens de Dag van de AFAS Beheerder vertelde AFAS Applicatie- en procesmanager Milo van Rees alle ins & outs om snel aan de slag te gaan met signalen. Ook gaf hij een hoop voorbeelden.