Deze sleutelrol brengt natuurlijk wel verantwoordelijkheden met zich mee. Juist daarmee wil AFAS je graag helpen. Dat doen we door je netwerk te vergroten, extra kennis aan te bieden en te vieren dat jij een superbaan hebt. In de zaal hoefden beheerders alleen om zich heen te kijken om te zien dat ze niet alleen zijn. Er zijn inmiddels ruim 15.000 AFAS Beheerders die zorgen dat ruim 12.000 organisaties profiteren van de meerwaarde van de software.
Wij zijn niet de enige die weten hoe belangrijk een goede AFAS Beheerder is. Je kunt wel zeggen dat de beheerdersrol hot is. Er zijn ontzettend veel vacatures te vinden die verwijzen naar het beheer van AFAS. Het is dus zaak om in ontwikkeling te blijven en op alle vlakken te blijven leren. De Dag van de AFAS Beheerder is hiervoor een ideale gelegenheid. Grijp je kans: kijk om je heen, luister naar anderen, doe kennis op en deel je ervaringen. Maar zorg vooral dat je plezier hebt. Want vergeet niet: jij hebt de leukste baan ter wereld!
Grijp je kans: kijk om je heen, luister naar anderen, doe kennis op en deel je ervaringen.
De wereld om ons heen verandert continu en gelukkig kunnen we ons snel aanpassen. Kijk maar naar het hybride werken. Eerst was thuiswerken voor veel bedrijven ondenkbaar of in ieder geval complex. Myrthe Marquering, manager Succesmanagement, ziet nu bij AFAS bijna het omgekeerde. We doen met klanten zoveel mogelijk online. Automatisering en digitalisering hebben een flinke boost gekregen, er is werk genoeg. Toch merken we bij onze klanten dat het niet vanzelf gaat. Uit een enquête onder AFAS Beheerders blijken tijd en kennis belangrijke pijnpunten die optimalisaties belemmeren.
Tijd is voor iedereen een strijd. Toch is het volgens Myrthe superbelangrijk om wel tijd in de optimalisatie van de software te steken. Daar profiteert echt iedereen van. Het levert zoveel op om repeterend werk terug te dringen, in tijd en in werkplezier. Het is hierbij wel de kunst om voorbij het kantelpunt te komen. Weerstand is onvermijdelijk, maar als collega’s en managers eenmaal merken wat het oplevert, kweek je ambassadeurs en volgen nieuwe projecten en ideeën vanzelf. Dan heb jij je doel bereikt. En je organisatie werkt weer 1 procentje beter!
Een jaarplanner is het perfecte startpunt, zowel voor projecten als voor je eigen kennis. Blijf vooral nadenken hoe je de beweging gaande houdt, bij jezelf en in je organisatie. Maak het niet te moeilijk. Een project hoeft niet meteen heel groot te zijn. Juist met kleine projecten kun je goed scoren en mensen meekrijgen. En vergeet niet ook ‘tegenstanders’ in je team op te nemen. Als zij overtuigd zijn van de voordelen, trek je de rest van de organisatie zeker over de streep.
Juist met kleine projecten kun je goed scoren en mensen meekrijgen.
De vraag naar AFAS-kennis is gigantisch. Een zoekopdracht online naar AFAS Beheerder leidt al snel tot 38.000 hits! Helaas vissen we in dezelfde vijver naar beheerders. Het is dus de uitdaging meer mensen op te leiden. Als je zelf wilt weten waar je je kennis kunt aanscherpen, ga dan aan de slag met jouw persoonlijk opleidingsplan. Door je wensen aan de juiste cursus te linken weet je zeker dat je jezelf doelgericht ontwikkelt.
Als je echt te weinig capaciteit hebt, betekent het overigens niet dat je achterover moet leunen. Integendeel. Er zijn altijd hulptroepen in de vorm van consultants of Servicemanagement. Bovendien hebben we nu optimalisatiecontracten ontwikkeld om structureel aan de slag te gaan met het optimaliseren van de software. Succesmanagement denkt ook graag mee om je collega’s meer AFAS-kennis bij te brengen. Als iedereen de software beter snapt, is het veel leuker om er mee te werken. En dat geldt zeker voor beheerders. Maar hoe je het ook voor elkaar bokst, zorg dat je – samen met je collega’s – altijd blijft nadenken over hoe jouw organisatie onze software nog slimmer kan inzetten. En laat dat dan ook aan iedereen weten. Dat is de garantie om je werk alleen maar toffer te maken.
AFAS besteedt elk jaar zo’n 180.000 uur aan ontwikkeling. Het resultaat is nieuwe functionaliteit die we graag delen. Traditioneel doen we dat tijdens de AFAS Open. Vergeet je niet in te schrijven om in juni alle ins & outs van Profit 21 te horen. Volgens Mohamed Amri, manager Productmanagement, zitten er ook in de bestaande functionaliteit ook echte parels waar je vandaag nog mee aan de slag kan. Samen met zijn collega’s zet hij een paar van deze praktische functionaliteiten in de spotlights, inclusief uitleg en demo’s. Zo waren er bij de AFAS Open een jaar geleden ook een aantal mooie onontdekte parels in de software.
Talenten vinden en behouden is essentieel voor iedere organisatie. Daarom moet onboarden soepel verlopen. Iemand moet zich welkom voelen en zonder gedoe kunnen starten. Bepaalde stappen in dit proces, zoals de ID-check, zijn een handige manier om alles in 1x goed én gevalideerd vast te leggen. Daarom kun je in Profit een ID-kaart, paspoort of verblijfsvergunning automatisch valideren via Valicare.
Bovendien haalt onze software de relevante gegevens, zoals naam en geboortedatum, automatisch uit de Machine Readable Zone (MRZ) op dit document. Dit voorkomt typefouten en zorgt dat workflows automatisch afgetrapt worden. Bijvoorbeeld het aanmaken van een arbeidscontract inclusief digitale ondertekening door werkgever en kandidaat. Nog een stap verder gaat de draaiboekfunctionaliteit. Zo geef je een nieuwe collega helemaal een zachte landing. Als je een draaiboek gebruikt, weet je zeker dat er niets vergeten wordt, alles staat of ligt op dag 1 klaar, van een tag en laptop tot een auto. Aan de slag!
Als een leverancier zijn bankrekeningnummer verandert, wil je dat snel en veilig regelen. Zonder al teveel werk natuurlijk. Daarom vraagt productmanager Mohamed El Abdouni aandacht voor de workflow bankrekening die zo’n mutatie automatisch regelt. Het voordeel is ook het vier ogen-principe, waarbij de aanvrager niet de goedkeuring mag doen. Zo voorkom je fraude. En als er nog posten openstaan van de leverancier worden deze tijdens de goedkeuring on hold gezet. Als de mutatie is doorgevoerd volgt betaling op het juiste nummer. Bij afkeuring worden bedragen automatisch op de bekende rekening gestort.
Ook als wetgeving verandert, is het fijn dat AFAS alles goed ingeregeld heeft. Bijvoorbeeld bij de Uitbetaalde Bedragen aan Derden (UBD). Dit gaat om betalingen aan mensen die niet in dienst zijn en geen ondernemer zijn. Zoals sprekers. Zij moeten hun geld krijgen en alles moet ook volgens de regels vastgelegd worden. Voor deze betalingen bestaat er een workflow om niets over het hoofd te zien. Bovendien werken we hard aan de functionaliteit om deze betalingen goed aan te leveren bij de belasting dienst. Natuurlijk maximaal geautomatiseerd.
Uren boeken is één van de meest gebruikte functionaliteit in onze software. Veel mensen zien uren schrijven als een noodzakelijke kwaad. Toch is het een essentieel proces voor budgettering, facturering etc. Hoewel hij deze taak niet kan wegtoveren, heeft productmanager Kevin Voges wel goed nieuws. Omdat er geen one-size-fits-all aanpak is, biedt AFAS de keuze uit drie lay-outs. Kalenderboeken werkt met een begin- en eindtijd. Bij stapelboeken boek je meerdere uren op een dag tegelijk. Functionaliteit voor het boeken op basis van je agenda, koppelen van kosten en kopiëren van de vorige week, bieden nog meer gemak. En als je het nog sneller wilt doen, kies dan voor matrixboeken. Je bouwt dan een kant-en-klare lijst op van jouw boekingen. Leuker wordt het niet, maar wel steeds een beetje makkelijker.
Door nieuwe AFAS Beheerders in Leusden uit te nodigen, stimuleert AFAS de onderlinge uitwisseling van kennis en ervaring. Volgens Leon is het doel mensen steeds te prikkelen en te inspireren. Voor de zekerheid zet hij alle opleidingsmogelijkheden nog een keer kort op een rij:
Ook inspiratie vind je op heel veel verschillende manieren. Bijvoorbeeld via de Linkedin gebruikersgroep, tijdens de AFAS Open en op de Succesbeheerportal. En schrijf 15 september alvast in je agenda voor hét kennisfestival van AFAS: Succestival.
Ervaringen uit de eerste hand is wat Applicatie- en Procesmanager Hans Roozen AFAS Beheerders te bieden heeft. Hij geeft wel meteen een disclaimer: ik wil jullie niet de wet voorschrijven maar juist inspireren. Eén van zijn tips is om alles in Profit te doen. Daarmee ondersteun en automatiseer je vrijwel al je processen naadloos. Om alle voordelen optimaal te benutten, is een goede autorisatiestructuur op basis van een helder organogram onmisbaar. Dit bepaalt wat de gebruiker wel of niet mag doen met AFAS. Als je dat goed neerzet, regelt het toekennen van rechten zich bijna vanzelf.
Een helder organogram is onmisbaar. Als je dat goed neerzet, gaat het toekennen van rechten bijna vanzelf.
Dingen zelf doen is een belangrijke kracht van de software. Met slimme workflows is self-service ook heel makkelijk te organiseren. Waarom zou iemand zijn eigen verlof niet kunnen regelen of een ziekmelding doorgeven. Dit verkleint de kans op fouten en voorkomt saai werk. Als AFAS Beheerder kun je dit allemaal makkelijk inrichten. Om je meerwaarde verder te vergroten, adviseert Hans je de organisatie in te gaan. Loop mee met collega’s. Pas dan zie je precies wat ze doen en zie je hoe je ze nog beter kunt helpen. Die tijdsinvestering betaalt zich dubbel en dwars terug. Uiteindelijk hoef je namelijk minder te doen.
Tot slot daagt Hans de beheerders in de zaal uit om te experimenteren. Een idee moet je gewoon proberen. Op die manier wennen je collega’s beter aan verandering en bouw je zelf kennis op. Hierdoor kun je het ook snel weer oplossen als het niet gaat zoals je verwacht hebt. En als het misgaat, hoor je dat heel snel. Wat dat betreft werkt het ‘Piep-systeem’ feilloos. Maar wat je ook tegenkomt in je werk, vergeet nooit dat je als AFAS Beheerder goud voor de organisatie bent. Blijf daarom leren en vooral genieten van deze mooie baan!
Ken jij alle AFAS hulpbronnen al? Kan jij eenvoudig een foutmelding in Profit analyseren? En ontvang je al automatisch belangrijke informatie over de software via de mail? Onze Customer Care afdeling stond de gehele dag klaar bij hun stand om met de AFAS Beheerders de Beheerder checklist in te vullen. Zo leer je praktische tools die je moet kennen om een nóg betere beheerder te worden. Nog niet ingevuld?
En lees alles over de superkrachten van de Succesbeheerder
Ga snel door het artikel met deze bladwijzers.
Bekijk de video's van alle sessies in dit verslag!