Direct aan de slag met projecten en taakgestuurd werken?

Ontdek alle kneepjes van de inrichting op Succestival

Bij AFAS willen we je werk als beheerder zo makkelijk mogelijk maken. Want dan help je collega’s de meeste waarde uit AFAS te halen. De projectenmodule is hiervan een perfect voorbeeld. Met een slimme inrichting werk je namelijk taakgestuurd met workflows. Zo heb je altijd grip op het proces én een compleet overzicht over wie wat (moet) doen. Hoe kom je tot die slimme inrichting? AFAS Applicatie en Proces Manager Jeroen de Beer leert je op Succestival de kneepjes.

Als je naar projecten kijkt, zijn er grofweg twee smaken. Bij AFAS hebben we de repeterende projecten en projecten als kapstok om automatisch taken te verdelen. Een goed voorbeeld van een repeterende taak is het implementatieproces. Dat doen we altijd met dezelfde stappen en rollen. Bij de aftrap van een project staan die standaardtaken automatisch klaar. 

Taken via InSite en OutSite beschikbaar maken

Extra voordeel van deze aanpak is dat je zo’n project via InSite (voor onze eigen mensen) en via OutSite (voor klanten) beschikbaar maakt. Samenwerken is zo heel simpel. Je richt dat één keer in en je weet zeker dat iedereen die betrokken is de juiste taken voorgeschoteld krijgt, inclusief signalen. Vanuit beheerdersperspectief is dat natuurlijk ideaal. Iedereen weet wat hij of zij moet doen en alles is nog vastgelegd in dossiers ook. Wel zo duidelijk dus.

Processen stroomlijnen met projecten

Bij de tweede smaak is een project een soort verzamelbak van taken. Je gebruikt het dan om het proces te stroomlijnen. Als er een taak binnenkomt, bijvoorbeeld een incident of klacht of een vraag via ‘Aanvraag Procesbeheer’, koppel je dat aan een project. Een specifieke vraag komt dan via een project bij de juiste collega terecht. En als je daar per project verantwoordelijken voor hebt vastgelegd, volgt de werkverdeling automatisch. Iemand krijgt dan een taak ingeschoten en voert die, vaak op basis van een workflow, uit. Zo blijft er nooit iets liggen en ook hierbij is door dossiervorming alles transparant. Bovendien zie je precies hoe het werk in je team verdeeld is.

Iedereen kan prettiger en doelgerichter werken

Net als voor bijna alle inrichtingsvragen geldt voor projecten dat je het wel één keer goed moet inrichten. Maar als je die moeite neemt, pluk je daar als AFAS Beheerder direct de vruchten. Je automatiseert een belangrijk deel van je eigen werk en zorgt tegelijkertijd dat je collega’s prettiger en doelgericht kunnen werken. En alles is nog vastgelegd ook. Een echte win-winsituatie.

Wil je ook aan de slag met projecten?

Werk je als AFAS Beheerder met projecten – of wil je dat gaan doen? Tijdens de sessie ‘Taakgestuurd werken met projecten’ laat Jeroen op Succestival op 14 september zien hoe jij dit slim inricht. Met concrete voordelen gaat hij graag de diepte met je in zodat jij er de volgende dag al mee aan de slag kan.

De projectenmodule

AFAS Applicatie en Proces Manager Jeroen de Beer legt je uit hoe je met slimme inrichting kan werken met repeterende projecten en met projecten als kapstok om automatisch taken te verdelen.