Een software implementatie is meer dan een goede inrichting

4 redenen om communicatie een hoofdrol te geven

De laatste jaren is het ons gelukt om de implementatietijd van AFAS flink terug te dringen. Het standaardiseren van processen, zoals HRM of inkoop, met de best practices in een branche levert veel tijdwinst op. Om te zorgen dat klanten zo goed mogelijk bij onze standaarden aansluiten moeten ze vaak bedrijfsprocessen aanpassen. Technisch is dat meestal snel voor elkaar, maar hoe neem je alle mensen mee bij zo'n verandering?

Een succesvolle implementatie gaat veel verder dan het inrichten van de software. Het is de bedoeling dat iedereen de meerwaarde van AFAS ervaart en benut. Daarom is het zaak om alle stakeholders bij de implementatie te betrekken. Goede communicatie is dan onmisbaar. Vanuit die ervaring zie ik vier redenen om communicatie voor, tijdens en na de implementatie een hoofdrol te geven. Goede communicatie zorgt immers voor:

1. Snelle acceptatie van de verandering

Bij veel organisaties zijn de processen diep ingesleten. Als je die wilt veranderen, heb je de steun van alle betrokkenen nodig. Dat betekent dat je echt iedereen moet meenemen in het veranderproces. Kondig dus op tijd aan wat er gaat gebeuren, leg veranderingen uit en regel begeleiding. Het is cruciaal dat mensen deel zijn van de verandering. Het opzetten van klankbordgroepen is daarbij een praktisch hulpmiddel. Zo hebben mensen direct invloed en een stem in het veranderproces.

"Kondig dus op tijd aan wat er gaat gebeuren, leg veranderingen uit en regel begeleiding." 


2. Adoptie van de nieuwe manier van werken

Veranderen doe je niet zomaar. Je wilt door automatisering zorgen dat iedereen slimmer en plezieriger kan werken. Automatiseren betekent echter ook standaardiseren en daarbij is geen ruimte voor uitzonderingen. Om weerstand te voorkomen, moet je in ieder geval duidelijk maken wat het medewerkers oplevert. Zij krijgen bijvoorbeeld meer vrijheid en verantwoordelijkheid. Dus niet langer met een papieren formulier of kopie declareren bij iemand van HR, maar gewoon via een app op je telefoon. De boodschap is dat medewerkers zelf in charge zijn! 


3. Juiste informatievoorziening voor alle stakeholders

Een implementatie is geen feestje van één afdeling of het projectteam. Het raakt de hele organisatie. Toch verschilt de impact per doelgroep. Als het dan zo ver is, moet iedereen wel goed weten wat er na de livegang gaat gebeuren. En vooral ook wat er van een medewerker verwacht wordt. Een medewerker moet weten dat hij geen papieren loonstrook meer ontvangt, maar deze voortaan online kan inzien. Een manager die het verzuimproces monitort moet weten hoe het standaardproces is ingericht. Communicatie is wat mij betreft altijd een combinatie van informatievoorziening en training.


4. Helder inzicht in het doel van de implementatie

Een succesvolle implementatie stopt dus niet bij de livegang. Natuurlijk moet de eerste salarisrun vlekkeloos verlopen. Dat is echter geen eindpunt.  Alleen leren omgaan met de software is onvoldoende. Als het goed is, wil een organisatie blijven automatiseren om de waarde van AFAS continu te verhogen. Dat is onmogelijk als niet iedereen het belang ervan inziet en meedenkt om processen aan te scherpen. Alleen door uitgebreid en doelgericht over het project te communiceren, creëer je ruimte voor enthousiasme en betrokkenheid van alle stakeholders. Dan is werken met AFAS geen moetje, maar een feest! 

Meer weten over communicatie? Bekijk onze themapagina over communicatie. 


Ken je zelf nog andere redenen om de communicatie tijdens je project zeer serieus te nemen? Of wil je meer weten over effectieve communicatie bij veranderingen? Laat het ons dan hier weten!