De taken van een projectleider zijn duidelijk. Hij of zij formuleert de projectdoelen, stelt het juiste team samen en creëert de omstandigheden waarin mensen hun werk goed kunnen doen. Het resultaat is een breedgedragen systeem waarmee iedereen prettig en efficiënt werkt. Een succesvolle implementatie is echter veel meer dan een checklist afvinken. AFAS-projectleider Robin Visscher werkt al jaren nauw samen met de projectleiders van klanten en zet 6 onmisbare eigenschappen op een rij.
Iedereen die iets met het project te maken heeft, kijkt naar jou. Jij bent letterlijk de rots in de branding. Het is namelijk wel duidelijk hoe het nu is. De toekomst is voor veel mensen veel spannender. Daarom is het belangrijk dat je vertrouwen en rust uitstraalt. AFAS kennis en ervaring is daarbij echt een pre. Jij weet namelijk wat de doelen zijn en hoe die bereikt worden. Zorg dus ook dat anderen daar goed van op de hoogte zijn. En weten hoe ze kunnen bijdragen.
Nieuwe software betekent automatisch dat dingen moeten veranderen. Om dat voor elkaar te boksen, moeten mensen goed begrijpen waarom dit nodig is. En vooral wat het ze oplevert in hun dagelijkse werk. Draagvlak opbouwen en zorgen dat mensen de nieuwe situatie omarmen, vereist verbinding; met het management en iedereen in de organisatie. Door alle belangen bij elkaar te brengen, ontstaat er meer dan acceptatie. Want wees eerlijk, je wilt toch vooral dat iedereen enthousiast met de nieuwe software en werkwijze aan de slag gaat.
Een projectleider is niet alleen de baas van het projectteam, maar houdt contact met alle stakeholders. Vragen en luisteren is dé manier om goed te weten wat er speelt, positief of negatief. Alleen constateren dat iets niet goed gaat, helpt het project niet verder. Bovendien kan je niet met elke vraag of kritiek iets doen. Als het nodig is, pak je dus ook gewoon door. Je durft keuzes te maken, bij te sturen en actie te ondernemen.
Je houdt niet van standaardlijstjes aflopen. Je bent gedreven en wil het project hoe dan ook tot een succes maken. Omdat stilzitten geen optie is, ben je continu op zoek naar kansen om je collega’s verder te helpen. Met hun input stel je de projectaanpak steeds weer scherper. Dan is het logisch dat je drukbestendig en flexibel bent. Je houdt van dynamiek in je werk en kan snel schakelen. Jou krijgen ze niet gek.
Je bent de drijvende kracht achter de projectorganisatie, maar als projectleider ben je net zo sterk als je team. Juist omdat er veel moet gebeuren, ontstaat er makkelijk weerstand. In die situatie is het cruciaal dat de projectorganisatie een hecht team is. Mensen en rollen moeten elkaar makkelijk kunnen vinden en snel schakelen. Als leider sta je open voor input en feedback, en start je continu verbeterinitiatieven, voor jezelf, teamleden en het team.
Een goede, relaxte sfeer is bepalend voor het succes van jouw project. Dit geldt zowel binnen je projectteam als voor de contacten met het management of collega’s. Het doel van een implementatie is dat werk leuker en makkelijker wordt. En dat begint al tijden de route er naartoe. Laat dat dan ook vooral zien! In de waan van de dag is het soms lastig om successen te vieren. Maak daar tijd voor en betrek zoveel mogelijk mensen. Dat maakt jouw werk nog leuker ook!
Het lijkt nu wel of een projectleider een schaap met vijf poten is. Dat hoeft gelukkig niet. De vele succesvolle AFAS-implementaties bewijzen dit. Tegelijkertijd weten we ook dat je er niet te licht over moet denken. Als je als organisatie echt de voordelen van AFAS wilt benutten, is het zaak om voorbij de software te kijken. Dus heb je een projectleider met de X-factor nodig voor jouw AFAS-project? Neem dan bovenstaande punten in ieder geval mee in de functieomschrijving!
Bonustip: op de themapagina Organiseer je projectmanagement vind je nog veel meer tips voor succesvol projectmanagement!