Een AFAS implementatie brengt veel verandering teweeg in jouw organisatie. Projectmanagement tijdens de implementatie is daarom ontzettend belangrijk om deze verandering in goede banen te leiden.
Met andere woorden; zijn de randvoorwaarden voor een succesvol project binnen de organisatie aanwezig? Op deze pagina vind je hiervoor inspiratie, bronnen en modellen, maar ook de randvoorwaarden die zorgen voor een succesvolle livegang.
Er zijn veel aspecten van belang waar de projectmanager rekening mee moeten houden.
Een projectmanager heeft de leiding over een project en houdt zich van begin tot einde bezig met de realisatie ervan. Dit is waarschijnlijk niks nieuws, maar er komt een hoop meer bij kijken dan je misschien denkt. Als projectmanager werk je intensief samen met de projectorganisatie van AFAS. Samen zorgen jullie ervoor dat de projectmedewerkers in staat zijn van het project een groot succes te maken.
De visie van AFAS is dat de projectmanager zorgt voor de grote lijnen en de juiste mensen beschikbaar stellen om het eindresultaat te halen. AFAS stelt voor implementaties van bepaalde omvang een projectleider beschikbaar. Wanneer er geen projectleider vanuit AFAS is betrokken dan is de consultant het centrale aanspreekpunt vanuit AFAS.
De projectmanager vanuit jouw organisatie is verantwoordelijk voor het leveren van de overall-resultaten volgens het getekende contract en afgesproken plan, coördineert de samenhang tussen de diverse projectonderdelen, rapporteert aan de opdrachtgever en stuurgroep.
De implementatiemethodiek van AFAS kent de volgende faseringen:
Door projectmatig te werken worden er verschillende activiteiten in elke fase afgerond. Deze activiteiten zijn een belangrijke stap naar de acceptatie van het systeem en vormen belangrijke mijlpalen voor een GO op de live-gang.
Het is per project afhankelijk welke documenten er opgeleverd dienen te worden. Jouw AFAS-projectleider neemt deze samen met je door om te bepalen welke voor jullie project van toepassing zijn. De AFAS projectleider adviseert de projectmanager vanuit de kennis en ervaring bij andere implementaties bij het opstellen van de op te leveren producten.
Tip:Onder bronnen & modellen vind je tal van standaarddocumenten
De visie en doelstelling (stip op de horizon) van het project is krachtig geformuleerd, bekend binnen de organisatie en wordt actief uitgedragen door bestuur, directie en management.
Tip: Zo stel je een communicatieplan op.
Het beheer is ingericht met het juiste profiel, competenties, capaciteit en plek in de organisatie.
Tip: Zo zet je een goede beheerorganisatie op.
De projectorganisatie heeft de juiste kwaliteit, expertise en mandaat om namens de organisatie besluiten te nemen, in te richten, de inrichting te testen en uiteindelijk te accepteren.
Er zijn acceptatiecriteria gedefinieerd om te kunnen besluiten om live te gaan.
De naam zegt het al. Een projectmanager of -leider heeft de leiding over de AFAS-implementatie. Hij of zij zorgt dat de doelen die jouw organisatie met onze software wil bereiken ook écht behaald worden. Het is goed te beseffen dat een projectleider naast goede management- en communicatie-skills iets extra’s nodig heeft. Maar wat is die X-factor?
Er is een waslijst aan tools en best practices beschikbaar, maar de klant bepaalt uiteindelijk zelf welke projectaanpak het best past. Maar waar moet je dan in ieder geval op letten?
Plan vooruit en stel bij start gelijk vast wie erbij betrokken moeten worden.
Definieer de totale scope.
Plaatst een stip op de horizon.
Betrokkenheid vanuit de directie is van wezenlijk belang voor het doorvoeren van wijzigingen binnen de organisatie.
Benoem de verantwoordelijkheid proceseigenaar om te komen tot de juiste processen.
Pas de processen aan, aan de nieuwe software en niet de nieuwe software aan de oude processen.
Zorg voor krachtig leiderschap, dat concreet aangeeft wat bereikt moet worden.
Leg de verantwoordelijkheid in teams (denktank/klankbordgroepen).
Deel de risico’s met de betrokkenen binnen de organisatie.
Organiseer domeinoverstijgende afstemmingssessies over de kernprocessen.
Evalueer tijdens het project met Projectleiding, de werkgroepleden en AFAS-consultants.
Onderschat de impact van de veranderingen binnen de organisatie niet.
Uitgangspunt moet zijn: “goed is goed genoeg”.
Creëer mijlpalen en vier regelmatig een succes!
Denk van buiten naar binnen.
Er is sprake van vertrouwen tussen betrokkenen.
Acties en besluiten hebben draagvlak.
Verantwoordingslijnen zijn helder en eenduidig en liggen daar waar ze horen.
Als niemand met de software kan of wil werken, komen jouw dromen niet uit. Maar niet getreurd, we geven je 8 praktische tips om jouw project als een baas te bestieren. Zo wordt je project – en de inzet van AFAS – een daverend succes!
Let op: Je moet ingelogd zijn om sommige bestanden te kunnen downloaden.