Digitalisering heeft werk van financieel medewerkers snel veranderd. De focus ligt niet langer bij boekhouden zelf. Dat is wel zo prettig, want je meerwaarde zit veel meer in adviseren op basis van de feiten. De Finance Auditor in Profit maakt dit nog gemakkelijker. Met één druk op de knop controleer je je administratie op basis van ruim 100 audits en dat doe als het jou uitkomt. Als bonus krijg je automatisch een signaal als er iets niet klopt. Zo kun je eventuele onvolkomenheden – fraude of openstaande rekeningen – snel signaleren en doelgericht oplossen.
De financiële periodeafsluiting verloopt volgens vaste stappen die je moet afhandelen, zowel voor als na het einde van de periode. In Profit maak je hiervoor in een handomdraai je eigen plan. Je kunt de finance auditor meenemen in het periodeafsluitingsplan. Het resultaat: Elke maand wordt automatisch bij het afsluiten van de periode de vooraf gedefinieerde set aan audits afgetrapt. Aan het einde van het jaar kun je dus precies zien welke controles er in die desbetreffende maand zijn uitgevoerd. Dit is het vertrekpunt voor de feitelijke periodeafsluiting. Op die manier weet je zeker dat alle noodzakelijke controles gedaan worden. Een automatisch proces klinkt je waarschijnlijk als muziek in de oren. We vertellen je graag hoe ook jij en jouw organisatie maximaal profiteren van Finance Auditor.
In Profit leveren we standaard meer dan 100 audit-regels mee die gebaseerd zijn op ‘best business practices’. Je kunt er dus op rekenen dat de belangrijkste controles afgedekt zijn. Je kunt deze zelf activeren, of nog makkelijker, als taak plannen.
Na de automatische audit krijg je een overzicht met alle zaken waar je nog even naar moet kijken. Deze zijn onderverdeeld in regels met de categorie Fout en Waarschuwing. Zo weet je precies waar je prioriteit aan moet geven.
Nu is het zaak de onvolkomenheden in de administratie aan te passen of op te lossen. Om zeker te weten of dat gelukt is, doe je een nieuwe – automatische – auditcontrole. Als het goed is, zijn ze hierna uit de weergave verdwenen. Je kan een regel ook negeren. In dat geval kun je vastleggen waarom. Wel zo makkelijk voor de volgende keer of voor je collega die de afsluiting een volgende keer uitvoert.
De Finance Auditor helpt je niet alleen met de audit zelf, maar dus ook daarna. Je kunt namelijk snel doorklikken op de resultaatregels van een controleregel. Per resultaatregel vind je een uitgebreide toelichting met de oorzaak en mogelijke oplossing. Als je dubbelklikt op de resultaatregel, wordt de bron van de regel geopend. De eigenschappen van een debiteur worden bijvoorbeeld geopend. Je bent dan direct op de plek waar de fout/waarschuwing kan worden verholpen. In het screenshot zie je dat de klant op het tabblad Betaling eventueel het vinkje aan kan zetten bij Aanmaning verzenden.
Na een handmatige controle krijg je de melding dat het totaalsaldo van de openstaande postenlijst debiteuren niet overeenkomt met het totaalsaldo van het debiteurenoverzicht (saldo per debiteur). Je hebt niet 123 een verklaring voor dit verschil. Met de Finance Auditor kun je dan de controleregel Openstaand saldo debiteuren ongelijk aan som openstaande posten gebruiken. Na de check via de Finance Auditor krijg je dan automatisch een melding Fout. Na een dubbelklik op de resultaatregel zie je: Wil je dit probleem proberen op te lossen door de cumulatieven te herberekenen? Wanneer je klikt op Ja, worden de cumulatieven herberekend. In het geval van de klant was dit de oplossing en de totaalsaldo’s kwamen weer overeen.
Bonustip: kijk altijd of de melding hiermee ook voor de toekomst wordt voorkomen.
Met deze stappen en praktijkvoorbeelden kun je veel tijd besparen. Niet alleen door de controles te automatiseren, maar ook omdat je onvolkomen veel sneller oplost. Zo ben je beter in control en bespaar je waardevolle tijd die je kunt besteden aan het creëren van de inzichten waarmee je je organisatie écht vooruithelpt. Dus start vandaag nog met de inrichting van de Finance Auditor!
Meer weten over de inrichting en het gebruik van de Finance Auditor? Bekijk dan onze Help-pagina over deze functionaliteit. En als je de Finance Auditor wilt gebruiken binnen de periodeafsluiting, bekijk dan het artikel over de Periodeafsluiting in Financieel.
Automatiseer je controles en los onvolkomenheden sneller op.