Veranderen is voor mensen per definitie lastig. Zeker als het gaat om de manier waarop ze werken. De bestaande werkwijze aanpassen, stuit bijna automatisch op weerstand. En dat is niet helpend. Als AFAS beheerder wil je zoveel mogelijk uit de software halen en daar heb je de gebruikers juist bij nodig. Want zij bepalen uiteindelijk het succes. Draagvlak creëer je echter niet als je puur vanuit de inhoud je eigen overtuigingen volgt. Om collega’s mee te krijgen, is aandacht besteden aan de zachte kant onmisbaar. Je moet echt in de huid van je collega’s kruipen en denken vanuit hun argumenten. Wat kun jij nog meer doen om draagvlak in je organisatie te creëren?
Allereerst is het cruciaal om rekening te houden met de wensen en behoeften van je collega’s. Zij mogen niet het idee krijgen dat veranderingen domweg worden door gedrukt. In dat geval kun je rekenen op weerstand en gaan er geheid dingen mis. Je zult altijd eerst moeten uitleggen waarom een wijziging nodig is en vooral wat het gaat opleveren. Daarbij kun je de volgende communicatieregel aanhouden: ‘ga ervan uit dat je niet begrepen wordt’. Dat klinkt negatief, maar mensen laten zich alleen verleiden tot verandering als ze voldoende informatie hebben en de toegevoegde waarde inzien. Probeer daarom altijd het belang van een aanpassing duidelijk te maken. Bedenk voor jezelf wat het probleem is, wat je wilt bereiken en hoe je dat voor je ziet. Als je dat duidelijk hebt, kun je het begrip vergroten.
Een mail waarin je uitlegt wat er verandert in AFAS is niet genoeg om een wijziging succesvol door te voeren. Dan ben je er echt nog niet. Blijf vooral in gesprek met je collega’s en houd contact. Ga bij ze langs of nodig een paar mensen uit voor een kop koffie. Je kunt dan in een andere setting praten over de achtergrond en beweegredenen uitleggen. Ook krijg je zo de kans om uit eerste hand te horen hoe je collega’s een nieuwe werkwijze of proces in hun dagelijkse werk inpassen. Tegelijkertijd biedt deze communicatie waardevolle feedback die je kunt gebruiken om de bestaande vernieuwing of wijziging verder te verbeteren. Je krijgt vaak ook informatie uit de praktijk die je kunt benutten voor een toekomstige optimalisatieslag. Om je hierbij te helpen hebben we een communicatieplan ontwikkeld.
In het contact met collega’s is het essentieel om écht met mensen in gesprek te gaan. Dat betekent ook dat je ze vooral zelf aan het woord moet laten. Je praat mét ze, niet tégen ze. Voor sommige mensen is dat een valkuil. Zelfs iemand driekwart van de tijd aan het woord is in een conversatie, kan het idee hebben dat het een evenwichtig gesprek was. Laat je collega dus uitgebreid aan het woord en biedt voldoende ruimte voor vragen. Dan weet je zeker dat je alle mogelijkheden benut om voldoende draagvlak voor jouw werk op te bouwen. En daar profiteert iedereen van!