Als AFAS Beheerder sta je niet alleen! AFAS heeft meer dan 12.000 klanten en dat betekent ook dat meer dan 12.000 organisaties successen geboekt hebben met onze software, maar ook valkuilen en moeilijkheden zijn tegengekomen. Wat hebben zij hiervan geleerd waar jij van kan leren? Dat lees je hier!
Jouw best-practice insturen om andere klanten te inspireren? Dat kan!
Veiligheidsregio Hollands Midden heeft voor de livegang (per 1 januari 2022) een mooie instructievideo gemaakt ter introductie van InSite.
Veiligheidsregio Hollands Midden
Maak Administratie Rete Simpel (M.A.R.S.) is de doelstelling bij Houtbouwtzand. Met deze animatie kondigde ze dit intern aan!
Houtbouwtzand
Bij het Rode Kruis Ziekenhuis is het goed vastleggen van de voorraad essentieel voor het helpen van patiënten. In deze leuke video laten ze zien waarom!
Marc van der Meij, Rode Kruis Ziekenhuis
Wagemaker heeft onder andere een filmpje gemaakt voor de introductie van de declaratiemodule in InSite.
Wagemaker
Zorgbalans maakt in een video duidelijk wat er allemaal mogelijk is in Mijn Zorgbalans.
Zorgbalans
Meerwegen Scholengemeenschap heeft een video gemaakt waarin de voordelen van InSite worden aangekaart.
Meerwegen Scholengemeenschap
In 2020 is er achter de schermen gewerkt aan een volledige vernieuwing van het bestaande intranet. Daarbij zijn tevens diverse functionaliteiten gemoderniseerd of in gebruik genomen. De styling is volledig herzien en volledig gebaseerd op de gloednieuwe huisstijl van het bedrijf. Daar waar mogelijk hebben hun kernwaarden een uitwerking gekregen in de nieuwe site.
Op 7 januari 2021 is de site live gegaan. Voorafgaand aan de introductie is via onderstaande video het personeel geïnformeerd over de wijziging:
Erdee Media Groep
DDF People is druk bezig met de implementatie van nieuwe software. Ze willen efficiënter gaan werken. AFAS biedt de mogelijkheid om HR, Finance en IT met één softwarepakket te werken.
Via deze video wordt iedereen op weg geholpen.
DDF People
Stichting Amsta heeft een mooie animatie gemaakt van hun change van RAET Beaufort naar AFAS Profit.
Stichting Amsta
Bij Nijhof-Wassink hebben ze een vlog opgenomen waarin de CEO 'Mijn Nijhof Wassink Groep' introduceert.
Nijhof-Wassink
SupportPunt maakt besturen makkelijk met een eigen klantportal via OutSite!
Video is gemaakt in opdracht van Stichting SupportPunt Eindhoven
HilverZorg heeft drie verschillende filmpjes gemaakt waarin wordt laten zien dat het inzetten van InSite alles een stuk makkelijker maakt.
Salarisstroken
Personele gegevens
Declaraties
HilverZorg
Voor de livegang van AFAS maakte St Jansdal een animatievideo. Bovendien drukten ze bij de livegang op de spreekwoordelijke rode knop.
St Jansdal
Via een handige infographic worden de leidinggevende en medewerkers wegwijs gemaakt in hun nieuwe HR InSite.
Via deze video wordt iedereen op weg geholpen.
TU Eindhoven
Dit kan je bijvoorbeeld inzetten tijdens een demo of voor het ophalen van feedback. Met vragen als:
Waternet
Volvo Group maakt gebruik van AFAS InSite en AFAS Pocket. Voor de introductie van Mijn Volvo Group, heeft Volvo een animatie laten ontwikkelen.
Volvo Group
De Universiteit van Groningen legt in onderstaande video uit waarom zij voor AFAS hebben gekozen.
Video is gemaakt door Rijksuniversiteit Groningen
Introductie InSite met een video.
Video is gemaakt door en voor SSVO
Atriensis heeft een vlog gemaakt tijdens het implementatieproces. Op deze manier geef je collega's een kijkje in de keuken van de implementatie van de nieuwe software.
Atriensis
Het Albeda College heeft een filmpje gemaakt waarin wordt uitgelegd waarom de komst van AFAS InSite onmisbaar is voor de school.
Albeda College
TU Delft wijst haar medewerkers op hun nieuwe HRM-systeem via deze animatiefilm.
TU Delft
Wil je wel projecten bijhouden maar hiervoor niet Profit Projecten inzetten, dan is hier een handige tip van Schuurman Schoenen:
In plaats van Projecten helemaal in te richten kun je makkelijk en snel je bestaande dossieritem 'Aanvraag Profit Beheer' gebruiken.
Het werkt heerlijk!
Schuurman Schoenen is onderdeel van ons Inspiratienetwerk
Bij HDI Global Specialty lieten ze tijdens de medewerkersbijeenkomst een video over AFAS en de mogelijkheden zien.
HDI Global Specialty
Kijk, denk en vergelijk! Je kunt vaak functionaliteiten overnemen van een ander onderdeel uit je inrichting. Veel testen en klikken in de testomgeving!
Ellen Gubbels (Libra Revalidatie & Audiologie)
Ga helemaal terug naar de basis van het onderdeel als je iets niet kunt vinden. Ga daar zoeken naar de oplossing.
Caroline Gerritsen (Libra Revalidatie & Audiologie)
Stel je weergave(n) zo in dat je de informatie waarvoor je bij een standaard weergave door zou moeten klikken, direct in beeld hebt.
Accentueer eventueel met vet en/of kleur de kolom waar je je blik op wilt laten vallen.
Marco Roosendaal (Salarisburo)
Leer medewerkers het aanpassen van weergaven om snel iets uit te kunnen zoeken door het toevoegen van extra informatie.
Dennis van Driel (Van Driel Finance)
Neem eens een kijkje bij andere organisaties hoe zij AFAS hebben ingericht, omgaan met Insite, Outsite etc. Je hoeft niet zelf alles uit te vinden, maar zorg wel dat je volledig op de hoogte bent van de inrichting van AFAS binnen je eigen organisatie.
Wendy Peters (AP Support) & Nathalie van Kester (Rijk Zwaan Zaadteelt en Zaadhandel)
Word lid van AFAS gebruikersgroep op LinkedIn en zoek/creëer intervisiemomenten met andere gebruikers!
Liedeke Verhagen (LiVe Proces - en Projectmanagement)
Automatiseer jezelf weg :) Je repeterende werk is af te vangen via signaleringen en geplande taken.
Niels Duifhuizen (Novamedia)
Maak een test-gebruiker/-medewerker aan om je instellingen te testen. Dan hoef je niet steeds heen en weer naar degene die een probleem heeft. Dit is vooral handig bij het testen van autorisaties.
Anoniem ingestuurd
Maak een test-user aan die je alleen gebruikt voor het testen van rechten.
Robert Lenior (Waterdrinker Aalsmeer)
Hebben jouw collega's moeite met het onthouden van de juiste URL voor jullie InSite? Schaf dan een makkelijkere domeinnaam aan voor jouw organisatie en laat deze doorverwijzen naar je InSite. Zo maak je het makkelijker voor je collega's om gebruik te maken van InSite.
Je kunt van InSite ook de startpagina maken van je browser als hier ruimte voor is in de organisatie.
Het is belangrijk om bewust de tijd te nemen om door te ontwikkelen en verder te optimaliseren. Laat je niet door de dagelijkse werkpraktijk te veel lijden.
Debby Smits (Logistic Force Payroll)
Focus: niet te veel tegelijkertijd willen doen. Eerst de basics goed doordacht inrichten.
Raf Heroes (Randstad Group Belgium)
"Bij het testen van workflows in InSite gebruiken wij de testomgeving. Je kan dan testen met alle rollen die je nodig hebt in een workflow. Ook ideaal bij het bespreken van de workflow met de betrokkenen. Je kan echt laten zien wat een muterende workflow doet m.b.t bijvoorbeeld loonmutaties."
Gerben van de Werfhorst (De Meerwaarde)
Bereid je aanpassing, vernieuwing of wijziging goed voor door het uit te werken in bijvoorbeeld een diagram of een procedure, laat deze wijziging controleren en valideren, pas aan in de testomgeving, test je aanpassing, laat anderen ook testen en voer dan door in de productie omgeving.
Corrie Roessen (Sator Central Services)
Betrek gebruikers in je proces tot optimalisatie en verbetering. Hoe meer draagvlak je creëert des te groter je succes tot slagen is.
Wesselman Accountants Adviseurs
Zorg dat je draagvlak / begrip voor je beheerswerkzaamheden krijgt bij gebruikers als je wijzigingen en updates verwerkt. Als je ze goed vooraf informeert / na een patch de nieuwe functionaliteiten uitlegt vinden ze het zelfs leuk als er wordt vernieuwd qua updates / patches.
Rik van Reeuwijk (Lagarde)
Probeer vooral niet alle uitzonderingen te automatiseren en houdt je workflows ‘lean’. Richt een workflow niet zodanig in, dat mensen in de organisatie niet meer met elkaar praten.
Ilse Jager (Santeon)
Doe alle autorisatie gelijk vanaf het begin op GROEPEN en niet op personen! Liever één groep extra, dan iets op persoon zetten.
André Buwalda (Sijperda Verhuur)
Beleg het beheer van AFAS bij een persoon die affiniteit heeft met zowel techniek, gebruikerservaring als bedrijfsprocessen.
ROC Kop van Noord-Holland
Het beheren en onderhouden van Afas Profit vereist de nodige kennis. Het valt me op dat dit bij veel bedrijven en instellingen een ondergeschoven kindje is. Er moet door ons meer op gehamerd worden dat met de juiste kennis veel zelf te doen is. Kennis op peil houden wordt ook onderschat. Dus meer scholing en het lezen van alle releasenotes is heel belangrijk. Verder is er bij een aantal bedrijven wel de nodige kennis. Alleen zit dit vaak bij een iemand. Dat is erg kwetsbaar. Kennis moet worden gedeeld.
Tammo Cnossen (Cnossen administratieve dienstverlening en consultancy)
Zorg dat je de key users van AFAS binnen jouw organisatie in kaart krijgt, en plan sessies in om samen Profit te doorlopen, zodat je inzicht krijg hoe men met de applicatie omgaat. Zo ontdek je veel quick wins/verbeterpunten.
Seacon Logistiscs
Door de livegang op tijd en duidelijk aan te kaarten bij medewerkers kunnen zij zich vast gaan inlezen, de voordelen ervan gaan inzien en er langzaam aan wennen.
Tosch Automatisering
Leer zelf analyses bouwen! Dit is niet alleen leuk, maar je kan meer uit je data halen waar je toch al over beschikt. Zo kan dit nog een grote bijdrage leveren aan de organisatie ook!
Mariëlle Vissers (Rijnboutt)
Voeg een documentsjabloon toe voor het intern delen van AFAS tips & trucs via InSite met de organisatie. Maak ook een AFAS pagina aan waarop men direct kan doorklikken naar bijvoorbeeld de KnowledgeBase.
Joost van Deelen (Rühl Haegens Molenaar Venray)
Veel medewerkers kennen de sneltoetsen niet. Wijs ze op die toetsen zodat ze makkelijker kunnen werken!
Ga meer in gesprek met gebruikers, zij kijken met een andere blik. Daardoor zien zij dingen die beheerders over het hoofd zien. Stuur bijvoorbeeld een workflow naar iemand in het bedrijf en vraag feedback. Kijk echt mee wat de persoon doet, dat geeft veel inzicht!
Jorrit Keus (Pluryn) &
Yvonne Moors (Koninklijke Mosa)
Ga wandelgangengesprekken aan met collega's. Hierdoor krijg je een goed begrip van wat de organisatie nodig heeft.
Hennie Beuving (OVB Noordwest)
Door een document op te stellen met de meest gestelde vragen kunnen medewerkers deze zelf raadplegen wanneer zij ergens niet uit komt. Dit scheelt een hoop tijd.
Connexxion
Je kunt in december een extra verwerkingsregel toevoegen voor het jaarwerk. Maak hiervoor een aparte rapportenset 'jaarwerk' aan die je alleen bij deze regel kiest of voor deze regel al standaard ingesteld hebt in je salarisverwerkingsplan. De rapportenset worden dan een aantal documenten / rapporten / loonstroken / jaarwerk die het "bewijs" van die verloningsmaand in die maand tonen.
Marco Roosendaal (Salarisburo)
ADO Den Haag heeft een presentatie gemaakt waar wordt uitgelegd hoe een declaratie ingediend kan worden in de AFAS Pocket app.
ADO Den Haag
Connexxion heeft voor de verschillende processen in InSite instructiedocumenten opgesteld.
Connexxion
Rijnlands Lyceum heeft een document ontwikkeld met daarin instructies hoe er ingelogd moet worden.
Rijnlands Lyceum
De Beurs van Berlage heeft een vijftal opdrachten opgesteld om gebruikers kennis te laten maken met Insite.
Beurs van Berlage
Het salarisverwerkingproces van A tot Z doorlopen? Onze consultants helpen onze klanten de eerste keer er vaak doorheen. Met handig naslagwerk!
AFAS Software
Om jou zo snel en succesvol mogelijk te laten starten met de software hebben wij een model voor jou ontwikkeld die de handvatten biedt om een jaarplanning te maken.
Nog meer modellen zien?
Bekijk dan ook onze andere modellen
Een planning helpt bij het overzicht houden tijdens de implementatie. Wat moet wanneer af zijn?
Helicon
Met dit tijdspad maakt de RDW inzichtelijk op welke momenten een belangrijke gebeurtenis plaatsvindt rondom de livegang. Voor alle medewerkers en leidinggevenden in één oogopslag duidelijkheid.
RDW
Maak samen met het MT een roadmap voor het komende jaar. Deze wordt samengesteld op basis van inspiratie uit gebruikersbijeenkomsten met andere AFAS-klanten, op basis van de roadmap van AFAS, onze eigen wensen en wensen van de gebruikers. Per kwartaal maken we een planning op basis van de roadmap. Op basis hiervan kan ik mijn werkzaamheden voor het functioneel beheer indelen en kunnen we gerichte acties inzetten met betrekking tot de optimalisatie. Op deze manier blijft het niet bij een idee of een plan, maar wordt het ook daadwerkelijk uitgevoerd.
Janine Jansen (BrabantZorg)
InterZorg Noord Nederland is dit jaar vol aan de slag gegaan met digitalisering en optimalisering van AFAS. Met een roadmap hebben ze de volgende stappen overzichtelijk weergegeven.
InterZorg
Er is in één oogopslag te zien wat er de komende periode wanneer gaat gebeuren.
Gemeente Alkmaar heeft een roadmap gemaakt om medewerkers te informeren over een nieuwe werkwijze voor personeelszaken. Een overzichtelijke manier om te zien wat er te wachten staat.
Gemeente Alkmaar
Het opstellen van een communicatieplan is erg belangrijk wanneer er veranderingen binnen de organisatie plaatsvinden. Hieronder staan voorbeelden van communicatieplannen.
Start jouw organisatie met de implementatie van de software van AFAS? Of zijn jullie druk bezig met de software te optimaliseren? Dan is het belangrijk hier goed over te communiceren.
Nog meer modellen zien? Bekijk dan ook onze andere modellen
Veiligheidsregio Twente heeft voor de livegang (per 1 januari 2022) mooie infographics gemaakt ter introductie van AFAS InSite en de AFAS Pocket app. Ze hebben dit aan iedere medewerker uitgereikt.
Veiligheidsregio Twente
Werkgroep Communicatie & Adoptie hebben een communicatieplan opgesteld voor de adoptie van de nieuwe software.
Noorderpoort
De communicatieafdeling van de GGD Groningen heeft onderstaande plaat ontwikkeld om het project "Let's go AFAS" in kaart te brengen.
Om betrokkenen bij het project te bedanken en de vuistregels nog eens aan te stippen, heeft de Rijksuniversiteit Groningen een gratis ijsje geregeld.
Noorderpoort laat alle medewerkers via een nieuwsbrief weten dat 'Mijn HR' gaat veranderen. Ze schetsen scenario's hoe 'Mijn HR' nu werkt en hoe het straks gaat werken.
Noorderpoort
Dunamare introduceert de verandering van papier naar digitaal in het personeelsblad 'Klasse!'
Dunamare
Aankondiging livegang APG via het personeelsblad
Uit: het personeelsblad van APG
CSU liet tijdens de kerstborrel een heus AFAS Propperteam rondlopen. Medewerkers hadden de mogelijkheid om vragen te stellen over bijv. de loonstrook of het gebruik van InSite en Pocket.
CSU
Bij het Amphia Ziekenhuis zijn de medewerkers via een infostand geïnformeerd over de overgang op hun nieuwe digitale medewerkersplein (via AFAS InSite).
Hans Vervat
Bij Ziekenhuisgroep Twente is de de livegang gevierd met een gezamenlijk ontbijt met alle betrokkenen.
ZGT