Als AFAS Beheerder sta je niet alleen! AFAS heeft meer dan 12.000 klanten en dat betekent ook dat meer dan 12.000 organisaties successen geboekt hebben met onze software, maar ook valkuilen en moeilijkheden zijn tegengekomen. Wat hebben zij hiervan geleerd waar jij van kan leren? Dat lees je hier!
Jouw best-practice insturen om andere klanten te inspireren? Dat kan!
Kijk, denk en vergelijk! Je kunt vaak functionaliteiten overnemen van een ander onderdeel uit je inrichting. Veel testen en klikken in de testomgeving!
Ellen Gubbels (Libra Revalidatie & Audiologie)
Ga helemaal terug naar de basis van het onderdeel als je iets niet kunt vinden. Ga daar zoeken naar de oplossing.
Caroline Gerritsen (Libra Revalidatie & Audiologie)
Stel je weergave(n) zo in dat je de informatie waarvoor je bij een standaard weergave door zou moeten klikken, direct in beeld hebt.
Accentueer eventueel met vet en/of kleur de kolom waar je je blik op wilt laten vallen.
Marco Roosendaal (Salarisburo)
Leer medewerkers het aanpassen van weergaven om snel iets uit te kunnen zoeken door het toevoegen van extra informatie.
Dennis van Driel (Van Driel Finance)
Neem eens een kijkje bij andere organisaties hoe zij AFAS hebben ingericht, omgaan met Insite, Outsite etc. Je hoeft niet zelf alles uit te vinden, maar zorg wel dat je volledig op de hoogte bent van de inrichting van AFAS binnen je eigen organisatie.
Wendy Peters (AP Support) & Nathalie van Kester (Rijk Zwaan Zaadteelt en Zaadhandel)
Word lid van AFAS gebruikersgroep op LinkedIn en zoek/creëer intervisiemomenten met andere gebruikers!
Liedeke Verhagen (LiVe Proces - en Projectmanagement)
Automatiseer jezelf weg :) Je repeterende werk is af te vangen via signaleringen en geplande taken.
Niels Duifhuizen (Novamedia)
Maak een test-gebruiker/-medewerker aan om je instellingen te testen. Dan hoef je niet steeds heen en weer naar degene die een probleem heeft. Dit is vooral handig bij het testen van autorisaties.
Anoniem ingestuurd
Maak een test-user aan die je alleen gebruikt voor het testen van rechten.
Robert Lenior (Waterdrinker Aalsmeer)
Hebben jouw collega's moeite met het onthouden van de juiste URL voor jullie InSite? Schaf dan een makkelijkere domeinnaam aan voor jouw organisatie en laat deze doorverwijzen naar je InSite. Zo maak je het makkelijker voor je collega's om gebruik te maken van InSite.
Je kunt van InSite ook de startpagina maken van je browser als hier ruimte voor is in de organisatie.
Het is belangrijk om bewust de tijd te nemen om door te ontwikkelen en verder te optimaliseren. Laat je niet door de dagelijkse werkpraktijk te veel lijden.
Debby Smits (Logistic Force Payroll)
Focus: niet te veel tegelijkertijd willen doen. Eerst de basics goed doordacht inrichten.
Raf Heroes (Randstad Group Belgium)
"Bij het testen van workflows in InSite gebruiken wij de testomgeving. Je kan dan testen met alle rollen die je nodig hebt in een workflow. Ook ideaal bij het bespreken van de workflow met de betrokkenen. Je kan echt laten zien wat een muterende workflow doet m.b.t bijvoorbeeld loonmutaties."
Gerben van de Werfhorst (De Meerwaarde)
Bereid je aanpassing, vernieuwing of wijziging goed voor door het uit te werken in bijvoorbeeld een diagram of een procedure, laat deze wijziging controleren en valideren, pas aan in de testomgeving, test je aanpassing, laat anderen ook testen en voer dan door in de productie omgeving.
Corrie Roessen (Sator Central Services)
Betrek gebruikers in je proces tot optimalisatie en verbetering. Hoe meer draagvlak je creëert des te groter je succes tot slagen is.
Wesselman Accountants Adviseurs
Zorg dat je draagvlak / begrip voor je beheerswerkzaamheden krijgt bij gebruikers als je wijzigingen en updates verwerkt. Als je ze goed vooraf informeert / na een patch de nieuwe functionaliteiten uitlegt vinden ze het zelfs leuk als er wordt vernieuwd qua updates / patches.
Rik van Reeuwijk (Lagarde)
Probeer vooral niet alle uitzonderingen te automatiseren en houdt je workflows ‘lean’. Richt een workflow niet zodanig in, dat mensen in de organisatie niet meer met elkaar praten.
Ilse Jager (Santeon)
Doe alle autorisatie gelijk vanaf het begin op GROEPEN en niet op personen! Liever één groep extra, dan iets op persoon zetten.
André Buwalda (Sijperda Verhuur)
Beleg het beheer van AFAS bij een persoon die affiniteit heeft met zowel techniek, gebruikerservaring als bedrijfsprocessen.
ROC Kop van Noord-Holland
Het beheren en onderhouden van Afas Profit vereist de nodige kennis. Het valt me op dat dit bij veel bedrijven en instellingen een ondergeschoven kindje is. Er moet door ons meer op gehamerd worden dat met de juiste kennis veel zelf te doen is. Kennis op peil houden wordt ook onderschat. Dus meer scholing en het lezen van alle releasenotes is heel belangrijk. Verder is er bij een aantal bedrijven wel de nodige kennis. Alleen zit dit vaak bij een iemand. Dat is erg kwetsbaar. Kennis moet worden gedeeld.
Tammo Cnossen (Cnossen administratieve dienstverlening en consultancy)
Zorg dat je de key users van AFAS binnen jouw organisatie in kaart krijgt, en plan sessies in om samen Profit te doorlopen, zodat je inzicht krijg hoe men met de applicatie omgaat. Zo ontdek je veel quick wins/verbeterpunten.
Seacon Logistiscs
Leer zelf analyses bouwen! Dit is niet alleen leuk, maar je kan meer uit je data halen waar je toch al over beschikt. Zo kan dit nog een grote bijdrage leveren aan de organisatie ook!
Mariëlle Vissers (Rijnboutt)
Voeg een documentsjabloon toe voor het intern delen van AFAS tips & trucs via InSite met de organisatie. Maak ook een AFAS pagina aan waarop men direct kan doorklikken naar bijvoorbeeld de KnowledgeBase.
Joost van Deelen (Rühl Haegens Molenaar Venray)
Ga meer in gesprek met gebruikers, zij kijken met een andere blik. Daardoor zien zij dingen die beheerders over het hoofd zien. Stuur bijvoorbeeld een workflow naar iemand in het bedrijf en vraag feedback. Kijk echt mee wat de persoon doet, dat geeft veel inzicht!
Jorrit Keus (Pluryn) &
Yvonne Moors (Koninklijke Mosa)
Ga wandelgangengesprekken aan met collega's. Hierdoor krijg je een goed begrip van wat de organisatie nodig heeft.
Hennie Beuving (OVB Noordwest)
Door een document op te stellen met de meest gestelde vragen kunnen medewerkers deze zelf raadplegen wanneer zij ergens niet uit komt. Dit scheelt een hoop tijd.
Connexxion
Je kunt in december een extra verwerkingsregel toevoegen voor het jaarwerk. Maak hiervoor een aparte rapportenset 'jaarwerk' aan die je alleen bij deze regel kiest of voor deze regel al standaard ingesteld hebt in je salarisverwerkingsplan. De rapportenset worden dan een aantal documenten / rapporten / loonstroken / jaarwerk die het "bewijs" van die verloningsmaand in die maand tonen.
Marco Roosendaal (Salarisburo)
Maak samen met het MT een roadmap voor het komende jaar. Deze wordt samengesteld op basis van inspiratie uit gebruikersbijeenkomsten met andere AFAS-klanten, op basis van de roadmap van AFAS, onze eigen wensen en wensen van de gebruikers. Per kwartaal maken we een planning op basis van de roadmap. Op basis hiervan kan ik mijn werkzaamheden voor het functioneel beheer indelen en kunnen we gerichte acties inzetten met betrekking tot de optimalisatie. Op deze manier blijft het niet bij een idee of een plan, maar wordt het ook daadwerkelijk uitgevoerd.
Janine Jansen (BrabantZorg)