Leren van elkaar 

 Leer van andere AFAS Beheerders 

Leren van elkaar

Als AFAS Beheerder sta je niet alleen! AFAS heeft meer dan 11.000 klanten en dat betekent ook dat meer dan 11.000 organisaties successen geboekt hebben met onze software, maar ook valkuilen en moeilijkheden zijn tegengekomen. Wat hebben zij hiervan geleerd waar jij van kan leren? Dat lees je hier!

Insturen

Jouw best-practice insturen om andere klanten te inspireren? Dat kan!

Video's

Nieuwe software introduceren? Instructies geven over hoe de software werkt? Maak een video! Hieronder staan voorbeelden van klanten die een video hebben gemaakt.

Aankondiging van het project M.A.R.S.

Maak Administratie Rete Simpel (M.A.R.S.) is de doelstelling bij Houtbouwtzand. Met deze animatie kondigde ze dit intern aan!

Houtbouwtzand

Logistiek in het ziekenhuis

Bij het Rode Kruis Ziekenhuis is het goed vastleggen van de voorraad essentieel voor het helpen van patiënten. In deze leuke video laten ze zien waarom!

Marc van der Meij, Rode Kruis Ziekenhuis

Introductie declaratiemodule

Wagemaker heeft onder andere een filmpje gemaakt voor de introductie van de declaratiemodule in InSite.

Wagemaker

Introductievideo Mijn Zorgbalans

Zorgbalans maakt in een video duidelijk wat er allemaal mogelijk is in Mijn Zorgbalans.

Zorgbalans

Maak een instructievideo

Zadkine heeft instructievideo's gemaakt voor medewerkers waarin stap voor stap wordt uitgelegd hoe processen in InSite werken. 

Declaratie indienen

Taken leidinggevende

Zadkine

Introductievideo InSite

Meerwegen Scholengemeenschap heeft een video gemaakt waarin de voordelen van InSite worden aangekaart. 

Meerwegen Scholengemeenschap

Houd tijd over voor echt belangrijke zaken!

Bij De Lichtenvoorde laten ze medewerkers zien dat een declaratie vanaf 1 januari echt geen uren meer hoeft te duren.

De Lichtenvoorde

Vloggende CEO

Bij Nijhof-Wassink hebben ze een vlog opgenomen waarin de CEO 'Mijn Nijhof Wassink Groep' introduceert.  

Nijhof-Wassink

Introductie klantportal met een toffe animatie

SupportPunt maakt besturen makkelijk met een eigen klantportal via OutSite!

Video is gemaakt in opdracht van Stichting SupportPunt Eindhoven

Introductie InSite

HilverZorg heeft drie verschillende filmpjes gemaakt waarin wordt laten zien dat het inzetten van InSite alles een stuk makkelijker maakt. 

Salarisstroken

Personele gegevens

Declaraties

HilverZorg 

Introductievideo St Jansdal

Voor de livegang van AFAS maakte St Jansdal een animatievideo. Bovendien drukten ze bij de livegang op de spreekwoordelijke rode knop.

St Jansdal 

Introductie Mijn Volvo Group

Volvo Group maakt gebruik van AFAS InSite en AFAS Pocket. Voor de introductie van Mijn Volvo Group, heeft Volvo een animatie laten ontwikkelen.

Volvo Group

Schakelring Breaking News

Schakelring is een VVT instelling die ervoor gekozen heeft haar volledige bedrijfsvoering te ondersteunen met Profit en InSite. En het introduceren hiervan deden ze op een originele manier!

Schakelring

Introduceer je nieuwe InSite

Introductie InSite met een video.

Video is gemaakt door en voor SSVO

Deel het implementatieproces

Atriensis heeft een vlog gemaakt tijdens het implementatieproces. Op deze manier geef je collega's een kijkje in de keuken van de implementatie van de nieuwe software. 

Atriensis

Introductie InSite

Het Albeda College heeft een filmpje gemaakt waarin wordt uitgelegd waarom de komst van AFAS InSite onmisbaar is voor de school. 

Albeda College

Introduceer je nieuwe InSite

INOS heeft haar nieuwe InSite creatief aangekondigd met een video.

Video gemaakt voor en door INOS

Tips & Tricks

Leren van ons is leuk, maar leren van klanten die jou al zijn voorgegaan is nog veel leuker.
Hieronder staan tips die zijn ingestuurd door onze klanten.

Kijk, denk en vergelijk!

Kijk, denk en vergelijk! Je kunt vaak functionaliteiten overnemen van een ander onderdeel uit je inrichting. Veel testen en klikken in de testomgeving!

Ellen Gubbels (Libra Revalidatie & Audiologie)

De oplossing vinden

Ga helemaal terug naar de basis van het onderdeel als je iets niet kunt vinden. Ga daar zoeken naar de oplossing.

Caroline Gerritsen (Libra Revalidatie & Audiologie)

Maak slim gebruik van weergaven!

Stel je weergave(n) zo in dat je de informatie waarvoor je bij een standaard weergave door zou moeten klikken, direct in beeld hebt.
Accentueer eventueel met vet en/of kleur de kolom waar je je blik op wilt laten vallen.

Marco Roosendaal (Salarisburo)

Leer medewerkers zelf een weergave aanpassen!

Leer medewerkers het aanpassen van weergaven om snel iets uit te kunnen zoeken door het toevoegen van extra informatie.

Dennis van Driel (Van Driel Finance)

Ga eens langs bij andere organisaties die met AFAS werken

Neem eens een kijkje bij andere organisaties hoe zij AFAS hebben ingericht, omgaan met Insite, Outsite etc. Je hoeft niet zelf alles uit te vinden, maar zorg wel dat je volledig op de hoogte bent van de inrichting van AFAS binnen je eigen organisatie.

Wendy Peters (AP Support) & Nathalie van Kester (Rijk Zwaan Zaadteelt en Zaadhandel)

AFAS LinkedIn Gebruikersgroep

Word lid van AFAS gebruikersgroep op LinkedIn en zoek/creëer intervisiemomenten met andere gebruikers!

Lid worden kan hier!

Liedeke Verhagen (LiVe Proces - en Projectmanagement)

Automatiseer jezelf!

Automatiseer jezelf weg :) Je repeterende werk is af te vangen via signaleringen en geplande taken.

Niels Duifhuizen (Novamedia)

Maak een testgebruiker aan

Maak een test-gebruiker/-medewerker aan om je instellingen te testen. Dan hoef je niet steeds heen en weer naar degene die een probleem heeft. Dit is vooral handig bij het testen van autorisaties.

Anoniem ingestuurd

Maak een test-user aan die je alleen gebruikt voor het testen van rechten.

Robert Lenior (Waterdrinker Aalsmeer)

Maak een makkelijke URL voor je InSite

Hebben jouw collega's moeite met het onthouden van de juiste URL voor jullie InSite? Schaf dan een makkelijkere domeinnaam aan voor jouw organisatie en laat deze doorverwijzen naar je InSite. Zo maak je het makkelijker voor je collega's om gebruik te maken van InSite.

Je kunt van InSite ook de startpagina maken van je browser als hier ruimte voor is in de organisatie.

Focus

Het is belangrijk om bewust de tijd te nemen om door te ontwikkelen en verder te optimaliseren. Laat je niet door de dagelijkse werkpraktijk te veel lijden.

Debby Smits (Logistic Force Payroll)

Focus: niet te veel tegelijkertijd willen doen. Eerst de basics goed doordacht inrichten.

Raf Heroes (Randstad Group Belgium)

Gebruik de testomgeving

"Bij het testen van workflows in InSite gebruiken wij de testomgeving. Je kan dan testen met alle rollen die je nodig hebt in een workflow. Ook ideaal bij het bespreken van de workflow met de betrokkenen. Je kan echt laten zien wat een muterende workflow doet m.b.t bijvoorbeeld loonmutaties."

Gerben van de Werfhorst (De Meerwaarde)

Bereid je voor!

Bereid je aanpassing, vernieuwing of wijziging goed voor door het uit te werken in bijvoorbeeld een diagram of een procedure, laat deze wijziging controleren en valideren, pas aan in de testomgeving, test je aanpassing, laat anderen ook testen en voer dan door in de productie omgeving.

Corrie Roessen (Sator Central Services)

Betrek gebruikers voor draagvlak

Betrek gebruikers in je proces tot optimalisatie en verbetering. Hoe meer draagvlak je creëert des te groter je succes tot slagen is.

Wesselman Accountants Adviseurs

Informeer voor draagvlak

Zorg dat je draagvlak / begrip voor je beheerswerkzaamheden krijgt bij gebruikers als je wijzigingen en updates verwerkt. Als je ze goed vooraf informeert / na een patch de nieuwe functionaliteiten uitlegt vinden ze het zelfs leuk als er wordt vernieuwd qua updates / patches.

Rik van Reeuwijk (Lagarde)

Blijf 'lean'

Probeer vooral niet alle uitzonderingen te automatiseren en houdt je workflows ‘lean’. Richt een workflow niet zodanig in, dat mensen in de organisatie niet meer met elkaar praten.

Ilse Jager (Santeon)

Autoriseer op groepen: nooit op personen!

Doe alle autorisatie gelijk vanaf het begin op GROEPEN en niet op personen! Liever één groep extra, dan iets op persoon zetten.

André Buwalda (Sijperda Verhuur)

Kies de juiste AFAS Beheerder

Beleg het beheer van AFAS bij een persoon die affiniteit heeft met zowel techniek, gebruikerservaring als bedrijfsprocessen.

ROC Kop van Noord-Holland

Kennis is belangrijk!

Het beheren en onderhouden van Afas Profit vereist de nodige kennis. Het valt me op dat dit bij veel bedrijven en instellingen een ondergeschoven kindje is. Er moet door ons meer op gehamerd worden dat met de juiste kennis veel zelf te doen is. Kennis op peil houden wordt ook onderschat. Dus meer scholing en het lezen van alle releasenotes is heel belangrijk. Verder is er bij een aantal bedrijven wel de nodige kennis. Alleen zit dit vaak bij een iemand. Dat is erg kwetsbaar. Kennis moet worden gedeeld.

Tammo Cnossen (Cnossen administratieve dienstverlening en consultancy)

Breng key users in kaart

Zorg dat je de key users van AFAS binnen jouw organisatie in kaart krijgt, en plan sessies in om samen Profit te doorlopen, zodat je inzicht krijg hoe men met de applicatie omgaat. Zo ontdek je veel quick wins/verbeterpunten.

Seacon Logistiscs

Introduceer de livegang op tijd 

Door de livegang op tijd en duidelijk aan te kaarten bij medewerkers kunnen zij zich vast gaan inlezen, de voordelen ervan gaan inzien en er langzaam aan wennen. 

Tosch Automatisering

Leer zelf analyses bouwen

Leer zelf analyses bouwen! Dit is niet alleen leuk, maar je kan meer uit je data halen waar je toch al over beschikt. Zo kan dit nog een grote bijdrage leveren aan de organisatie ook!

Mariëlle Vissers (Rijnboutt)

Maak een pagina met relevante AFAS informatie op je InSite

Voeg een documentsjabloon toe voor het intern delen van AFAS tips & trucs via InSite met de organisatie. Maak ook een AFAS pagina aan waarop men direct kan doorklikken naar bijvoorbeeld de KnowledgeBase.

Joost van Deelen (Rühl Haegens Molenaar Venray)

Leer medewerkers sneltoetsen

Veel medewerkers kennen de sneltoetsen niet. Wijs ze op die toetsen zodat ze makkelijker kunnen werken!

Ontdek hier alle sneltoetsen

Ga in gesprek met gebruikers voor een frisse blik

Ga meer in gesprek met gebruikers, zij kijken met een andere blik. Daardoor zien zij dingen die beheerders over het hoofd zien. Stuur bijvoorbeeld een workflow naar iemand in het bedrijf en vraag feedback. Kijk echt mee wat de persoon doet, dat geeft veel inzicht! 

Jorrit Keus (Pluryn) &
Yvonne Moors (Koninklijke Mosa)

Wandelgangengesprekken

Ga wandelgangengesprekken aan met collega's. Hierdoor krijg je een goed begrip van wat de organisatie nodig heeft.

Hennie Beuving (OVB Noordwest)

Maak een FAQ

Door een document op te stellen met de meest gestelde vragen kunnen medewerkers deze zelf raadplegen wanneer zij ergens niet uit komt. Dit scheelt een hoop tijd. 

Connexxion 

Voeg in december een extra verwerkingsregel toe voor het jaarwerk

Je kunt in december een extra verwerkingsregel toevoegen voor het jaarwerk. Maak hiervoor een aparte rapportenset 'jaarwerk' aan die je alleen bij deze regel kiest of voor deze regel al standaard ingesteld hebt in je salarisverwerkingsplan. De rapportenset worden dan een aantal documenten / rapporten / loonstroken / jaarwerk die het "bewijs" van die verloningsmaand in die maand tonen.

Marco Roosendaal (Salarisburo)

Instructiedocumenten

Instructiedocumenten kunnen medewerkers helpen om sneller met de software aan de slag te kunnen. 

Declaraties in Pocket

ADO Den Haag heeft een presentatie gemaakt waar wordt uitgelegd hoe een declaratie ingediend kan worden in de AFAS Pocket app.

Bekijk de PowerPoint hier

ADO Den Haag 

Instructie-documenten HR

Connexxion heeft voor de verschillende processen in InSite instructiedocumenten opgesteld. 

Bekijk het document hier

Connexxion

Inloggen in

InSite

Rijnlands Lyceum heeft een document ontwikkeld met daarin instructies hoe er ingelogd moet worden.

Bekijk het document hier

Rijnlands Lyceum

Instructie starten met Insite

De Beurs van Berlage heeft een vijftal opdrachten opgesteld om gebruikers kennis te laten maken met Insite.

Bekijk het document hier

Beurs van Berlage

Planners

 De  jaarplanner biedt een praktisch handvat dat beheerders helpt de software van AFAS beter te onderhouden en te optimaliseren. 

AFAS model

Om jou zo snel en succesvol mogelijk te laten starten met de software hebben wij een model voor jou ontwikkeld die de handvatten biedt om een jaarplanning te maken. 

Bekijk het model

Nog meer modellen zien?
 Bekijk dan ook onze andere modellen

Stel een roadmap op

Een planning helpt bij het overzicht houden tijdens de implementatie. Wat moet wanneer af zijn? 

Bekijk de roadmap hier 

Helicon

Jaarplanner 2020

Wat heeft Team AFAS afgelopen jaar gerealiseerd en wat gaan ze in 2020 doen? Deze AFAS-klant bracht het overzichtelijk in kaart.

Anoniem

Maak een roadmap met het MT

Maak samen met het MT een roadmap voor het komende jaar. Deze wordt samengesteld op basis van inspiratie uit gebruikersbijeenkomsten met andere AFAS-klanten, op basis van de roadmap van AFAS, onze eigen wensen en wensen van de gebruikers. Per kwartaal maken we een planning op basis van de roadmap. Op basis hiervan kan ik mijn werkzaamheden voor het functioneel beheer indelen en kunnen we gerichte acties inzetten met betrekking tot de optimalisatie. Op deze manier blijft het niet bij een idee of een plan, maar wordt het ook daadwerkelijk uitgevoerd.

Janine Jansen (BrabantZorg)

Roadmap

 Er is in één oogopslag te zien wat er de komende periode wanneer gaat gebeuren.

Roadmap HR

Gemeente Alkmaar heeft een roadmap gemaakt om medewerkers te informeren over een nieuwe werkwijze voor personeelszaken. Een overzichtelijke manier om te zien wat er te wachten staat.

Gemeente Alkmaar

Communicatieplan

Het opstellen van een communicatieplan is erg belangrijk wanneer er veranderingen binnen de organisatie plaatsvinden. Hieronder staan voorbeelden van communicatieplannen. 

AFAS Model

Start jouw organisatie met de implementatie van de software van AFAS? Of zijn jullie druk bezig met de software te optimaliseren? Dan is het belangrijk hier goed over te communiceren.

Bekijk het model

Nog meer modellen zien? Bekijk dan ook onze andere modellen

Adoptie- en communicatieplan

Werkgroep Communicatie & Adoptie hebben een communicatieplan opgesteld voor de adoptie van de nieuwe software. 

Bekijk het plan hier

Noorderpoort

Let's Go AFAS!

De communicatieafdeling van de GGD Groningen heeft onderstaande plaat ontwikkeld om het project "Let's go AFAS" in kaart te brengen.

Best PractICE Vuistregels

Om betrokkenen bij het project te bedanken en de vuistregels nog eens aan te stippen, heeft de Rijksuniversiteit Groningen een gratis ijsje geregeld.

Nieuwsbrieven

Wanneer er binnen jouw organisatie een interne nieuwsbrief wordt verstuurd, zou hier ook een aankondiging van de nieuwe software in geplaatst kunnen worden. Bekijk hieronder voorbeelden van organisaties die hun nieuwsbrief in hebben gezet. 

Bekendmaking in de nieuwsbrief

Noorderpoort laat alle medewerkers via een nieuwsbrief weten dat 'Mijn HR' gaat veranderen. Ze schetsen scenario's hoe 'Mijn HR' nu werkt en hoe het straks gaat werken. 

Noorderpoort

Ruime aandacht in het personeelsblad 

Dunamare introduceert de verandering van papier naar digitaal in het personeelsblad 'Klasse!'

Dunamare 

Introduceer de livegang

Aankondiging livegang APG via het personeelsblad

Uit: het personeelsblad van APG

Infostand voor overgang op InSite

Bij het Amphia Ziekenhuis zijn de medewerkers via een infostand geïnformeerd over de overgang op hun nieuwe digitale medewerkersplein (via AFAS InSite).

Hans Vervat