In een veranderproces is communicatie belangrijk, mits je de juiste informatie communiceert. En dat verschilt per organisatie. Gebruik daarom geen ‘duizend in een dozijn aanpak’. Vraag je af waar de winst voor jullie zit. Dat voorkomt communiceren om het communiceren. Maak dus helder welke boodschap je mee wilt geven. En wat het doel van die boodschap is.
Willen je collega’s een nieuw systeem omdat ze niet tevreden zijn met het huidige systeem? Dan is overtuigen niet meer nodig. Zorg wel dat ze weten wat er in de nieuwe situatie van ze verwacht wordt. Wat verandert er? Hoe kunnen ze AFAS gebruiken? Communiceer altijd op maat. Dat kan bijvoorbeeld met een stappenplan voor de eerste keer inloggen. Met een goede handleiding meldt 95% zich in één keer goed aan. Dan is de eerste ervaring in ieder geval positief. Zorg wel dat de rest weet waar ze terecht kunnen met vragen. Dan loggen ook zij snel succesvol in.
Toch ben je dan nog niet klaar. De volgende stap vraagt misschien iets meer omdat je moet uitleggen waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Als je dat doet, begrijpen mensen wat ze doen en waarom. Ook dit verschilt per organisatie. Want misschien moeten mensen in jouw organisatie weten hoe de processen van A tot Z in elkaar zitten. Met dat inzicht snappen ze dan waarom een ingestuurde aanvraag nog beoordeeld wordt.
Een verandering gaat verder dan de organisatie zelf. Vergeet daarom niet te communiceren wat er voor de medewerker verandert. Als je bijvoorbeeld declaraties via de AFAS Pocket app gaat indienen, is het verminderen van de administratieve last op de financiële administratie een veelgehoorde organisatiedoelstelling. Voor collega’s die een paar declaraties per jaar hebben, is dat voordeel minder relevant. Zij zijn vooral geïnteresseerd in ‘What’s in it for me’? Dus het gemak van een declaratie via je telefoon insturen én snellere uitbetaling.
In de praktijk zie ik dat de focus vooral ligt op draagvlak creëren, minder op capaciteit. Het gebeurt dat medewerkers wel gemotiveerd zijn om te veranderen, omdat de huidige situatie ook niet gewenst was. In de communicatie is vervolgens wél aangegeven wat er van ze verwacht wordt, maar niet hoe ze moeten uitvoeren. De communicatie is dan erg gericht op het wegnemen van de weerstand, maar het aspect opleiden is uit het oog verloren is. Hoe moet de medewerker de nieuwe werkzaamheden uitvoeren? Zorg daarom voor goede begeleiding op de kritieke processen. Dan kunnen mensen aan de slag.
Bij dit alles is het wel belangrijk te weten wat er speelt. Ga dus in gesprek met je collega’s bij de koffiemachine en peil de verwachtingen van de veranderingen. Juist daar krijg je waardevolle informatie over wat er bij anderen leeft. Zie feedback dan niet meteen als kritiek. Het is een leerkans, waarmee jij je strategie kan aanpassen en de juiste handvatten geeft. Betere begeleiding zorgt voor een betere ervaring. En vergeet niet dat er verschillende doelgroepen binnen je organisatie zijn. Niet iedereen is hetzelfde of heeft hetzelfde nodig.
De essentie is dat je iedereen bereikt, voorbereidt en meeneemt. En dat hoeft heus niet op een schoolse manier. (Gaan) Werken met AFAS is een feest en moet dus ook gewoon leuk zijn. Steeds meer organisaties begrijpen dat en spelen in op het ‘willen’ en geven dan het ‘kunnen’ cadeau. Bijvoorbeeld met een goodybag of een gadget met uitleg. De koppeling van noodzaak en voordelen maken van nieuwe software en veranderingen een positieve ervaring. En dat is precies wat je wilt. Als dat lukt, weet je dat je mensen nu en in de toekomst prettiger en efficiënter werken. Hoe leuk is dat?
Kijk voor meer tips over hoe je veranderen slim aanpakt of valkuilen omzeilt op onze inspiratiepagina Verandermanagement.