In het slechtste geval is bij organisaties de investeringsdrempel de reden om zaken voor zich uit te schuiven, of zelfs geheel niet aan te pakken. Ondanks het besef dat er de nodige voordelen te behalen zijn, blijkt het soms lastig om een leidinggevende of budgethouder te overtuigen.
Gelukkig zijn de baten meestal inzichtelijk te maken met een ROI-berekening of zelfs een hele business case. Dit zorgt ervoor dat deze interne discussie makkelijker wordt en ook met de juiste onderbouwing gevoerd kan worden. Maar hoe pak je zoiets aan.
De ROI-berekening gebruik je bij een relatief simpele case van één of enkele te optimaliseren processen. De business case is uitgebreider en gaat dieper in op het waarom, het hoe, het wanneer, en door wie. Hierin zijn vaak ook meerdere ROI-berekeningen opgenomen. De business case wordt dan ook vooral voor de grotere en kostbaardere projecten ingezet.
Als je op ROI-berekening googelt kom je verschillende voorbeelden tegen hoe je dit kunt berekenen. De makkelijkste manier is om te analyseren hoe vaak het proces dat je wilt optimaliseren jaarlijks gebruikt wordt en wat nu de gemiddelde doorlooptijd per keer is. Dit omdat ROI-berekening op het gebied van automatisering vaak tijd bespaart.
Vervolgens bekijk je wat de winst in tijd zou zijn na optimalisatie van het proces. Door deze tijdwinst te vermenigvuldigen met het gemiddelde uurloon van degene die dit proces verwerken kun je zo berekenen wat er per jaar bespaard kan worden.
Stel: je wilt berekenen hoe lang het duurt voordat jouw organisatie de investering van € 4.000,- om het declaratieproces te optimaliseren kan terugverdienen. Als de tijdswinst per declaratie 15 minuten is, er 50 declaraties per maand worden gedaan en het gemiddelde uurloon van de medewerker € 25,- is, dan kan je de volgende berekening maken:
((50 declaraties x 15 minuten) / 60 minuten) (aantal uur per maand) x € 25, (uurloon) = € 312,50(besparing per maand).
Wanneer je de besparing per maand deelt door de investering, is deze investering in +/- 13 maanden terugverdiend.
Om je te helpen hiermee aan de slag te gaan hebben we een themapagina klaargezet met nog meer uitleg, tips, voorbeelden en ook enkele handige templates die je gelijk kunt gebruiken.