Je weet welke processen je wil verbeteren. Jij ziet dat het efficiënter en bovenal sneller kan, nu de rest nog. Maar hoe zet je jouw ideeën om in harde cijfers en overtuig je jouw collega's en de budgethouder? Een ROI (Return On Investment)-berekening of business case gaat je hierbij helpen. Hier lees je hoe je dat doet.
Bij AFAS geven we de voorkeur aan doen boven denken én is automatisering één van onze kernactiviteiten. Toch gaan ook wij niet met elk idee aan de slag en wordt er eerst bekeken welk probleem ermee wordt opgelost en wat dit ons gaat opleveren.
Ook bij jou is er waarschijnlijk sprake van een leidinggevende of budgethouder die akkoord moet geven voor de tijd die je ergens aan gaat besteden. Nu kun je natuurlijk mondeling toelichten waarom jij denkt dat het een goede investering is. Ervaring leert echter dat voor de grotere werkzaamheden, en daarmee investeringen, een simpele uitleg niet altijd afdoende is en er een goede onderbouwing nodig is. Dan helpt een ROI-berekening of een business case je om zaken feitelijk uiteen te zetten en te laten zien dat deze investering zichzelf (snel) weer terugverdient.
Een losse ROI-berekening zet je meestal in als het om één proces gaat. De naam zegt het eigenlijk al, de ROI-berekening toont aan wat je terugkrijgt voor de investering die je doet om het proces aan te passen.
Voorbeeld: Je wil Sollicitant Self Service gaan gebruiken binnen je organisatie. Samen met ons zijn alle wensen op dit vlak doorgenomen en er is uit voortgekomen dat er € 8.400 aan consultancykosten nodig zijn en dat de inzet van uren aan jullie kant op € 6.720 uitkomt. De totale kosten zijn dan € 15.120. Bij de meeste organisaties zal hier niet zomaar akkoord op worden gegeven, begrijpelijk! Als je echter kunt onderbouwen dat de invoer van Sollicitant Self Service een besparing van 1½ uur per sollicitatie oplevert, bij 400 sollicitaties per jaar, dan kun je de volgende ROI-berekening maken:
Besparing in tijd per handeling (1½ uur) *
aantal handelingen per jaar (400) *
gemiddelde loonkosten/uur (€35,-) =
een besparing van €21.000 per jaar.
Hiermee toon je aan dat de investering van Sollicitant Self Service in jullie geval zichzelf al binnen 1 jaar terugverdient. Natuurlijk kan de berekening ook uitwijzen dat er 2 of misschien zelfs 3 jaar nodig is om de investering terug te verdienen. Ook dan kan dit nog aantrekkelijk genoeg zijn om de investering te doen. ROI’s maak je makkelijk in Excel. Voor het gemak hebben we hieronder een template voor je klaargezet die je een goed uitgangspunt geeft.
Een business case gebruik je wanneer het een omvangrijker project is dat meerdere processen raakt en waarbij de investering een stuk hoger ligt.
Voorbeeld: De implementatie van de module financieel die nog niet wordt gebruikt. In de business case wordt dieper ingegaan op de motivatie en achtergrond van het project. Verder wordt hierbij meestal gebruik gemaakt van meerdere ROI’s, omdat er meerdere processen worden verbeterd.
Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat er volgend jaar 2 van de 6 financiële medewerkers met pensioen gaan en er besloten is dit met verdere automatisering op te vangen in plaats van deze medewerkers te vervangen. Omdat dit een besparing op de loonkosten oplevert is de kans groot dat hier een goede business case van te maken is.
Deze business case bouw je dan weer op met meerdere ROI’s:
De meeste organisaties hebben zelf templates die gebruikt kunnen of moeten worden voor het maken van je business case. Mocht dit niet het geval zijn dan hebben we hieronder een template voor je klaargezet om je op weg te helpen.
Hoe goed zijn jouw soft skills? John van der Zijden vertelt je in minder dan twee minuten hoe je iemand overtuigt!
Je project heeft veel impact op de organisatie. Daar moet je goed over communiceren. Maar hoe doe je dat?
Een goede draagvlakstrategie draagt bij aan het slagen van jouw project. Voor welke strategie kies jij?