Een centrale plek op InSite waar de nieuwe medewerker terecht kan voor alles rondom zijn inwerktraject. Alle werkinstructies en uit te voeren taken bij elkaar, en ook nog eens een visueel inzicht in welk deel van het inwerktraject de medewerker zit. Dat zou ideaal zijn, toch?
Dit alles is in te richten met Profit en InSite, als je verschillende functionaliteiten creatief inzet. In dit artikel helpen we je in de goede richting om te weten hoe je:
Om te beginnen is het goed om één pagina te hebben waar je alle eerder genoemde zaken gaat verzamelen. Het handigste is om hiervoor een nieuwe portalpagina aan te maken. Hierop heb je de mogelijkheid om onderdelen uit andere pagina’s binnen InSite te verzamelen. Dit is dan ook de pagina waar de nieuwe medewerker zijn eerste dagen veel te vinden zal zijn.
Op deze pagina kan je natuurlijk ook zelf tekstblokken toevoegen, met informatie die voor jouw organisatie van toepassing is. Het is ook de ideale plek om de medewerker nog even te herinneren om zijn persoonlijke gegevens te controleren of zijn contactpersoon in geval van noodsituaties nog even toe te voegen.
Dan iets waar elke organisatie wel mee te maken heeft: werkinstructies en handboeken over de uit te voeren werkzaamheden. Vaak zijn het losse Word documenten of PDF’jes die ergens op het netwerk rondzwerven. Of erger nog, een papieren multomap in een kast. Dat laatste is in het geval van thuiswerken natuurlijk helemaal niet handig. Dat kan slimmer!
Met de functionaliteit Documentmanagement heb je de mogelijkheid om al deze instructies gegroepeerd en overzichtelijk beschikbaar te maken op InSite. Het zijn dan eigenlijk geen fysieke documenten meer, maar gewoon pagina’s op InSite. Deze verzameling aan pagina's bouw je op binnen een documentsjabloon. Deze pagina’s zijn eenvoudig te onderhouden, ook door gebruikers die geen sitebeheer rechten hebben.
Wanneer je binnen zo’n documentsjabloon ook nog met kenmerken gaat werken, heb je de mogelijkheid om verschillende overzichten te maken (hier kun je natuurlijk handig op filteren!). Deze overzichten tonen dan alleen de documenten die voldoen aan dat kenmerk. Zo kan je dus per functie, rol, type werkzaamheden, of welke categorisering dan ook de juiste documenten in een weergave tonen.
Er komt waarschijnlijk een hoop informatie af op de nieuwe medewerker. Om het overzicht te behouden en ook de voortgang van deze nieuwe collega te kunnen volgen, is het praktisch om met de workflow aan de slag te gaan. Hoe mooi is het dat er al een bakje met taken klaar staat, op de eerste dag van je nieuwe collega? In het geval van een wat uitgebreider inwerktraject wil je misschien wel setjes met taken klaarzetten, afhankelijk van de fase waarin de medewerker zich bevindt. In het geval van de AFAS Academy bestaat het inwerktraject bijvoorbeeld uit 8 fases, en bij elke fase hoort een nieuwe set aan taken.
Er zijn verschillende manieren om ervoor te zorgen dat er automatisch taken worden aangemaakt. De makkelijkst in te richten manier is door middel van signalen. Maar voor de wat meer technisch onderlegden onder ons zou het ook door middel van een extern script en de Profit connectoren kunnen. Door per klaar te zetten taak een signaal te maken, schiet Profit op basis van de juiste filtering een dossieritem in. Als je eenmaal zo’n signaal goed ingericht hebt, kan je deze eenvoudig kopiëren zodat je alleen nog de inhoudelijke tekst hoeft aan te passen.
Tip: bekijk de Succestival video ‘Onboarden van nieuwe medewerkers’, om te zien hoe we dit bij AFAS ingericht hebben en hoe dit eruit ziet op de AFAS InSite.
Wil je er net als bij AFAS voor zorgen dat er per fase nieuwe taken gegenereerd worden? Dan heb je daarvoor nog wat extra vrije velden nodig, op medewerkersniveau. Je wil dan namelijk op de medewerker het fasenummer vastleggen, zodat Profit weet in welke fase de medewerker zit. Daarnaast heb je ook nog een startdatum nodig, om te bepalen wanneer de taken klaargezet moeten worden. Initieel kan je deze twee velden al vullen vanuit het indienstprofiel, zodat het fasenummer standaard op 1 staat, en de startdatum gevuld wordt met de indienstdatum van deze medewerker.
Nu wil je natuurlijk niet steeds handmatig deze velden moeten aanpassen. Gelukkig is dit in de workflow goed op te lossen, door met de functionaliteit 'Waarde toekennen' te werken. Zorg ervoor dat je per ronde ook een taak klaarzet die bijvoorbeeld ‘Afronden fase 1’ heet. Als deze taak afgehandeld wordt, wil je het fasenummer dus ophogen naar 2, en de startdatum ook weer vooruit zetten. Dit moet natuurlijk niet bij elke af te handelen taak gebeuren. Daarom kan je er ook nog een conditie aan toevoegen zodat dit alleen gebeurd in de laatste taak van de fase.
Zo maak je dus per ronde een ‘Waarde toekennen’ regel met daaraan een conditie gekoppeld, die het veld op de medewerker aanpast naar de volgende ronde. Bij AFAS willen we de volgende dag pas de taken voor de volgende fase klaarzetten. Daarom passen we na elke fase het veld startdatum aan naar de datum van morgen, door middel van de filtertag [Morgen].
Om deze taken zichtbaar te maken voor de medewerker, is het handig om hiervoor een nieuwe overzichtspagina toe te voegen, waarin je filtert op alleen het type dossieritem wat je gebruikt voor het inwerktraject. Zo zijn op die pagina dan geen andere taken zichtbaar die voor dan nog niet van toepassing zijn.
Doordat we binnen het AFAS inwerktraject met 8 verschillende fases werken, hebben we een oplossing bedacht om op een leuke manier weer te geven in welke fase een medewerker zich bevindt. Voor elke fase hebben we een afbeelding zoals onderstaande (tip: download de afbeeldingen hier!).
Wanneer de medewerker naar de volgende fase gaat, wordt het volgende nummer zichtbaar. In feite wordt de volgende afbeelding getoond. Dit kan je op de volgende manier inrichten.
Op deze manier is elke medewerker maar voor één fasepagina geautoriseerd, wat betekent dat deze dus alleen de afbeelding ziet die hoort bij zijn of haar fase. Zorg ervoor dat je de geplande taak ‘Selecties voor InSite en OutSite actualiseren’ hebt ingesteld die een keer per dag uitgevoerd wordt. Op deze manier worden (bij voorkeur ’s nachts) de selecties bijgewerkt, zodat de medewerker de volgende dag weer de juiste fase te zien krijgt.
Tip: wil je dezelfde afbeeldingen gebruiken zoals wij die binnen de AFAS Academy hebben? Download deze dan hier.
Hopelijk heb je aan de hand van dit artikel wat handvatten gekregen om het inwerktraject in je eigen organisatie te gaan optimaliseren. Benieuwd hoe we bij AFAS om gaan met Werving en Selectie en HR in het algemeen? Bekijk dan eens een van de webinars over deze onderwerpen.