Ik kom wel eens bij organisaties waar een jaar na de implementatie nog helemaal niets aan de inrichting veranderd is. Dan geloof ik mijn ogen niet. Het bestaat namelijk niet dat er geen veranderingen nodig zijn. Die zijn er echt altijd, binnen de organisatie en daarbuiten. Het is een gemiste kans om hier als organisatie niet op in te spelen. Natuurlijk is het vaak al winst als veelvoorkomende processen in een workflow zijn ondergebracht, maar onze software biedt veel meer mogelijkheden dan dat. Om hier als organisatie van te profiteren, is goed beheer, in de vorm van een plan en een organisatie hieromheen, onmisbaar.
Helaas wordt beheer soms gezien als noodzakelijk kwaad en het sluitstuk van de aanschaf van bedrijfssoftware. Volkomen onterecht, in mijn ogen. Het is juist de smeerolie van een organisatie. Mits goed georganiseerd heeft het alles in zich om de start te zijn van zoveel verbeteringen: innovatie, klantgerichter werken, een leukere werkplek voor collega’s en natuurlijk ook een grotere efficiëntie.
Binnen die mogelijkheden is een goede beheerder een spin-in-het-web; hij of zij weet natuurlijk wat er met de software kan, en is bovendien op de hoogte van de doelen en pijnpunten van de organisatie. Slim beheer is overigens zeker geen éénrichtingverkeer. Naast dat de beheerders gevoed wordt met wensen en ideeën uit de business, is het ook aan de beheerder zelf om initiatief te nemen. Hij of zij moet onderdeel van de organisatie zijn om zelf verbeterkansen te signaleren en door te voeren.
Natuurlijk biedt de software uitgebreide mogelijkheden om processen te automatiseren. Het is echter aan de organisatie zelf om alle kansen te benutten. Dat lukt alleen als je beheer serieus neemt. En niet alleen op papier. De beheerorganisatie moet wel de tijd en middelen krijgen om echte meerwaarde te kunnen creëren. Zij zorgen er voor dat goede ideeën niet stranden. Want pas als ze daadwerkelijk uitgevoerd worden, leveren ze ook wat op voor iedereen in de organisatie. Als dat lukt, bespaart de AFAS beheerder tijd en geld, en wordt het werk van collega’s leuker. Dan is beheer niet langer een kostenpost, maar juist een investering in continue verbetering.
"Dan is beheer niet langer een kostenpost, maar juist een investering in continue verbetering."
Een schoolvoorbeeld van een organisatie die beheer serieus neemt, is KPOA, een organisatie voor primair onderwijs. Zij waren voor hun administratieve processen afhankelijk van derden en dat is altijd risicovol. Ze kozen voor AFAS en namen zelf de verantwoordelijkheid voor het beheer. Niet door een aparte organisatie op te tuigen. KPOA heeft de functioneel beheerders ondergebracht in processen zelf, zoals financieel en personeel. Met de juiste kennis kunnen ze zo vanuit de dagelijkse praktijk blijven verbeteren. Op die manier is verandering niet alleen een constante factor voor de buitenwereld, maar ook in de organisatie zelf!
Wil je weten welke stappen je kunt nemen op weg naar een beheerorganisatie die bij je past? Kijk dan snel op onze speciale themapagina ‘organiseer je beheer’.