Organiseer je beheer

Nadat de implementatie voltooid is begint pas het echte werk: het continu automatiseren en verbeteren van je processen. Daar is een goede beheerorganisatie voor nodig. Maar wat is dat precies? Hoe komt het tot stand? En wanneer begin je met het opzetten ervan? Wie is nou die beheerder binnen jouw organisatie die er voor gaat zorgen dat de software je écht meerwaarde gaat bieden?

Op deze pagina vind je onze visie, een stappenplan en hoe het beheren van AFAS Profit een continu proces blijft. Daarnaast inspireren we je graag met voorbeelden uit de praktijk.

Onze visie op de beheerorganisatie

Het doel van een beheerorganisatie is om samen met de organisatie te kijken hoe processen geautomatiseerd kunnen worden. Hiermee kun je werk laten verdampen en je werk daarmee nóg leuker maken. Het is de rol van de functioneel beheerder(s) om als spin in het web te fungeren. Op die manier worden afdelingen bij elkaar gebracht en de processen gestroomlijnd.

Automatiseer wat je kunt automatiseren! Organisaties, maar ook de samenleving, zijn niet gediend bij het in stand houden van onnodig werk. De visie van AFAS is dat een organisatie een omgeving moet creëren waarin iedereen, dagelijks, de mogelijkheid heeft om processen, producten of diensten te verbeteren. Het beheren van AFAS Profit is dus een continu proces, wat er iedere dag weer voor zorgt dat jouw organisatie net iets beter wordt.

Een beheerorganisatie levert daadwerkelijk meerwaarde op binnen jouw organisatie!



Zet in op een duurzame beheerorganisatie, gericht op de toekomst!


Zet in 5 stappen een beheerorganisatie op 

  1. Bepaal de rol van de beheerorganisatie

Wat is straks de rol van de beheerorganisatie? Gebruik je bijvoorbeeld alleen HRM/Payroll, dan komt het meeste werk bij de key users te liggen. In dit geval kun je stellen dat de key users ook de functioneel beheerders zijn.

Werk je met een volledige ERP-inrichting dan is de scheiding tussen de key user en de functioneel beheerder groter. Hierin kun je vervolgens een afweging maken tussen wat een key user doet en wat een functioneel beheerder doet. Leg je een deel van de inrichting bij de key users, dan ben je als functioneel beheerder minder tijd kwijt. Zorgen de key users enkel voor de input, dan ben je dus als functioneel beheerder meer tijd kwijt.

  1. Betrek functioneel beheerders bij implementatie

Maak de toekomstige functioneel beheerders tijdens de implementatie verantwoordelijk voor hun domein. Hiermee zorg je dat de kennis, die opgedaan wordt tijdens de implementatie, goed geborgd wordt. Ook is het zaak om de inrichting van de processen en de keuzes die gemaakt zijn tijdens de inrichting te borgen. Dit kan bijvoorbeeld door een video of een handleiding die op InSite gedeeld wordt met de organisatie. Bekijk voor meer inspiratie over dit onderwerp onze themapagina Communiceren

  1. Zorg voor een goede opleiding

Zorg dat de functioneel beheerders voldoende productkennis hebben. Dit doe je door de functioneel beheerders in te schrijven voor de juiste cursussen. Bekijk een overzicht van alle cursussen.

  1. Organiseer je beheer
  1. Stel je op als vraagbaak/loket en communiceer dat duidelijk naar je organisatie.
  2. Maak een beheerplan waarin je beschrijft wie welke rol uitvoert en hoe het proces dient te verlopen.
  3. Zorg voor een ingang voor de medewerkers. Gebruik hier bijvoorbeeld de standaard Profit Beheer workflow voor.
  4. Plan periodiek een overleg in met je mede-beheerders om de aanvragen vanuit de organisatie door te nemen
  1. Zorg voor zichtbaarheid!

Zorg er voor dat je zichtbaar bent binnen jouw organisatie. Maak duidelijk wat jouw doelen zijn, wie er mee werkt en hoe veel tijd het jouw organisatie oplevert als je dit project oplevert. De beheerorganisatie kan hiervoor een jaarplanner gebruiken. Wij hebben al een voorzet gedaan, die je hier kunt vinden. 






ga naar top

Rollen binnen een beheerorganisatie

Hoe ziet de structuur van een beheerorganisatie er uit? We onderscheiden de volgende rollen:

Systeemeigenaar

De systeemeigenaar is doorgaans degene die betaalt voor de applicatie-, en ook het beheer dat daarmee is gemoeid. Onderschat deze rol niet, want de juiste systeemeigenaar zorgt ervoor dat de juiste prioriteit wordt bepaald voor de wijzigingen/ontwikkelingen van de inrichting van AFAS Profit. 


Functioneel beheerder

Dit is een persoon die daadwerkelijk inrichting onderhoudt in Profit, processen binnen de organisatie optimaliseert, en de ontwikkelingen binnen het product op de voet volgt.
In de praktijk kunnen er meerdere functioneel beheerders zijn, met ieder zijn/haar specifieke aandachtsgebied.

Technisch beheerder

De technisch beheerder is over het algemeen een ICT-medewerker. Samen met de functioneel beheerder is deze verantwoordelijk voor het beschikbaar zijn, en goed functioneren van het systeem.

Het technische beheer is net zo belangrijk als het functioneel beheer. Er kan een mooie inrichting worden neergezet, maar wanneer deze niet bereikbaar is, een slechte performance kent of geregeld foutmeldingen geeft, zal dit inefficiëntie en ontevredenheid bij gebruikers tot gevolg hebben. 

(Sleutel)gebruikers

Dit is de uiteindelijke interne klant en gebruiker van het systeem. Bij grotere organisaties zijn er vaak sleutelgebruikers die de brug slaan tussen de eindgebruikers en de beheerders. Vaak zijn dit teamleiders, afdelingsmanagers of senior medewerkers.

Het is afhankelijk van de grootte van de organisatie, en de positie die AFAS Profit als applicatie binnen de organisatie inneemt, of er daadwerkelijk sleutelgebruikers worden aangesteld. 

ga naar top

Tips en trucs


Waar moet je op letten?


  • Ga naar "vaste" evenementen bij AFAS zoals de 'AFAS-open' of 'Inspraaksessies'. 
  • Meld je aan bij de AFAS gebruikersgroep op LinkedIn.
  • Blijf jouw organisatie inspireren en uitdagen, alles kan geautomatiseerd worden!
  • Ga periodiek als beheerorganisatie overleggen, dit geeft structuur!
  • Zorg voor zichtbaarheid. Laat de organisatie zien wat je als beheerorganisatie allemaal doet.
  • Plan APK's in bij gebruikers. Laat de beheerder ieder jaar weer met de afdelingen sparren over de verbeteringen in de processen. 
  • Volg ons traineeship Succesbeheer

De ideale beheerder

Adviseren


De ideale beheerder voldoet in onze ogen aan de volgende eisen:

  • Iemand die dagelijks in aanraking komt met AFAS Profit; 
  • Iemand die affiniteit heeft met de business;
  • Spin in het web, iemand die afdelingen bij elkaar weet te brengen; 
  • Procesdenker; 
  • Passie voor automatisering; 
  • Hoge mate van vertrouwelijkheid.
ga naar top

Beheer als continu proces

Applicatiebeheer is een continu proces. Iedere dag moet een beheerder bezig zijn met
ontwikkeling en verbetering van processen. 

Aanvraag

Iedere gebruiker kan een aanvraag insturen met hun ideeën, met daarbij:

  • Wat is het doel?
  • Wat levert het op?



2

Onderzoek

De aanvraag wordt vervolgens onderzocht op: 

  • Past het in de structuur?
  • Kan het in Profit?
  • Kan het écht niet in Profit?
  • Gaan we maatwerk maken?

3

Uitvoering

Tijdens de uitvoering kijken we naar de volgende zaken:

  • Hoe loopt het proces?
  • Hoe ziet de autorisatie en inrichting eruit?
  • Hoe kunnen we dit vastleggen en documenteren?

4

Optimalisatie 

Om bij te blijven worden processen continu herzien en waar mogelijk verbeterd. Dus: 

  • Wat zit er in de nieuwe versie?
  • Welke verbeteringen zijn mogelijk?
  • Wat kan er weg?

Blog over dit thema



Ook met AFAS is verandering de enige constante

Het is geen geheim dat de wereld om ons heen continu verandert. Klanten stellen andere, vaak hogere eisen aan producten en/of dienstverlening of er wordt nieuwe wetgeving van kracht. Zaken waar je als organisatie snel en goed op moet anticiperen. Dat betekent dat je je bedrijfsprocessen moet aanpassen of stroomlijnen. Om dat te voorkomen, moet je applicatiebeheer goed op orde zijn. En de AFAS beheerder speelt daarin een sleutelrol. 

Lees de blog van Geurt Kleijer


ga naar top