Nadat de implementatie voltooid is, begint pas het echte werk: het blijven automatiseren en verbeteren van je processen. Daar is een goede beheerorganisatie voor nodig.
Maar wat is dat precies? Hoe komt het tot stand? Wanneer begin je met het opzetten? Op deze pagina geven we je alle tips & trucs.
Het doel van een beheerorganisatie is om samen met de organisatie te kijken hoe je processen automatiseert. Hiermee laat je werk verdampen en maak je werk daarmee nóg leuker. Het is de rol van de functioneel beheerder(s) om als spin in het web te fungeren. Zo breng je afdelingen bij elkaar en stroomlijn je processen.
De visie van AFAS is dat een organisatie een omgeving moet creëren waarin iedereen, dagelijks, de mogelijkheid heeft om processen, producten of diensten te verbeteren. Het beheren van AFAS Profit is dus een continu proces, wat er iedere dag weer voor zorgt dat jouw organisatie net iets beter wordt. Een beheerorganisatie levert daadwerkelijk meerwaarde op binnen jouw organisatie! Nieuwe functionaliteit wordt opgeleverd in de software, zodat ook jouw organisatie verder geautomatiseerd kan worden.
Hoe ziet de structuur van een beheerorganisatie eruit? We onderscheiden de volgende rollen:
Dit is de interne klant en eindgebruiker van het systeem. De software wordt bijvoorbeeld gebruikt voor het raadplegen van loonstroken, boeken van verlof, nieuwsberichten enzovoort. Op deze manier hebben ze alle informatie bij de hand en kunnen ze veel acties zelf uitvoeren, zoals het insturen van een declaratie.
Dit is een persoon die daadwerkelijk inrichting onderhoudt in AFAS, processen binnen de organisatie optimaliseert, en de ontwikkelingen binnen het product op de voet volgt. In de praktijk kunnen er meerdere functioneel beheerders zijn, met ieder een specifiek aandachtsgebied.
Niet alleen het optimaliseren van de dagelijkse processen, maar ook het toevoegen en uitrollen van nieuwe processen hoort hierbij. Omdat AFAS jaarlijks veel nieuwe functionaliteit toevoegt aan de software is het zonde om dat niet te gebruiken.
Sleutelgebruikers slaan de brug tussen de eindgebruikers en de beheerders. Vaak zijn dit teamleiders, afdelingsmanagers of senior medewerkers, maar ook medewerkers HR, financieel of salarisverwerking.
De technisch beheerder is over het algemeen een ICT-medewerker. Samen met de functioneel beheerder is deze verantwoordelijk voor het beschikbaar zijn, en goed functioneren van het systeem. Het cloudplatform van AFAS Online zorgt ervoor dat de software snel en stabiel bereikbaar is, altijd up-to-date wordt gehouden en de back-ups geregeld zijn. Dankzij AFAS Online zijn technisch beheerders niet bezig met de installatie, updates, back-ups en veiligheid van je server.
Wel is het van belang dat de infrastructuur van de systemen van de gebruikers goed werken, denk aan de Citrix Receiver voor de functioneel beheerders, imports via connectoren of het Profit Communication Center.
De rol van de beheerorganisatie bepaal je op basis van de positie die de software van AFAS in de organisatie inneemt. Gebruik je bijvoorbeeld HRM/Payroll, dan komt het meeste werk bij de sleutelgebruikers te liggen. In dit geval kun je stellen dat de sleutelgebruikers ook de functioneel beheerders zijn.
Voordat je een succesvolle beheersorganisatie hebt, is het belangrijk om deze goed op te tuigen door middel van een beheerplan. Dit plan stel je op na het testen om zo direct nadat decharge is verleend hiermee aan de slag kunt. Een voorbeeld hiervan kun je hier vinden.
De laatste jaren kiezen de meeste klanten voor een volledige ERP-inrichting. De scheiding tussen de sleutelgebruikers en de functioneel beheerder is groter. Hierin kun je vervolgens een afweging maken tussen wat een sleutelgebruikers doet en wat een functioneel beheerder doet. In deze situatie zorgen de sleutelgebruikers enkel voor de input, zodat de functioneel beheerder verantwoordelijk is voor de uitvoer van het beheer.
Maak de toekomstige functioneel beheerders tijdens de implementatie verantwoordelijk voor hun domein. Hiermee wordt de kennis die opgedaan is tijdens de implementatie goed geborgd. Ook wil je de inrichting van de processen en de keuzes die gemaakt zijn tijdens de inrichting borgen. Dit kan bijvoorbeeld door een video of een handleiding die op InSite gedeeld wordt met de organisatie. Bekijk voor meer inspiratie over dit onderwerp onze themapagina Communiceren.
Zorg dat de functioneel beheerders voldoende kennis van de software hebben. Doe dit door de juiste opleidingen te volgen en/of de functioneel beheerders in te schrijven voor het traineeship Succesbeheer.
4. Organiseer je beheer
Naast de stappen die je zet om een beheersorganisatie op te zetten, is het ook belangrijk hoeveel inzet je minimaal nodig hebt om deze beheersorganisatie te laten slagen. Zie hieronder in de tabel wat wij minimaal adviseren. Wanneer je veel wilt optimaliseren en doorontwikkelen, raden wij aan om hier meer inzet vanuit functioneel beheer te gebruiken.
Dan de laatste gouden tip: Wees zichtbaar binnen jouw organisatie! Maak duidelijk wat jouw doelen zijn en hoeveel tijd het jouw organisatie oplevert als je dit project oplevert. De beheerorganisatie kan hiervoor een jaarplanner gebruiken. Wij hebben vast een voorzet gedaan voor een jaarplanner.
Applicatiebeheer is een continu proces. Iedere dag moet een beheerder bezig zijn met ontwikkeling en verbetering van processen. Hieronder zie je hoe dat proces optimaal ingericht kan worden.
Iedere gebruiker kan een aanvraag insturen met hun ideeën, met daarbij:
De aanvraag wordt onderzocht op:
Tijdens de uitvoering kijk je naar:
Bijblijven betekent continu herzien en verbeteren. Dus:
Geurt Kleijer - Servicemanagement AFAS