De techniek en de software zijn er klaar voor, nu de instelling van leidinggevenden en collega’s nog. We kunnen echt over van papier naar automatisering! Hier een stapeltje argumenten om papierloos werken te verdedigen bij het koffiezetapparaat.
Managers en bestuurders zijn over het algemeen wel te overreden als je de commerciële voordelen kunt aanduiden. Dan gaat het bijvoorbeeld over voordelen als een grotere snelheid, minder fouten en schaalvergroting. Door processen te automatiseren, hoef je niet bang te zijn dat de administratie overspannen wordt van alle bergen papierwerk die hun kant op komt. Het maakt namelijk niet gek veel verschil of je in een softwareprogramma 10 of 10.000 facturen opslaat. Daarnaast hoef je bij digitale processen niet bang te zijn voor ‘analoge’ foutjes, zoals vermiste bankafschriften, papieren die onder op de stapel liggen of het doktershandschrift van je collega. En ook niet onbelangrijk: je hoeft niet meer met een aktetas vol papieren rond te sleuren.
Groen! Groen! Groehoen! Bij de tv-spelshow Lingo werd het al zo vaak voorgezegd. ‘Groen’. Om deze kleur is het natuurlijk te doen. Een open deur wellicht, maar als je minder papier gebruikt, draag je automatisch bij aan het milieu door de bossenkap voor het papier te reduceren. Daarnaast wordt de CO2-uitstoot verminderd als dieselvrachtwagens geen papier, inkt of printerapparatuur hoeven te vervoeren.
Automatisering zorgt er voor dat je repeterende handmatige administratieve processen kunt uitbesteden aan de software. Vertragend handwerk wordt snel gerepeteerd met één druk op de knop. Door het werkproces eenmalig vast te leggen in de software, houdt het systeem zich voortaan automatisch aan de gekozen processtappen. Als je op een later moment de workflow wilt veranderen, pas je dat ook eenvoudig weer aan. Uiteraard zonder dat daar een hele papierwinkel voor nodig is.
Schaalvergroting en efficiëntere workflows zijn mooie ontwikkelingen. Maar sommige collega’s hebben nog iets concretere argumenten nodig. Wat dacht je ervan om de printer en de multomappen met de jaarrekeningen eruit te gooien en er ruimte voor een tafeltennistafel of loungekamer voor terug te krijgen? Slimme automatisering kan immers bijdragen aan ruimtebesparing. En dat betekent letterlijk ruimte voor nieuwe initiatieven. Bovendien: als de printer niet op loopafstand staat, wordt de drempel wel héél hoog om een afdrukje te maken!
De techniek maakt meer mogelijk dan je met potlood en papier voor elkaar krijgt. Waarom zou je daar geen gebruik van maken? Archiefkasten vol dikke mappen papier voelen voor sommige mensen vertrouwd, maar probeer je data-analyse maar eens op te maken. Dankzij automatisering is een analyse van digitale rapporten en vervolgens processen evalueren veel sneller en beter voor elkaar te krijgen. En ook al denk je nu nog ‘dit speelt nu niet binnen ons bedrijf’, hoe zit dat over vijf jaar? Als al je data dan nog steeds in je stoffige archiefkast zit?
Er zijn al vele bedrijven die hun papierwinkel de deur uit deden. We hebben er 4 voor je op een rij gezet. Doe er je voordeel mee!
Je hebt nu alle argumenten op een rijtje, je weet hoe andere bedrijven het aanpakten, nu jouw bedrijf nog! Hoe zorg je dat jouw collega’s echt overstag gaan en over hun papierverslaving heen komen? Stap 1: ga naast ze zitten en begeleid ze bij hun overstap naar digitaal. Hoe je ze ompraat? Dat lees je in 6 draagvlakstrategieën voor jouw veranderproject.