Regel topservice voor jezelf en je collega’s met workflows

Hoe? Eenvoudig: door slimme workflows in te richten

Het vertrekpunt van een workflow is altijd hetzelfde: iemand wil iets. Ongeacht of dat om een nieuwe telefoon, een schoon toilet of een sollicitatie gaat. Het is de uitdaging dat dan zo snel mogelijk en geautomatiseerd te regelen. Dus zonder onnodig werk of vertraging en vooral foutloos. En dat is precies wat een workflow ondersteunt. Het maakt niet uit of het een vraag aan de IT-afdeling, de facilitaire dienst of HR is; een aanvraagknop op InSite is een perfect startpunt om mensen te helpen. Jeroen de Beer, procesbeheerder bij AFAS, weet er alles van en vertelt je hoe jij dat ook kunt regelen.

Het is geen geheim dat we bij AFAS fan van workflows zijn. In onze ogen moet ieder bedrijf dat onze software gebruikt minimaal de workflow ‘AFAS Procesbeheer’ inrichten. En echt niet alleen omdat we dit proces zelf bedacht hebben. De reden is eenvoudig: het maakt het werk voor AFAS beheerders en je collega’s in de gehele organisatie veel makkelijker. Maar ook op afdelingsniveau zijn er goede voorbeelden van must have workflows. Ik geef graag wat voorbeelden.

Geen blackbox bij de IT-afdeling

Als een collega een andere telefoon of laptop nodig heeft, moet de IT-afdeling in actie komen. Het is heel efficiënt als deze verzoeken vanaf een centrale plek in de juiste takenlijst terecht komen. Met een strak proces wordt de telefoon uit het magazijn geleverd of direct besteld bij de leverancier. Bovendien is het voor de aanvrager geen blackbox. Hij of zij weet dat de aanvraag binnen is, wie ermee bezig is en wanneer er wordt geleverd. Extra voordeel van een workflow is dat aan de achterkant ook alles automatisch geregeld is. Zo blijft de activalijst up-to-date en is het toestel meteen gekoppeld aan het juiste personeelsdossier. Iedereen blij.

En hoe ziet zo’n ICT-aanvraag er bij AFAS dan uit? Bij AFAS maken we voor onze procesbeschrijvingen geen screenshot van de workfloweditor in Profit, maar tonen we deze zoals in onderstaand ‘zwembanen’ schema. Hierin zie je in één oogopslag voor wie een taak is en wat de vervolgstappen zijn.

proces

Gedeelde verantwoordelijkheid: aanvraag facilitaire dienst

Een andere workflow die volgens Jeroen onmisbaar is, betreft een aanvraag bij de facilitaire afdeling. Iedereen wil graag in een schoon en fris gebouw werken. Als iemand dus ziet dat een toilet niet schoon is, meldt hij of zij dat via de Pocket app op zijn smartphone. Bij ons zijn recente meldingen ook zichtbaar om dubbele aanvragen te voorkomen. Iemand van het schoonmaakteam die op ronde is, krijgt de nieuwe taak via de iPad op zijn of haar schoonmaakkar binnen en kan meteen in actie komen. Deze workflow scheelt veel bellen en mailen, én maakt alle collega’s verantwoordelijk voor een prettige werkomgeving. Wij hebben deze keuze gemaakt, maar als organisatie bepaal je helemaal zelf welke workflows vanuit Pocket ingestuurd kunnen worden. Dit en andere functies uit de AFAS Pocket app kan je als beheerder autoriseren.

Een warm welkom: het sollicitatieproces in de workflow

Workflows zijn trouwens niet alleen prettig voor jou en je collega’s. Ze bieden ook mensen buiten je bedrijf extra service, bijvoorbeeld sollicitanten. Als geïnteresseerden zich via OutSite aanmelden, vullen ze eenmalig hun contactgegevens in. Tijdens het sollicitatieproces nemen ze deze data ‘mee’. En als iemand in dienst komt, starten alle relevante processen automatisch op. Een workflow kan dus ‘onder water’ nieuwe workflows in gang zetten. IT maakt bijvoorbeeld een laptop gereed en facilitair regelt een welkomstpakket voor op de eerste werkdag. Zo blijft er niets liggen, kan je niets vergeten en hoeven afdelingen niet op elkaar te wachten. En belangrijker nog, je nieuwe collega krijgt sowieso een warm welkom!

En nu, aan de slag!

Dit zijn slechts een paar voorbeelden van workflows waar je vandaag nog mee aan de slag kunt. AFAS biedt talloze mogelijkheden om te zorgen dat de processen in jouw organisatie meer dan gesmeerd lopen. De vraag is alleen hoe jij voor jezelf, je collega’s, klanten of sollicitanten de topservice wilt inrichten? In de deelsessie van Jeroen de Beer tijdens de Dag van de AFAS beheerder geeft hij je praktische tips om je workflows in gebruik te nemen. Daarnaast laat hij een aantal voorbeelden zien die je vervolgens zelf kunt overnemen.

Kijk de presentatie van Jeroen terug