We zijn er graag duidelijk over: het inrichten van een beheerorganisatie vinden we de verantwoordelijkheid van de klant. Opzetten en implementeren gebeurt eenmalig, maar plezierig en optimaal gebruik van AFAS vraagt wel continu beheer en optimalisatie. Daarom hebben we op basis van onze praktijkervaring een beheerplan opgesteld. Niet om op de stoel van de klant te gaan zitten, maar puur als handreiking. Zodat AFAS beheerders snel stappen kunnen zetten naar een succesvolle beheerorganisatie. Dat is volgens mij de snelste weg naar tevreden AFAS klanten. Wij bieden de uitgangspunten en de organisatie zelf zorgt voor de specifieke invulling.
Goed beheer is om drie redenen cruciaal:
Regie
Als een organisatie zelf geen beheer doet, blijven ze ook voor kleine wijzigingen afhankelijk van AFAS. En dat maakt een klant kwetsbaar. Onze consultants zijn weliswaar vaak, maar niet altijd beschikbaar. Bovendien hangt er een prijskaart aan onze ondersteuning. Dat kan niet de bedoeling zijn en is onnodig. We helpen natuurlijk graag, maar een klant is er niet bij gebaat als wij alle kleine dingetjes voor ze oppakken. Het ontbreken van een beheerplan kent ook een ander risico. De medewerker of AFAS beheerder die bij de implementatie betrokken is, kan weer vertrekken. Als het beheer dan niet vastgelegd is, moet een opvolger het wiel weer helemaal opnieuw uitvinden. En dat kan veel tijd en geld kosten.
Wanneer een klant de software van AFAS veel gebruikt, kan de autorisatie best complex worden. Een goede vastlegging van keuzes is dan ook belangrijk om goed beheer op langere termijn te waarborgen. Wanneer de autorisatie tijdens de implementatie wordt opgezet, wordt hier goed over nagedacht. Wanneer een medewerker hier zonder inzage in de oorspronkelijke keuzes op blijft voortborduren, kan dit tot problemen leiden. Hij of zij kent namelijk de achterliggende gedachten niet. In dat geval kunnen bijvoorbeeld zaken zichtbaar worden via rapporten en analyses, die in de menustructuur weg geautoriseerd zijn.
Continu verbeteren
Borging van beheer is ook om een andere reden belangrijk. Procesverbetering is een continu proces. Het is niet effectief om één keer in de zoveel tijd gas te geven en de rest van de tijd op de rem te staan. Daarvoor is de interne en externe dynamiek in organisaties veel te groot. AFAS biedt enorm veel functionaliteit. Vanuit een beheerplan kun je dan ook makkelijker beslissen om een verbetering in de processen in te richten. Om een voorbeeld te geven: het is het mogelijk om in het proces voor indiensttreding van een medewerker meteen andere afdelingen zoals ICT of facilitaire zaken mee te nemen. Bij de registratie van een nieuwe collega kan op die manier meteen een laptop en telefoon worden besteld. Door het te borgen in een proces zet je alle hekken dicht en weet je zeker dat er niets vergeten wordt. Hierdoor zal de nieuwe medewerkers zich ook direct welkom voelen.
Privacy waarborgen
Organisaties zijn verplicht zorgvuldig om te gaan met persoonlijke gegevens van hun mensen. Goed beheer van AFAS is daar onlosmakelijk mee verbonden. Zo kan het handig zijn als verschillende afdelingen of zelfs derde partijen via Profit of InSite toegang krijgen tot een beperkte hoeveelheid gegevens. Het is echter niet de bedoeling dat zij door een aanpassing van de autorisatiestructuur meer te zien krijgen dan gewenst is. Het advies is dan ook om een wijziging in de autorisatie nooit door één persoon te laten bepalen, maar altijd in afstemming met een leidinggevende of de directie.
Beheer is echt een continu verbeterproces. Uit jarenlange ervaring kunnen we zeggen dat klanten die vanuit een plan continu optimaliseren, veel meer rendement en plezier uit de software halen. Ga er dus alsjeblieft mee aan de slag. En als je hier hulp bij nodig hebt, helpt je succesmanager, consultant of projectleider je hier graag bij.
Heb je nog vragen of suggesties voor het beheerplan? Maak dan gebruik van de Succesbeheer workflow.
De ervaring is dat klanten
die vanuit een plan continu optimaliseren, veel meer rendement en plezier uit de software halen. Ga er dus alsjeblieft mee aan de slag.