De hele digitaliseringstrend is volgens mij een belangrijk winstpunt, in ieder geval bij Arq Psychotrauma Expert Groep. De transitie van papieren facturen naar digitale facturering is voor onze organisatie een grote beweging. Dat geldt ook voor de overgang van een papieren aanvraagformulier voor goederen naar een workflow in Profit. Papierloos werken is nu eenmaal sneller en als er iets misgaat kun je ook makkelijk traceren waar de oorzaak ligt. Dat helpt ons om processen steeds verder aan te scherpen.
Iedereen meekrijgen in het digitaliseringsproces blijft aandacht vragen. Continu bespreek ik met collega’s hoe ze nu werken en hoe het met AFAS efficiënter kan. Om dat waar te maken willen we intern de kennis van de software op een hoger niveau brengen en vooral ook houden. Daarom probeer ik collega’s te enthousiasmeren door ze veel uit te leggen, in persoonlijke gesprekken en via andere informatiebronnen. Zeker in een organisatie met weinig affiniteit met IT is het essentieel om mensen het belang zelf te laten ervaren. De automatische verwerking van de inschrijving voor een cursus tot een verkoopfactuur lijkt misschien een eenvoudig voorbeeld. Het maakt wel duidelijk dat AFAS onze mensen tijd en handelingen bespaart. Bovendien verloopt daardoor de financiële afwikkeling efficiënter.
Er is nog veel voordeel met AFAS te behalen. Volgens mij benutten we nog maar zo’n 25 procent van alle mogelijkheden. We kunnen dus nog vier keer zoveel winst behalen. Er is nog veel werk te doen. Ons proces voor de inkoopfacturen verloopt nog heel traditioneel. Een factuur komt binnen via mail, wordt geprint en goedgekeurd. Het doel is om een scan via een workflow direct in Profit te verwerken. We hebben al veel slagen gemaakt. Toch moeten we de laatste stap van e-mail naar inlezen in Profit nog zetten. Omdat dit best grote stappen zijn, proberen we alles te doseren.
Veranderingen voeren we stapje voor stapje door. Daarbij laten we steeds zien wat we veranderen en waarom. In veel gevallen is het overduidelijk dat de bestaande processen sneller en eenvoudiger kunnen. Mensen moeten daar zelf invloed op kunnen uitoefenen en voordelen zelf ervaren. Dat geldt ook voor het management. Als we alles goed invoeren in Profit hebben we een schat aan managementinformatie. Ons financiële team heeft recent een cursus gevolgd voor het gebruik van de BI-tool. Na de demo van een AFAS controller ging bij hen de knop om. Een goed beeld van concrete mogelijkheden zet het vliegwiel echt in gang. Er is zelfs geopperd om zelf onze jaarrekening op te maken vanuit Profit, in plaats door de accountant. Uiteraard moet de accountant wel de jaarrekening controleren. Dit soort constateringen onderstreept voor mij dat de AFAS motor bij ons al goed draait.
AFAS mag wat mij betreft de kruisbestuiving tussen klanten wel actiever stimuleren. Bijvoorbeeld door ze met elkaar in gesprek te laten gaan. Ik vind het heel interessant om te weten welke andere GGZ-organisaties ook met AFAS werken. En vooral ook te horen waar ze tegenaanlopen en welke oplossingen dat oplevert. Referenties zijn voor mij een belangrijke aanjager om AFAS nog effectiever in te zetten.
Arno volgde het Succesbeheer Traineeship met succes! Kom meer te weten over het Succesbeheer Traineeship.
Naam: Arno de Liever
Werkt bij: Arq Psychotrauma Expert Groep
Kernactiviteit: Arq biedt kennisontwikkeling en kennisoverdracht, begeleiding en behandeling, preventie en ondersteuning rondom de gevolgen van schokkende gebeurtenissen en psychotrauma
Aantal medewerkers: 450
Aantal uren AFAS beheer per week: 36 uur