Tijdens een reorganisatie zijn alle administratieve afdelingen binnen ViVa! Zorggroep samengevoegd in één administratieve dienst. In eerste instantie werd ik daardoor boventallig. In overleg met de manager HRM en mijn leidinggevende kon ik mijn administratieve kennis en ervaring gebruiken in de projectgroep die zich richt op de optimalisatie van AFAS. Bovendien mocht ik het Succesbeheer Traineeship bij AFAS volgen. Dit alles om de transformatie naar een digitale organisatie te ondersteunen. We hebben duidelijk gekozen voor papierloos werken en binnen de organisatie zie ik een grote bereidheid om dit streven waar te maken. Dat is de basis om concrete stappen te zetten. We zijn er nog niet, maar wel al goed op weg.
Bij de implementatie van AFAS zijn onze bestaande processen een-op-een overgezet naar AFAS. Om echt van de software te profiteren, moeten we nog een optimalisatieslag maken. We doen momenteel nog relatief veel op papier, maar willen digitaal gaan werken. Op die manier verliezen medewerkers geen tijd meer aan het invullen en kopiëren van formulieren. Door collega’s op administratief gebied te ontzorgen, kunnen ze meer tijd besteden aan hun kernactiviteit: goede zorg bieden aan onze cliënten. Het doel is om administratieve processen in een workflow automatisch af te handelen, inclusief digitale ondertekening. In het verlengde daarvan willen we eindgebruikers ook meer inzicht in de processen bieden. Dat draagt er allemaal aan bij dat mensen hun werk eenvoudiger kunnen doen.
Onze organisatie zit dus middenin het veranderproces naar een digitale organisatie. Het is mijn taak om dit in goede banen te leiden. Dat was ook onderdeel van mijn case tijdens mijn Succesbeheer Traineeship. We zetten in eerste instantie in op vier pijlers: recruitment/in dienst, verzuim, opleidingen en declaraties. Die processen pakken we eerst aan. Dat doen we door samen met eindgebruikers te inventariseren waar verbeteringen mogelijk zijn. Met mijn kennis van de processen en van AFAS voeren we deze verbeteringen door en daarmee realiseren we vereenvoudiging voor de eindgebruikers. Uiteindelijk moeten ze zelf ervaren hoe prettig en makkelijk het is om bijvoorbeeld in een HR-portaal te werken. En hoeveel tijd ze dan overhouden om te doen waarvoor ze bij ViVa! werken: zoveel mogelijk tijd aan cliënten besteden.
Ik wil eindgebruikers enthousiast maken door ze de voordelen zoveel mogelijk zelf te laten ervaren. Communicatie speelt daarbij een sleutelrol. Toen wij overgingen op AFAS was daar eerst te weinig aandacht voor. Dan sta je eigenlijk 1-0 achter. Door medewerkers actief te betrekken en input bij hen op te halen maken we nu een inhaalslag. Ook timing is dan belangrijk. Bijvoorbeeld de ingebruikname van de Pocket App voor het inzien van het loonstrookje en de jaaropgaven. Het is slim om dat bijvoorbeeld aan het begin van het jaar te doen als medewerkers hun belastingaangifte moeten doen. Dan merken ze meteen hoe handig het is als je altijd toegang tot je gegevens hebt met één druk op de (app)knop.
Ik ben tevreden over de ondersteuning van AFAS. Ik maak bijvoorbeeld dankbaar gebruik van de kennis en ervaring van de Succesmanagers. Als ik een vraagstuk heb, onderzoek ik dat graag met hen. Ze zijn heel toegankelijk, maar je moet wel zelf het initiatief nemen. Verder bezoek ik inspiratiesessies. Laatst was ik bij een sessie over VVT. Het is goed om beheerders uit dezelfde sector te ontmoeten en met hen te sparren. Verder helpt het zeker dat ik als Succesbeheer Trainee een paar maanden bij AFAS heb rondgelopen. Daardoor weet ik vrij goed wie ik kan benaderen met een specifieke vraag.
Chantal volgde het Succesbeheer Traineeship met succes! Kom meer te weten over het Succesbeheer Traineeship.
Functie: Procesbeheerder
Bedrijfnaam: ViVa! Zorggroep
Kernactiviteit: ViVa! Zorggroep biedt diensten en zorg die afgestemd is op de wensen en behoeften van cliënten van alle leeftijden. Het doel is steeds dat mensen in hun eigen woonomgeving kunnen wonen.
Aantal medewerkers: 3.500
Aantal uren AFAS per week: 32 uur