Spot on: AFAS Beheerder Marion Vunderink

5 vragen over het beheer van AFAS bij Stadstoezicht Almelo

AFAS beheerders zorgen dat de software bij hun organisatie goed draait en iedereen prettig kan werken. We begrijpen dat iedere organisatie een eigen karakter heeft. Toch zijn er ook zeker overeenkomsten. AFAS beheerders lopen regelmatig tegen dezelfde uitdagingen aan. In de rubriek ‘Spot on’ zetten we de spotlight op een AFAS beheerder. Hij of zij deelt ervaringen, tips en successen uit de praktijk. Dit keer staat de spot op Marion Vunderink van Stadstoezicht Almelo. We stelden haar vijf vragen.

Wat zie je als grootste succes?

"De koppeling van Profit met ons parkeersysteem is een prestatie waar ik heel trots op ben. Voorheen moesten we de gegevens uit parkeersysteem handmatig invoeren in Profit. Dat betekende veel dubbel werk, dat nu automatisch gebeurt. In het verlengde daarvan willen we ook de parkeeropbrengsten automatisch in Profit gaan boeken. Dat is niet eenvoudig. We krijgen geld contact, via pin en mensen kunnen ook met een app betalen. Het doel is om al deze financiële stromen met een druk op de knop in te voeren en inzichtelijk te maken."

Wat is je grootste uitdaging als AFAS beheerder?

"AFAS is zo veelomvattend dat het lastig is om alle mogelijkheden goed in beeld te krijgen. Er kan gewoon verschrikkelijk veel. Wij werken als sinds 1997 met AFAS en zijn destijds begonnen met de beschikbare templates. Door meteen in een goede basisinrichting te investeren, kost beheer veel minder inspanning. Het is wel de uitdaging om de oorspronkelijke inrichting steeds goed af te stemmen op de actuele situatie. In sommige gevallen hebben we de bestaande functionaliteit maximaal opgerekt. Dan komt het wel voor dat we de inrichting helemaal opnieuw moeten doen om de software weer optimaal te kunnen benutten. Zo is de autorisatiestructuur in de loop der jaren organisch gegroeid en complex geworden. Het plan ligt al klaar om schoon schip te maken en deze structuur op basis van nieuwe functionaliteit opnieuw in te richten. Het is een ongoing uitdaging om alle bedrijfsprocessen te blijven verbeteren en te optimaliseren. Hierbij lukt het AFAS toch elke keer weer om mij enthousiast te houden en toch weer naar nieuwe mogelijkheden en optimalisaties laat zoeken."

Waar is binnen jouw organisatie nog winst met AFAS te behalen?

"Er kan altijd meer met AFAS. Een van de onderwerpen waar we aan werken is het verbeteren van onze klantportal in OutSite. Aanvragen van nieuwe abonnementen en wijzigingen voor klanten zijn al in een workflow ondergebracht. Deze opties zouden we graag in een webshop omgeving, inclusief betaalfunctionaliteit, willen aanbieden. Daarmee stroomlijnen we niet alleen onze processen, we verbeteren ook de service aan klanten."

Hoe krijg je collega’s mee bij veranderingen en in het bijzonder het management?

"De eerste jaren was het lastig om mensen te enthousiasmeren. Dat heeft aan de ene kant te maken met de leeftijdsopbouw van onze medewerkers, maar ook de wat starre cultuur binnen onze overheids bv speelde daarbij een rol. Om te zorgen dat iedereen van AFAS profiteert, laat ik collega’s meedenken over de benodigde veranderingen. Ik geef aan wat er allemaal kan en vraag naar hun wensen. En dat geldt eigenlijk ook voor de managers. Ik laat ze zien waar de potentiele voordelen liggen. Als ik het dan ook echt waarmaak, wordt de drempel snel lager."

Hoe kan AFAS je helpen om jou en jouw organisatie nog meer uit de software te laten halen?

"Het is van groot belang dat AFAS goed naar wensen van klanten blijft luisteren. Ik heb in het verleden veel samengewerkt met consultants en dan was het uitgangspunt: wat wil je? Momenteel heb ik de indruk dat de bereidheid om uitzonderingen te ondersteunen afneemt. Standaardisatie biedt op heel veel vlakken grote voordelen. Toch is het belangrijk om oog te houden voor de balans tussen wat de software kan en wat klantorganisaties er concreet mee willen bereiken."

Even voorstellen

Naam: Marion Vunderink

Werkt bij: Stadstoezicht Almelo bv

Kernactiviteit: Stadstoezicht houdt samen met de politie het toezicht in de openbare ruimte en verzorgt het parkeerbeheer in Almelo.

Aantal medewerkers: 50

Aantal uren AFAS beheer per week: 16 (van de 24 uur)