Onze organisatie is sterk in beweging. Intergamma heeft recent zo’n 150 winkels van een franchisenemer overgenomen. Omdat we deze winkels en mensen in onze eigen structuur moeten opnemen, heeft dit een grote impact op de interne organisatie. Er komen veel nieuwe mensen bij en een aantal afdelingen smelten samen. In die nieuwe situatie moet iedereen aan de slag kunnen met AFAS. Het is nu mijn uitdaging om dit alles op een logische manier in de autorisatiestructuur te borgen. We hebben inmiddels wel bedacht hoe we de organisatiestructuur willen hebben, maar dat moet nu ook naar de applicatie vertaald worden.
Ik ben min of meer in mijn rol als AFAS beheerder gerold. Als informatieanalist was ik verantwoordelijk voor een koppeling van AFAS met een roostersysteem van franchisenemers. Dat project ging heel wat verder dan wat velden koppelen. Door met franchisenemers in gesprek te gaan, heb ik de processen in de vestigingen doorgrond en ingeschat wat ze echt nodig hadden. Anderzijds moest ik me flink verdiepen in AFAS om het roosterproces makkelijker en betrouwbaarder te maken. Ik ben trots dat die koppeling nu goed werkt en het roostersysteem ook HR-gegevens uit AFAS gebruikt. Aansluitend wordt aan de hand van de gewerkte uren ook de uitbetaling automatisch geregeld.
Ik sta duidelijk nog aan het begin van mijn AFAS carrière. Toch zien collega’s mij als aanspreekpunt voor AFAS. Mijn doel is om hun werk makkelijker en leuker te maken. Op dat vlak zijn er heel wat kansen binnen Intergamma. Dat geldt voor collega’s op het hoofdkantoor en in de vestigingen. De Pocket App kan daarbij enorm helpen. Hiermee kan iedereen eenvoudig verlof aanvragen, uren registreren of declaraties indienen. In combinatie met de achterliggende workflows bespaart iedereen veel tijd. Tegelijkertijd daalt de foutkans. Een andere optie die we zeker gaan benutten, is digitaal ondertekenen. Zeker voor arbeidscontracten biedt deze functionaliteit de kans om papieren processen verder uit te bannen.
Omdat er momenteel veel veranderingen zijn, is er in projecten heel veel aandacht voor communicatie. Ook in mijn projecten spelen collega’s een sleutelrol. Ze geven praktijkinput en helpen met testen. Verder laat ik de voordelen zoveel mogelijk in de praktijk zien. En als iemand bijvoorbeeld moeite heeft om zijn verlofdagen in te zien, ga ik er vaak letterlijk naast zitten om mee te kijken en praktische tips te geven. Zeker in deze fase is het belangrijk dat collega’s het nut van veranderingen écht ervaren.
Ik heb het Succesbeheer Traineeship kortgeleden afgesloten. Dit heeft me niet alleen een goed beeld gegeven van alles wat we met AFAS kunnen. Ik heb ook waardevolle contacten opgedaan. Zeker met de huidige dynamiek binnen Intergamma is het goed om een achtervang te hebben. Niet alleen om te weten of iets überhaupt in Profit kan. Vaak is het ook prettig om even te sparren over een idee of te toetsen of ik op de goede weg ben. In dat proces is het fijn dat ik een goed contact met onze Succesmanager heb en hij altijd bereikbaar is.
Ton volgde het Succesbeheer Traineeship met succes! Kom meer te weten over het Succesbeheer Traineeship.
Functie: Analist bouwmarktautomatisering
Bedrijfsnaam: Intergamma
Kernactiviteit: Intergamma is de organisatie achter de doe-het-zelf formules GAMMA en KARWEI en ondersteunt bijna 400 bouwmarkten in Nederland en België
Aantal medewerkers: Circa 400 op kantoor & 5.000 in de bouwmarkten
Aantal uren AFAS per week: 30 uur