Voor het opstellen van een werkgeversverklaring is geen standaardoplossing in AFAS. De basisgegevens, zoals de medewerkersgegevens of de contractvorm, genereren we wel automatisch. Sommige dingen weten we echter niet. Bijvoorbeeld of een werkgever de intentie heeft om een contract om te zetten naar onbepaalde tijd. En dat geldt ook voor de specifieke opbouw van het salaris. Organisatie gaan anders om met berekeningen voor overwerk of het toekennen van vakantiegeld. Je moet dit dus zelf berekenen en invullen. En dat wil én kan je automatiseren.
Het doel is dat medewerkers zelf een werkgeversverklaring aanvragen via een knop in InSite. De workflow genereert dan automatisch alle gegevens, inclusief salaris, en na een check door HR, kan de medewerker de verklaring downloaden en indienen. Klinkt eenvoudig en dat is het eigenlijk ook. Het enige dat je hiervoor moet doen, is een paar stappen doorlopen. Disclaimer: Het is dan wel handig als je al eens een looncomponent hebt aangemaakt, maar dat is voor de meeste Payroll beheerders geen probleem.
Op de verklaring moet je loonbestanddelen invullen. Het is dus zaak de berekening per loonbestanddeel voor jouw organisatie te bepalen. Bijvoorbeeld het jaarsalaris is het parttime salaris maal het aantal gewerkte periodes. Of overwerk is het gemiddelde van de afgelopen 12 maanden. Als je de waarde bepaald hebt, kan je hiervoor looncomponenten maken. Deze berekenen wat nodig is voor het formulier. Deze looncomponenten worden dan elke periode berekend met de waarde die je dan invult op de werkgeversverklaring.