Hoe ingeburgerd mailen ook is, er kleven risico’s aan. Nog los van een foutje met een verkeerd adres, weet je nooit helemaal zeker waar je mail en dus je informatie of bijlage terechtkomt. Blijft de mail eindeloos in een mailbox staan of stuurt iemand hem door naar een collega? Of wordt een bijlage op een server of andere - soms - onbeveiligde map geparkeerd? Zodra je de mail verstuurt, is ook jouw grip op de inhoud weg. Dus ook de controle over wie financiële gegevens, contracten of privégegevens van een klant, relatie of sollicitant kan inzien.
Natuurlijk wil je het vertrouwen van je klanten niet schaden of wet- en regelgeving overtreden. Informatiebeveiliging is niet voor niets een hot item. Hoewel AFAS geen securityspecialist is, bieden we wel een praktische oplossing om risico’s eenvoudig te voorkomen. En deze oplossing zit al standaard in onze software.
Met de portalfunctionaliteit van AFAS kan je namelijk direct en veilig communiceren en met klanten, leveranciers of toekomstige medewerkers. Alleen geregistreerde en geautoriseerde gebruikers hebben toegang tot specifieke gegevens of dossieritems in OutSite, zoals bijvoorbeeld een Werkenbij-portal. Dit maakt communicatie heel doelgericht en gegevens blijven op een veilige plek. Omdat er geen mail aan te pas komt, valt je data niet per ongeluk in verkeerde handen.
Het gebruik van klantportals heeft nog veel meer voordelen. Je kan ook makkelijk workflows inrichten. Die maken processen in je organisatie en de communicatie met anderen sowieso veel efficiënter en leuker. En ook in het geval van security-issues geven workflows duidelijkheid en houvast. Bijvoorbeeld bij vragen over security of voor het melden van een mogelijk datalek. Als een klant of leverancier onregelmatigheden signaleert, sturen ze die makkelijk in via een knop of menu-item op de klantportal waarbij ook heel duidelijk en zeker is dat de informatie op de juiste plaats terecht komt.
Als bedrijf ben je verplicht zo’n melding snel en transparant af te handelen. En dat wil je ook. Je hebt geen zin in onnodige risico’s of schade voor je klanten of je eigen organisatie. Een workflow waarborgt de snelle en gestructureerde afhandeling door de juiste personen. Zo wordt er niets over het hoofd gezien en zijn alle stappen nauwkeurig vastgelegd. Dat laatste is fijn voor de melder en van belang voor audits en kwaliteitsmanagement. Tot slot moeten de juiste medewerkers snel op de hoogte zijn om actie te ondernemen. Dat kan heel makkelijk met een melding via bijvoorbeeld de Pocket App. Een security-incident blijft zo nergens hangen. Snelle actie is extra belangrijk omdat de wet ook duidelijke tijdlimiet stelt.
Voor ons is het glashelder: Deel geen vertrouwelijke informatie via mail. Het is niet veilig, maar vooral niet nodig met onze portalfunctionaliteit.