Je bent projectbaas. Benader elke verandering, groot of klein, dan ook als een project. Dus met een duidelijk doel en een concreet begin en einde. Dat klinkt heel logisch, maar in de praktijk wordt het toch regelmatig vergeten. Hierdoor weten betrokkenen niet precies wat ze kunnen verwachten en is de ontvangst lauw. Natuurlijk is projectmatig werken – planning, doel, resultaat en draagvlak - voor een verandering van de huisstijl belangrijker dan voor een kleine workflowaanpassing. Maar in beide gevallen wil je wel gewoon je doelen bereiken. Een extra voordeel van deze aanpak is dat je gefaseerd kan werken. Dat is wel zo duidelijk voor jou, je team en je collega’s.
Meer informatie, tips & tricks vind je op de themapagina over projectmatig werken.
Dat klinkt best wel serieus. Maar met een stakeholderanalyse breng je gewoon vooraf in kaart wie invloed heeft op jouw project. Als je dat weet, kan je deze mensen namelijk in de verschillende projectfases betrekken. Bijvoorbeeld de opdrachtgever voor het uitdenken van het proces of om draagvlak op te bouwen. Als het goed is, hebben sommige collega’s ook belang bij de oplossing die jouw project biedt. Zij kunnen je dus mooi helpen bij de inrichting of testen. Verder is het slim om enthousiaste collega’s of sponsoren te betrekken om makkelijker eventuele weerstand te overwinnen. Want uiteindelijk zal er iets veranderen voor je collega’s. Zorg dus dat je weet wie belang heeft bij de oplossing en informeer ze goed.
Als projectleider of AFAS beheerder trek jij de kar. Toch sta je er niet alleen voor. Je kan taken prima over verschillende collega’s verdelen. Benut hierbij de kennis in je organisatie. Dus schakel voor technische zaken met de ICT-afdeling en leg de interne communicatie neer bij een communicatiemedewerker. Samen weet je veel meer. Zorg wel dat iedereen het einddoel voor ogen heeft en dat jij de regie houdt. En verzamel de lessons learned, zodat je de volgende keer het wiel niet meer hoeft uit te vinden.
De verandering die je met de software wilt realiseren, staat niet op zichzelf. Bovendien moet een proces of workflow een collega of afdeling wel écht vooruit helpen. Vergeet dus de gebruiker niet. Die moet uiteindelijk met het systeem werken en er van profiteren. Houd de gebruikerservaring dus goed in de gaten. Dat is niet eenvoudig, omdat gemak voor de één, extra werk voor de ander kan betekenen. Je wilt het liefst een win-win situatie creëren. In de praktijk is dat niet altijd haalbaar. Maar als je alle stakeholders betrekt en naar ze luistert, kom je een heel eind.
Uitstelgedrag is een risico voor elk project. Als de planning te vrijblijvend is, verlies je focus. Een uitdagende planning houdt projectleden bij de les. Dat is extra belangrijk als projectleden ook nog hun gewone werk hebben. Maak dus een goede tijdsinschatting en bedenk vooraf met stakeholders en het projectteam wat er nodig is om de doelen te bereiken. Dat is de basis voor een realistische taakverdeling. Als die akkoord is, kan je van denken overstappen naar concrete actie. Iedereen weet dan wat hem of haar te doen staat en vooral ook wanneer. En laat het vooral weten als het gelukt is. Dat is positieve bewijslast voor het succes van het project.
Door al deze serieuze tips zou je bijna vergeten dat een project runnen vooral heel leuk is.
Ruim dus voldoende tijd in voor luchtigheid en fun. Voeg wat (flauwe) humor toe aan je vergadersessie of zoomcall. Spreek eens af om samen (online) een lunch te maken of start een sessie met een pubquiz. Dit kan je natuurlijk breder trekken. Maak je collega’s dus enthousiast met een filmpje in plaats van met een droge handleiding. Of organiseer een prijsvraag: wie stuurt het eerste een declaratie in? Elk project is leuker met een lach!
Mensen houden niet van veranderen. Zeker als iets al jaren hetzelfde gaat, hebben mensen een zetje in de goede richting nodig. Als je dat niet doet, gaat jouw prachtige functionaliteit verstoffen. Kweek dus fans. Met tip 2 (stakeholders) en tip 3 (betrek de organisatie) ben je goed op weg. Informeer de directie of het management en stimuleer ze om zich actief met het project te bemoeien. Dat maakt de acceptatie veel makkelijker. Wees ook duidelijk. Er zijn geen alternatieven meer. Als mensen hardleers zijn, laat je nog een keer zien hoe makkelijk het is. Bovendien staat het management achter je en zij geven natuurlijk het goede voorbeeld!
Als alles achter de rug is, is achteroverleunen en terugkijken niet altijd eenvoudig. Je hebt keihard gewerkt, maar meestal wacht de volgende uitdaging al. Veel mensen vergeten dat het vieren van een resultaat net zo belangrijk is als het resultaat zelf. Dat geldt voor jou, voor je team en voor de gehele organisatie. Die krijg je makkelijker mee als je ze vertelt hoe het project verlopen is en wat je bereikt hebt. Maak dus een nieuwsbericht voor InSite of neem een video op. Daar kan je mooi nog een keer de demo in meenemen. Vergeet dus vooral niet om ook je successen delen en te vieren als een baas!
Wil je nog meer weten over hoe je succesvol leiding geeft aan veranderingen? Bekijk dan de video die Succesmanager Evelien en projectleider Luuk op het Succestival over dit onderwerp maakten. Of maak een afspraak met een succesmanager.
Luuk van den Oosterkamp (Projectleider) en Evelien Mulder (Succesmanager) gaven je tijdens Succestival 2021 8 praktische tips die je kunnen helpen jouw project een succes te laten worden. Je kunt de video nu terugkijken!