Het bedrijf van Van der Prijt is gevestigd in Hoofddorp, en telt vier medewerkers, inclusief hijzelf en zijn vader. Van der Prijt: ‘We zijn er van oudsher voor de kleine tot middelgrote ondernemer. En persoonlijk contact is superbelangrijk voor ons. Reclame hebben we nooit gemaakt, onze website is eigenlijk ook behoorlijk achterhaald. Die is vooral ook overbodig: al onze klanten komen bij ons door mond-tot-mondreclame. Mijn vader heeft die basis ooit gelegd, en daar ben ik hem heel dankbaar voor. We kunnen verder bouwen op een stevig fundament.’
‘We begeleiden sinds jaar en dag ondernemers met hun administratie, en we zorgen dat ze voldoen aan hun fiscale verplichtingen. Daarnaast gaven we ook al wel financieel advies, maar sinds een paar jaar gaan we veel verder. Noem het persoonlijke begeleiding, noem het life coaching of business coaching, dat maakt me niet zoveel uit. De kern is dat iedere ondernemer óók een mens is. Met zijn eigen bijzonderheden, overtuigingen en frustraties. En dat heeft invloed op je zaak, of je nou wilt of niet, en daar zul je mee om moeten gaan. Dat is een kwestie van mindset, en daar helpen we je nu óók bij. Als je daarop zit te wachten, natuurlijk.’
Vroeger bestond de begeleiding door A.A.C. vooral uit een uurtje praten over de jaarrekening. ‘We focusten dan puur op de cijfers. Die waren ook altijd nieuw voor de klant, vers van de pers. Tegenwoordig willen we óók best nog een keer met je naar de cijfers kijken, maar hebben we daarnaast de ruimte om meer te doen. Daarom vragen we nu voor elk gesprek: waar wil je ’t over hebben? Wat wil je bereiken, waar wil je naartoe?’
‘Nu helpen we klanten écht verder, terwijl ze ook nog steeds de zekerheid hebben dat hun administratie op orde is.’
Die ruimte kwam er niet zomaar - daarvoor moest de hele manier waarop A.A.C. zijn administratie ingericht had, op de kop. En daar zat Van der Prijt in eerste instantie helemaal niet op te wachten. ‘Ooit, in een grijs verleden, gebruikten we een softwarepakket waarvan de aanbieder aankondigde dat ze dat alleen nog online aan zouden bieden. Op een manier die wij niet efficiënt vonden, en die ons bovendien meer geld zou gaan kosten. Toen zijn we overgestapt naar AFAS. Ik geloof dat dat in 2004 was. En alle jaren daarna werkten wij heel prettig met de software van AFAS. Het was snel, overzichtelijk, en lekker in eigen beheer. En als we eens een vraag hadden, werden we altijd goed en snel geholpen. Tot vijf of zes jaar geleden. Toen kondigde AFAS aan: we gaan online. En het licentiemodel verandert ook. Een snelle rekensom leerde dat wij fors meer zouden moeten gaan betalen. Je snapt, we waren not amused.’
‘Toen ik met AFAS om tafel ging, hadden we het lek gauw boven water. Het kwam erop neer dat wij onze software niet zo handig hadden ingericht. Of in ieder geval: niet optimaal. We gebruikten voor elk van onze toen 250 klanten een eigen, unieke omgeving. Voor ons werkte dat prima. En we waren altijd druk, dus wie gaat er dan kijken of hij zijn software nog wat handiger in kan richten? Wij niet in elk geval. Totdat we dus per omgeving zouden moeten gaan betalen.’
Samen met succesmanager Thymo Kastein zocht Van der Prijt een oplossing. ‘Thymo maakte me duidelijk dat het veel handiger was om één omgeving in te richten, en daar alle losse administraties onder te hangen. Een boekhoudfabriek, noemde hij dat. Een groot voordeel daarvan is dat je alles maar één keer in hoeft te richten. Bijvoorbeeld omdat je één basis grootboekschema hebt. Als daar iets in veranderd moet worden, doe je dat – en dan heb je het geregeld voor al je klanten. Voorheen deden we dat per klant, als we er tegenaan liepen dat die klant dat ook nodig had. Hetzelfde geldt voor andere onderdelen van een administratie, zoals een debiteuren- en crediteurendatabase. Zo zorgt de boekhoudfabriek ervoor dat er fors minder onderhoud nodig is. En dat de kans op fouten kleiner wordt. Doordat je automatisch uniform werkt, kun je alle informatie altijd op dezelfde plek vinden en benaderen.’
Van der Prijt was snel overtuigd. ‘Maar de uitvoering was wel een flinke uitdaging. We hebben het onszelf ook niet makkelijk gemaakt. Ergens hadden we het liefst gewoon doorgewerkt zoals we altijd deden, maar dat was geen optie meer. En dus hebben we gezegd: dan pakken we het grondig aan. Met een nieuwe inrichting, én met scan-en-herken-software. We zijn per 1 januari 2021 overgegaan naar de nieuwe omgeving, en de maanden daarvoor hadden we het ontzettend druk met inrichten, migreren en koppelen. En de maanden daarna waren we dus bezig met het afronden van de boekjaren van 250 klanten, en het bijhouden van hun nieuwe administratie in een nieuwe omgeving. Dat was best hectisch, bij vlagen.’
‘We wisten dat al het werk eenmalig zou zijn. Dat scheelde. Na een half jaar merkten we dat we bijna geen nieuwe relaties meer aan hoefden te maken. En dat een enorm deel van het ouderwetse handwerk verdampt was. We hielden merkbaar tijd over. Voorheen hadden we ongeveer een jaar werkachterstand. Dat was toen helemaal niet gek hoor, ondernemers kwamen af en toe een schoenendoos administratie brengen die dan verwerkt moest worden. Maar tegenwoordig zijn we real-time bij. En houden we tijd over voor onze klanten. Dat betekent in de praktijk dat we vaker kunnen bellen, meer ruimte hebben voor gevraagd en ongevraagd advies. En we kunnen dus coachen. Daar was ik al veel mee bezig, ik had er opleidingen voor gedaan, en het kwam nu geweldig bij elkaar.’
Dat coachen draait vaak om balans, merkt Van der Prijt. ‘Ondernemers hebben de neiging om vooral heel hard te werken. Maar ik ben zelf ook het levende voorbeeld dat het loont om hándiger te werken. Ik heb zelf inmiddels een veel gezondere werk-privébalans. Dat komt de zaak ook ten goede. Uiteindelijk denk ik dat openstaan voor nieuwe mogelijkheden, voor groei, van levensbelang is voor iedere onderneming. Anders val je stil. En ik vind het te gek als ik anderen daar ook bij helpen kan.’
Dat claimen we in elk geval in onze commercial. Hoofdpersoon Jonas tovert zijn organisatie in 30 seconden om in een vrolijke, efficiënte club. In de praktijk duurt het misschien iets langer. Maar met slimmer en handiger werken zorg je hoe dan ook voor de ruimte die nodig is om meer te doen voor je klanten. Kijk maar naar A.A.C.