De veelgestelde vragen over inkoop

Naar aanleiding van het webinar over inkoop zijn er vragen gesteld. We hebben hier de meestvoorkomende vragen gebundeld en beantwoord.


Wil je het webinar terugkijken?

Doe dit dan op de themapagina 'van Budget tot Betaling'. 

Inkoopaanvragen

Autorisatie op verbijzonderingscode

Het is mogelijk om via gegevensfilters verbijzonderingscodes (bijvoorbeeld kostenplaatsen en kostendragers) te autoriseren en per gebruikersgroep in te richten. Als een gebruiker voor slechts één verbijzonderingscode geautoriseerd is, dan zal Profit deze automatisch selecteren zodat de gebruiker geen keuze meer hoeft te maken.
Meer informatie over gegevensfilters

Autorisatie op productgroepen en producten

Het is mogelijk om via gegevensfilters productgroepen en producten te autoriseren en per gebruikersgroep in te richten. Daardoor ziet een ingelogde gebruiker niet alle productgroepen, maar enkel diegenen waarvoor hij/zij geautoriseerd is.
Meer informatie over gegevensfilters

Budgethouders

Grondslagen budgethouders

Je kunt budgethouders vastleggen per grootboekrekening of verbijzonderingscode. De budgethouder is altijd een specifieke gebruiker en niet een gebruikersgroep. Per administratie kan je een andere budgethouder aanwijzen.
Meer informatie over budgethouder

Procuratieschema

Aantal beoordelaars

Het is mogelijk om per combinatie van administratie/grootboekrekening/verbijzondering in totaal 10 beoordelaars in te richten. Deze 10 beoordelaars zijn actieve Profit-gebruikers, geen gebruikersgroepen.
Meer informatie over het procuratieschema

Grondslagen procuratieschema

De grondslagen van het procuratieschema worden per omgeving ingericht en hiervan kan niet per administratie afgeweken worden. De volgende grondslagen kunnen gebruikt worden om het procuratieschema in te richten: administratie, grootboekrekening, verbijzonderingscode as 1, verbijzonderingscode as 2, verbijzonderingscode as 3, verbijzonderingscode as 4 en verbijzonderingscode as 5.

Meer informatie over het procuratieschema

Beoordelaars bij verlof of verzuim

Indien uit de HRM-administratie blijkt dat een medewerker afwezig is en er een vervanger aangewezen is, dan kan hij/zij de taken van de beoordelaar overnemen. Om dit toe te staan kan je in de bestemmingen van workflowtaken in de workflow-editor de beoordelaarsgroep “inclusief vervangers” aanwijzen. Meer informatie over het procuratieschema

Grensbedragen

De grensbedragen per beoordelaar (1 tot en met 10) in het procuratieschema kunnen per administratie ingericht worden. Daarmee kan je inrichten dat de grensbedragen voor bijvoorbeeld de holding veel hoger zijn dan in een werkmaatschappij.
Meer informatie over het procuratieschema 

Beoordelaars vervangen

Als een beoordelaar uit dienst gaat dan kan je eenvoudig zijn/haar rol in het procuratieschema laten innemen door een nieuwe beoordelaar. Hoe je dat doet staat beschreven in de KnowledgeBase.
Meer informatie over beoordelaars



OCI-koppeling

Aangesloten leveranciers

Op dit moment kan je de volgende leveranciers aansluiten via een OCI-koppeling: ARP (hardware), BestDeal (diversen), Bidfood (voedingsmiddelen), BuyItDirect (hardware), Distrivers (voedingsmiddelen), Lyreco (kantoorartikelen), Manutan (kantoorartikelen), Medeco (zorgartikelen) en Technische Unie (installatietechniek). Uiteraard zijn we hard bezig om meer leveranciers voor je aan te sluiten. Heb jij een leverancier die niet in de lijst staat maar die je wel graag aansluit? Vraag de leverancier dan contact op te nemen met onze productspecialisten door dit formulier in te vullen

Nieuwe leverancier aansluiten

We sluiten graag nieuwe leveranciers aan via OCI om jouw inkoopketen zo volledig mogelijk te automatiseren. Heb jij een leverancier die je graag wilt aansluiten via OCI? Vraag de leverancier dan contact op te nemen met onze productspecialisten door dit formulier in te vullen.

Zelf een leverancier aansluiten

Wij denken graag in standaarden en maken daarom graag één definitie bij het aansluiten van een nieuwe leverancier zodat elke AFAS-klant daar gebruik van wil maken. Daarom ontwikkelen wij het liefst zelf de OCI-koppeling met een leverancier. Heb je echter te maken met een maatwerk-koppeling of een zeer specifieke leverancier, dan kan je gebruik maken van de OCI-definitie met de naam “Profit”. Daarmee kan je zelf instellen op welke webshop er ingelogd moet worden en waar de XML-order heen gestuurd moet worden.
Meer informatie vind je in onze KnowledgeBase 

AFAS Online of on premise

De OCI-functionaliteit beperkt zich niet alleen tot AFAS Online en werkt dus ook als je niet in de cloud werkt en zelf Profit geïnstalleerd hebt. Op AFAS Online zal je sneller aan de slag kunnen met de OCI-koppelingen omdat de verbindingen met de leveranciers reeds gelegd en gecertificeerd zijn.

Gebruik maken van OCI-koppeling

Omdat wij voor de aangesloten leveranciers al standaarddefinities hebben gemaakt, hoef je in Profit slechts een paar zaken in te richten om een nieuw OCI-profiel bij de leverancier aan te maken. Van je leverancier heb je een gebruikersnaam en wachtwoord nodig waarmee jouw organisatie kan inloggen. Als de leverancier alles geactiveerd heeft dan kan je een OCI-profiel in Profit inrichten met behulp van dit artikel

Hoe veilig is het automatisch inloggen en bestellen via OCI-punchout?

Om jouw collega’s eenvoudig vanuit InSite in te laten loggen in de webshop van de leverancier, sturen we de gebruikersnaam en het wachtwoord van het OCI-profiel van de leverancier mee in de hyperlink waar we de gebruiker naartoe sturen. Dit is de gebruikelijke manier zoals de OCI-standaard voorschrijft. Het account dat toegang tot de webshop verleent kan veelal enkel voor OCI-doeleinden gebruikt worden. Het account kan dus bijvoorbeeld niet gebruikt worden om producten rechtstreeks in de webshop op rekening te bestellen. Het winkelmandje dat gevuld wordt kan enkel teruggestuurd worden naar InSite, waar een geldige sessie van de ingelogde gebruiker aanwezig moet zijn. Nadat je terugkomt in InSite moet de ingestuurde inkoopaanvraag eerst goedgekeurd worden via de workflow. Uiteindelijk heb je aan de gebruikersnaam en het wachtwoord van het OCI-profiel dus weinig zonder een geldige InSite-sessie en een goedgekeurde inkoopaanvraag.

Verplicht ook via XML-order?

Als je een leverancier aansluit via een OCI-koppeling dan is het niet verplicht om de order ook via webservices uit te wisselen met de leverancier. Als je wilt dat de inkooporder bijvoorbeeld via e-mail met PDF verstuurd wordt dan kan je dit inrichten op het tabblad “Digitaal” op de eigenschappen van de inkooprelatie in AFAS Profit.

XML-order

Hoe wordt de XML-order aangeleverd?

Om de order aan de leverancier aan te bieden, wordt gebruik gemaakt van webservices in plaats van e-mail. Hierdoor is er een meer betrouwbare koppeling tussen jouw inkoopsoftware en leverancier en is het tevens mogelijk direct terugkoppeling te krijgen over het succesvol uitwisselen van het orderbestand.

Welke bestandsformaten worden ondersteund?

Voor het aanleveren van de order aan de leverancier kunnen wij praktisch ieder bestandsformaat ondersteunen. Wij proberen zo veel mogelijk de cXML-marktstandaard voor orderuitwisseling te hanteren, wegens zijn volledigheid en flexibiliteit. Per aangesloten leverancier wordt gezamenlijk beoordeeld welk bestandsformaat het beste past.

Welke protocollen worden ondersteund?

Voor het aanleveren van de order aan de leverancier ondersteunen wij SFTP en HTTPS. Laatstgenoemde heeft onze voorkeur, omdat we dan direct terugkoppeling van de leverancier kunnen krijgen over het succesvol uitwisselen van het orderbestand.

Inkoopfactuur

Ondersteunde bestandsformaten

Wij ondersteunen de marktstandaard voor digitale inkoopfacturen, UBL 2.1.
Meer informatie over e-facturen

Ondersteunde protocollen

Digitale inkoopfacturen kunnen worden ingelezen vanaf je bestandssysteem of via een e-mailbox.
Meer informatie over het inlezen van e-facturen

Automatisch verwerken/confronteren

Na het inlezen van een inkoopfactuur kan je deze eenvoudig verwerken in Profit om tot een sluitende journaalpost te komen. Indien de inkoopfactuur betrekking heeft op ontvangen of verplichtingen dan kan je deze eenvoudig confronteren. Onder bepaalde omstandigheden kan de inkoopfactuur zelfs automatisch verwerkt en geboekt worden.
Meer informatie over het confronteren van ontvangsten


ga naar top