Ga je op vakantie? Of is een collega afwezig door ziekte? Dan wil je dat taken, signalen en workflows gewoon doorlopen. Op deze pagina vind je tips voor het goed inrichten van vervangers in AFAS. Zo voorkom je dat werk blijft liggen.
Wil je dat taken in de takenlijst van je vervanger terechtkomen? Richt dan vervangers in. Dat is belangrijk bij verlof, verzuim en andere momenten waarop iemand tijdelijk afwezig is.
Voor jou is je dagelijkse proces misschien logisch. Voor je vervanger is dat niet altijd zo. Doorloop het proces daarom samen in een testomgeving.
Loopt je vervanger tegen een probleem aan en wil hij/zij contact opnemen met Support? Voeg je vervanger toe als contactpersoon met de juiste rechten.
Geef je vervanger op in de verlofboeking of verzuimmelding. Heb je een vaste vervanger vastgelegd? Dan neemt AFAS deze over in de verlofboeking of verzuimmelding.
Ben je vergeten een vervanger op te geven? Voeg de vervanger dan alsnog toe aan de betreffende verlofboeking of verzuimmelding. Alleen een vervanger aanwijzen op het tabblad Afwezigheid is niet voldoende.
Je hebt geregeld dat de vervanger jouw taken ontvangt. Moet de vervanger taken voor of over een medewerker goedkeuren? Dan heeft de vervanger ook rechten nodig op die medewerker.
Dit regel je in het gegevensfilter HRM - Medewerkers. Heeft de vervanger geen rechten op de medewerker? Dan krijgt diegene bij het openen van de taak de melding Niet geautoriseerd.
Je hebt een vervanger aangewezen. Nu wil je dat deze vervanger jouw taken en signalen ontvangt. Of die van de afwezige medewerker.
Voeg hiervoor bijvoorbeeld de bestemming Leidinggevenden en vervangers toe in de workflows en signalen die je vervanger overneemt. Bedenk vooraf goed welke dossieritems en signalen je wilt doorzetten.
Zorg dat de vervanger in dezelfde gebruikersgroep zit als jij. Zo heeft de vervanger de juiste rechten om bijvoorbeeld betaalopdrachten af te handelen of de salarisverwerking over te nemen.
Onze Support-collega’s kennen geen extra rechten toe. Regel de autorisatie daarom vooraf goed.
Krijg je bij het openen van een taak de melding Niet geautoriseerd? Dan heb je niet de juiste rechten. Dit kan verschillende oorzaken hebben. Voer hiervoor deze controles uit.
Zet je vervanger in dezelfde gebruikersgroep. Dan geldt de juiste filterautorisatie. Denk aan rechten op boekingslay-outs, cliënten en medewerkers.
Richt workflowtaakmanagers in. Zo kunnen taken altijd worden afgehandeld. Een workflowtaakmanager heeft via een speciale weergave toegang tot alle dossieritems.
Heb je een vraag of opmerking over dit onderwerp? Stel deze dan aan ons!