Verlof of verzuim?

Richt vervangers in!

Als je ziek bent of op vakantie gaat, is het fijn als een collega taken en werkzaamheden kan overnemen. Op deze pagina lees je wat belangrijk is om over te dragen en hoe je vervangers inricht.

 

Belangrijke acties

Richt vervangers in

 

 

Als je ziek bent of op vakantie gaat, wil je dat je vervanger, of die van je afwezige collega, je taken overneemt. Om te zorgen dat deze taken in de takenlijst van de vervanger terecht komen, richt je vervangers in.

 
 

Doorloop het over te dragen proces in een testomgeving

 

De vervanger wordt verantwoordelijk voor het proces dat jij dagelijks uitvoert. Voor jou een vanzelfsprekendheid, maar voor je vervanger misschien niet. Doorloop daarom samen het proces in een testomgeving.

 
 

Voeg de vervanger toe als contactpersoon

 

Loopt de vervanger tegen een probleem aan en wil hij/zij contact opnemen met Support? Dan moet de vervanger zijn toegevoegd als contactpersoon. Om privacyredenen voegt AFAS geen contactpersonen toe.

 
 

Vervangers inrichten

 

Door het inrichten van vervangers zorg je ervoor dat taken niet open blijven staan, maar door de door jou aangewezen collega keurig worden opgepakt.

1.

Vervanger opgeven in
verlofboeking of verzuimmelding


In de verlofboeking of verzuimmelding geef je jouw vervanger op. Heb je een vaste vervanger opgegeven? Dan wordt deze
in de verlofboeking of verzuimmelding overgenomen. Ben je vergeten een vervanger op te geven? Geef in de betreffende verlofboeking of verzuimmelding alsnog de vervanger op. Alleen een vervanger aanwijzen op het tabblad
Afwezigheid
is niet voldoende. 

Verlofboeking toevoegen met vervanger

Vaste vervanger per medewerker vastleggen

3.

Vervanger autoriseren voor het
openen van taken op InSite


Zojuist heb je geregeld dat de vervanger jouw taken ontvangt. Als de vervanger taken voor/over een medewerker moet goedkeuren heeft de vervanger ook rechten nodig op die medewerker. Dit regel je in het gegevensfilter HRM - Medewerkers. Heeft de vervanger géén rechten op de medewerker? Dan krijgt hij bij het openen van de taak de melding Niet geautoriseerd.

Autorisatiefilter op medewerkers instellen

2.

Vervangers inrichten
in workflows en signalen


Je hebt een vervanger aangewezen. Je wilt dat deze
vervanger jouw taken en signalen (of die van de afwezige medewerker) ontvangt. Hiervoor voeg je bijvoorbeeld de bestemming 
Leidinggevenden en vervangers toe in de workflow en signalen die je vervanger overneemt. Bedenk goed welke dossieritems en signalen je wilt doorzetten naar de vervanger.

Vervanging van medewerker in workflows

Vervanging van medewerker in signalen

4.

Vervanger autoriseren voor
processen in Profit Windows


Zorg ervoor dat de vervanger in dezelfde gebruikersgroep zit als jij. Op deze manier heeft de vervanger de juiste
rechten om bijvoorbeeld betaalopdrachten af te handelen
of om de salarisverwerking over te nemen.


Onze supportafdeling kan geen extra rechten toekennen.
Zorg dus dat de autorisatie goed is toegekend.

Automatisch gebruikersgroep overnemen

Processen om over te dragen

Financiële administratie

Salarisadministratie

Fiscale processen

3 gouden tips

 

Tip 1: Niet geautoriseerd melding op InSite

______________________________________________________________________________
 

Krijg je bij het openen van een taak de melding Niet geautoriseerd? Dan heb je niet de juiste rechten. Dit kan verschillende oorzaken hebben. Voer hiervoor deze controles uit.

Tip 2: Zet de vervanger in dezelfde gebruikersgroep

______________________________________________________________________________
 

Zorg dat de vervanger in dezelfde gebruikersgroep zit, zodat de juiste filterautorisatie van toepassing is. Denk aan rechten op boekingslay-outs, cliënten en medewerkers.

Tip 3: Richt workflowtaakmanagers in

______________________________________________________________________________
 

Richt workflowtaakmanagers in, zodat taken altijd afgehandeld kunnen worden. Als workflowtaakmanager heb je via een speciale weergave toegang tot alle dossieritems.

Bootcamp

In control met repeterende taken

 

Wil jij grip krijgen op je repeterende taken en met een gerust hart op vakantie kunnen gaan? In deze bootcamp zorgen wij ervoor dat je alle repeterende taken binnen de organisatie leert automatiseren!

Vragen? 

Heb je een vraag of opmerking over dit onderwerp? Stel deze dan aan ons!