Onbezorgd op vakantie

Als je op vakantie gaat is het fijn als een collega taken en werkzaamheden kan overnemen. Op deze pagina lees je wat belangrijk is om over te dragen en hoe je vervangers inricht.


Belangrijke acties


Richt vervangers in

Als je op vakantie gaat wil je dat je vervanger, of die van je afwezige collega, je taken overneemt. Om te zorgen dat deze taken in de takenlijst van de vervanger terechtkomen, richt je vervangers in.


Doorloop het over te dragen proces in een testomgeving

De vervanger wordt verantwoordelijk voor het proces dat jij, of je afwezige collega dagelijks uitvoert. Voor jou een vanzelfsprekendheid, maar voor je vervanger niet!  Doorloop daarom samen met de vervanger het proces in een testomgeving. Heb je geen testomgeving? Lees hoe je een testomgeving maakt.


Voeg de vervanger toe als contactpersoon

Het kan voorkomen dat de vervanger tegen een probleem aanloopt en hulp nodig heeft van onze supportafdeling. De vervanger kan alleen contact opnemen als hij als contactpersoon geregistreerd staat. AFAS voegt om privacyredenen geen contactpersonen bij organisaties toe. De beheerder binnen je eigen organisatie kan dit doen. 


Stuur de vervanger op cursus bij AFAS

Wil je dat de vervanger het proces van A tot Z kan overnemen in jouw afwezigheid of die van de afwezige collega? Stuur de vervanger op cursus. Wij hebben een speciale zomeractie. Schrijft de vervanger zich in voor een cursus dan mag een collega gratis mee om een cursus naar keuze te volgen. 

Vervangers inrichten


In de vakantieperiode draag je jouw taken en werkzaamheden over aan collega's. Zijn dit mondelinge afspraken of heb je het ook ingericht in de software van AFAS? Door het inrichten van vervangers zorg je ervoor dat deze taken niet open blijven staan, maar door de door jou aangewezen collega keurig worden opgepakt.



1.

Vervanger opgeven in
verlofboeking

In de verlofboeking geef je jouw vervanger op. Heb je een vaste vervanger opgegeven? Dan wordt in de verlofboeking deze vervanger overgenomen. Ben je vergeten een vervanger op te geven? Geef in de betreffende verlofboeking alsnog de vervanger op. Alleen een vervanger aanwijzen
op het tabblad Afwezigheid is niet voldoende. 

Verlofboeking toevoegen met vervanger

Vaste vervanger per medewerker vastleggen


3.

Vervanger autoriseren voor het openen van taken op InSite

Zojuist heb je geregeld dat de vervanger jouw taken ontvangt. Als de vervanger taken over een medewerker moet goedkeuren heeft de vervanger ook rechten nodig op die medewerker. Dit regel je in het gegevensfilter HRM - Medewerkers. Heeft de vervanger géén rechten op de medewerker? Dan krijgt hij bij het openen van de taak de melding Niet geautoriseerd.

Autorisatiefilter op medewerkers instellen


2.

Vervangers inrichten in
workflows en signalen

Je hebt een vervanger aangewezen. Je wilt dat deze vervanger jouw taken en signalen (of die van de afwezige medewerker) ontvangt. Hiervoor voeg je bijvoorbeeld de bestemming Leidinggevenden
en vervangers
toe. Bedenk goed welke dossieritems en signalen je wilt doorzetten naar de vervanger.

Vervanging van medewerker in workflows

Vervanging van medewerker in signalen


4.

Vervanger autoriseren voor processen in Profit Windows

Zorg ervoor dat de vervanger in dezelfde gebruikersgroep zit als jij. Op deze manier heeft de vervanger de juiste rechten om bijvoorbeeld betaalopdrachten te kunnen afhandelen of om de salarisverwerking over te nemen.
Onze supportafdeling kan geen extra rechten toekennen. Zorg dus dat de autorisatie goed is toegekend.

Automatisch gebruikersgroep overnemen


Processen om over te dragen

Financiële administratie


Salarisadministratie


Fiscale processen


5 gouden tips


Krijg je bij het openen van een taak de melding: Niet geautoriseerd? Dit kan verschillende oorzaken hebben. Voer hiervoor deze controles uit.


Komt er een factuur van een crediteur niet mee in de betaalopdracht? Dan voldoet het niet aan de voorwaarde om mee te gaan in de betaling. Doorloop deze checklist.


Komt er een factuur van een debiteur niet mee in de incasso-opdracht? Dan voldoet het niet aan de voorwaarde om mee te gaan in de betaling. Doorloop deze checklist.


Zorg dat de vervanger in dezelfde gebruikersgroep zit, zodat de juiste filterautorisatie van toepassing is. Denk aan rechten op boekingslay-outs, cliënten en medewerkers. 


Richt workflowtaakmanagers in zodat taken altijd afgehandeld kunnen worden. Als workflowtaakmanager heb je via een speciale weergave toegang tot alle dossieritems.

Vragen? 

Heb je een vraag of opmerking over dit onderwerp? Stel deze dan aan ons!