Verlof of verzuim?

Richt vervangers in

Als je ziek bent, of op vakantie gaat is het fijn als een collega taken en werkzaamheden kan overnemen. Op deze pagina lees je wat belangrijk is om over te dragen en hoe je vervangers inricht.


Belangrijke acties


Richt vervangers in



Als je ziek bent, of op vakantie gaat wil je dat je vervanger, of die van je afwezige collega, je taken overneemt. Om te zorgen dat deze taken in de takenlijst van de vervanger terecht komen, richt je vervangers in.





Doorloop het over te dragen proces in een testomgeving


De vervanger wordt verantwoordelijk voor het proces dat jij dagelijks uitvoert. Voor jou een vanzelfsprekendheid, maar voor je vervanger misschien niet. Doorloop daarom samen het proces in een testomgeving.




Voeg de vervanger toe als contactpersoon


Loopt de vervanger tegen een probleem aan en wil hij/zij contact opnemen met Support? Dan moet de vervanger zijn toegevoegd als contactpersoon. Om privacyredenen voegt AFAS geen contactpersonen toe.



Vervangers inrichten


Door het inrichten van vervangers zorg je ervoor dat taken niet open blijven staan, maar door de door jou aangewezen collega keurig worden opgepakt.



1.

Vervanger opgeven in
verlofboeking of verzuimmelding

In de verlofboeking of verzuimmelding geef je jouw vervanger op. Heb je een vaste vervanger opgegeven? Dan wordt deze
in de verlofboeking of verzuimmelding overgenomen. Ben je vergeten een vervanger op te geven? Geef in de betreffende verlofboeking of verzuimmelding alsnog de vervanger op. Alleen een vervanger aanwijzen op het tabblad
Afwezigheid
is niet voldoende. 

Verlofboeking toevoegen met vervanger

Vaste vervanger per medewerker vastleggen


3.

Vervanger autoriseren voor het
openen van taken op InSite

Zojuist heb je geregeld dat de vervanger jouw taken ontvangt. Als de vervanger taken voor/over een medewerker moet goedkeuren heeft de vervanger ook rechten nodig op die medewerker. Dit regel je in het gegevensfilter HRM - Medewerkers. Heeft de vervanger géén rechten op de medewerker? Dan krijgt hij bij het openen van de taak de melding Niet geautoriseerd.

Autorisatiefilter op medewerkers instellen


2.

Vervangers inrichten
in workflows en signalen

Je hebt een vervanger aangewezen. Je wilt dat deze
vervanger jouw taken en signalen (of die van de afwezige medewerker) ontvangt. Hiervoor voeg je bijvoorbeeld de bestemming 
Leidinggevenden en vervangers toe in de workflow en signalen die je vervanger overneemt. Bedenk goed welke dossieritems en signalen je wilt doorzetten naar de vervanger.

Vervanging van medewerker in workflows

Vervanging van medewerker in signalen


4.

Vervanger autoriseren voor
processen in Profit Windows

Zorg ervoor dat de vervanger in dezelfde gebruikersgroep zit als jij. Op deze manier heeft de vervanger de juiste
rechten om bijvoorbeeld betaalopdrachten af te handelen
of om de salarisverwerking over te nemen.


Onze supportafdeling kan geen extra rechten toekennen.
Zorg dus dat de autorisatie goed is toegekend.

Automatisch gebruikersgroep overnemen


Processen om over te dragen

Financiële administratie

Salarisadministratie

Fiscale processen


3  gouden tips



Tip 1: Niet geautoriseerd melding op InSite

______________________________________________________________________________

Krijg je bij het openen van een taak de melding Niet geautoriseerd? Dan heb je niet de juiste rechten. Dit kan verschillende oorzaken hebben. Voer hiervoor deze controles uit.



Tip 2: Zet de vervanger in dezelfde gebruikersgroep

______________________________________________________________________________

Zorg dat de vervanger in dezelfde gebruikersgroep zit, zodat de juiste filterautorisatie van toepassing is. Denk aan rechten op boekingslay-outs, cliënten en medewerkers.


Tip 3: Richt workflowtaakmanagers in

______________________________________________________________________________

Richt workflowtaakmanagers in, zodat taken altijd afgehandeld kunnen worden. Als workflowtaakmanager heb je via een speciale weergave toegang tot alle dossieritems.

Vragen? 

Heb je een vraag of opmerking over dit onderwerp? Stel deze dan aan ons!