Werkgebonden personenmobiliteit

Voor 1 juli 2025 moet je rapporteren over het zakelijke verkeer en woon-werkverkeer van je medewerkers vanaf juli 2024. Op deze pagina lees je hoe je de software van AFAS hiervoor inzet. Ook werken we deze pagina regelmatig bij met de laatste ontwikkelingen.

 

Wat houdt de wet in?

In het Klimaatakkoord is afgesproken dat de CO2-uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit in 2030 één megaton minder moet zijn. Om dat samen waar te maken, werkt de overheid momenteel aan nieuwe wet- en regelgeving die werkgevers met 100+ medewerkers verplicht de CO2-uitstoot van werkgebonden personenmobiliteit te registreren.

Voor wie is het?

De rapportageplicht geldt voor werkgevers (KVK-nummers) met meer dan 100 medewerkers op 1 juli 2024 die meer dan 20 uur per maand werken (lees meer over hoe Profit dit bepaalt). De wetgeving is eerder uitgesteld van 1 januari 2024 naar 1 juli 2024.

Wat moet je aanleveren?

Van onderstaande onderdelen lever je het jaartotaal aan gereden kilometers per vervoermiddel aan:

  • Zakelijk - lease en/of eigen wagenpark
  • Zakelijk - mobiliteitsdienstverleners
  • Zakelijk - declaraties
  • Woon-werkmobiliteit

Dat komt neer op onderstaande tabel:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Op de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland lees je er alles over.

Volg de Inrichtingssessie Werkgebonden personenmobiliteit

Tijdens de inrichtingssessie ga je in je eigen omgeving aan de slag om alles klaar te zetten voor deze aanlevering aan het RVO. 

  • Je legt personenmobiliteit vast op de manier die bij de organisatie past
  • De rapportage draai je straks met 1 druk op de knop
  • Je kent de mogelijkheden voor het werken met vervoersmiddelen op InSite

Webinar

Werkgebonden personenmobiliteit

 

Op 19 december 2023 namen Nieke en Rik je mee in de nieuwe functionaliteit voor deze wet- en regelgeving. Deze functionaliteiten zijn beschikbaar vanaf Profit 2. Kijk het webinar hieronder terug.

Wat levert AFAS uit?

AFAS heeft de volgende functionaliteit uitgeleverd om te kunnen voldoen aan de rapportageverplichting.

Rapportage persoonsgebonden mobiliteit

Onder het menu Mobiliteit vind je de optie: Rapportage mobiliteit. Hiermee kom je in een weergave waarmee je de rapportage per KvK-nummer kunt aanmaken. Je ziet hier ook hoeveel medewerkers (die meer dan 20 uur per maand werken) je op 1 januari van het rapportagejaar hebt.

Bij het aanmaken van een nieuwe rapportage bepaal je per onderdeel hoe je als organisatie het aantal kilometers verzameld. Gedurende het jaar verzamel je de kilometers en uiteindelijk sluit je de rapportage af. Profit berekent dan de totalen voor je die je invult op de website van de RVO.

Lease of eigen wagenpark

Voor leaseauto's en eigen wagenparken hebben we een overzicht gemaakt waarin je de jaarkilometers per vervoermiddel en brandstof kunt invullen. Je kunt de kilometerstanden opvragen bij je leasemaatschappij, ze importeren of door de medewerker laten invullen via een workflow in InSite. Deze kilometerstand wordt gebruikt om te komen tot een jaartotaal voor de rapportage. 

Mobiliteitsdienstverleners

Voor mobiliteitsdienstverleners is het belangrijk dat je contact opneemt met de betreffende partij om te vragen hoe zij de benodigde gegevens aan je kunnen leveren. In onze software kun je deze gegevens vervolgens invoeren per vervoermiddel, zodat je een compleet overzicht hebt van alle kilometers of bedragen.

Zakelijke declaraties

Medewerkers kunnen hun zakelijke en woon-werk kilometers declareren via InSite of de Pocket App. We hebben extra velden toegevoegd om het vervoermiddel en het type reis vast te leggen. Deze gegevens zijn bepalend of de declaratie wordt meegenomen in de rapportage.

Bij het insturen van een declaratie via InSite of Pocket kun je de volgende vervoermiddelen voor de rapportage selecteren:

  • Auto's benzine (11)
  • Auto's diesel (12)
  • Auto's die behoren tot de (plug in) hybrides (13)
  • Auto's 100% elektrisch (14)
  • Auto's andere brandstoffen (15)
  • Motorfiets benzine/diesel (21)
  • Motorfiets elektrisch (22)
  • Bromfiets/scooter benzine of diesel (31)
  • Bromfiets/scooter 100% elektrisch (incl. pedelec) (32)
  • (Elektrische) fiets (niet zijnde speed-pedelec) of lopen (41)
  • Openbaar vervoer (51)

Woon-werk mobiliteit

Voor woon-werk mobiliteit bieden we twee opties: een enquête of een ritregistratie (via de declaraties of loonmutaties). Met de enquête kunnen medewerkers aangeven hoe zij in een representatieve week naar hun werk zijn gereisd. De ritregistratie kan via een app of een roosterplanningspakket worden bijgehouden.

Mobiliteit in InSite

Naast de rapportage is de functionaliteit Mobiliteit (voorheen Wagenpark) nu beschikbaar op InSite. Bijvoorbeeld voor het toevoegen van vervoermiddelen en het koppelen van medewerkers en kilometerstanden aan vervoermiddelen. Je leest er alles over in het Help Center.

Wat richt je in?

Om te beginnen zijn onderstaande punten belangrijk:

  • Lees de handreiking 'Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit' op de website van de RVO.
  • Zorg ervoor dat je eHerkenning hebt. Dit heb je nodig om de rapportage in te dienen.

Daarna kun je aan de slag met de inrichting om te kunnen rapporteren over werkgebonden personenmobiliteit. In het Help Center lees je wat je hiervoor moet doen en hoe je de rapportage toevoegt en raadpleegt.

Veelgestelde vragen

Rapportage

  • Hoe wordt het aantal medewerkers op 1 januari bepaald?
    Op korte termijn wordt dit bepaald zoals hieronder beschreven. Houd hiervoor de releasenotes in de gaten.
    Een medewerker telt mee als:
    1. De Soort medewerker is gelijk aan 1, 4 of E én
    2. De Aard arbeidsverhouding is gelijk aan 1, 11, 18, 21, 22, 23, 24, 82 of 83 én
    3. De Soort inkomstenverhouding is gelijk aan 11, 15 of 37 én
    4. De medewerker werkt meer dan 20 uur per maand op basis van het rooster.

    Let op: het aantal uren van medewerkers met meerdere dienstverbanden wordt alleen bij elkaar opgeteld als het dienstverband voldoet aan de eerste drie punten.
     
  • Moeten OV-reizen ook worden vastgelegd?
    Ja, OV-reizen moeten ook worden meegenomen in de rapportage. Deze kunnen bij ieder onderdeel van toepassing zijn. Zie de handreiking voor meer informatie.
     
  • Wat als je een rit hebt met meerdere vervoermiddelen?
    Voor de rapportage geef je het vervoermiddel op waarmee het grootste deel van de reis is afgelegd. Je hoeft dit voor de rapportage dus niet apart te declareren. Zie hiervoor ook de handreiking.
     

  • Kun je met een connector gegevens importeren in Profit?
    Hiervoor kun je de UpdateConnector HrMobility gebruiken, waarmee je de volgende gegevens kan toevoegen:
    - Vervoermiddelen
    - Koppeling tussen vervoermiddelen en medewerkers
    - Kilometerstanden
    Je kunt ook via een UpdateConnector loonmutaties en declaraties importeren.
     

  • De verplichting gaat in per 1 juli 2024. Bepaalt de rapportage straks de cijfers over een half jaar of een heel jaar?
    We kijken in de rapportage naar een heel jaar. Voor zakelijke declaraties zijn de cijfers aanwezig vanaf het moment dat je dit hebt ingericht. Dus die gaan mee vanaf dat moment.
     

  • Kan ik na het afsluiten van de rapportage nog aanpassingen doen?
    Nee, hiermee sluit je de rapportage definitief af.

Lease/eigen wagenpark

  • Wat doe je met bedrijfsbusjes/-auto's die gedeeld worden?
    Deze vervoermiddelen vallen onder het rapportageonderdeel ‘lease- en/of eigen wagenpark’. Voor deze vervoermiddelen moet een kilometerstand worden vastgelegd. Let op: tenzij het gaat om een grijs kenteken, deze zijn uitgesloten. Zie hiervoor ook de handreiking.
     
  • Het aantal privé forfait kilometers is ongelijk aan 8900 km, hoe komt dit? 
    Het lease vervoermiddel is dan niet voor het hele jaar gekoppeld. Zie het Help Center voor de berekening. 

Mobiliteitsdiensten

  • Valt een NS-abonnement onder mobiliteitsdiensten?
    Als de werkgever het abonnement betaalt, dan valt het onder mobiliteitsdiensten. Betaalt de medewerker het abonnement zelf, dan loopt dit via declaraties.

Zakelijke declaraties

  • Kun je een enquête en declaraties/ritregistratie combineren?
    Nee, de handreiking geeft aan dat je een keuze maakt voor alle medewerkers. Zie de handreiking voor meer informatie.
     
  • Kun je declaraties importeren?
    Ja, dat kan. Je kunt zowel nacalculatie als loonmutaties importeren en daarin het type reis en het vervoermiddel meenemen. Let op: de externe applicatie moet dan ook het type reis en het vervoermiddel meegeven.
     
  • Hoe maak ik de velden Type vervoermiddel en Type reis zichtbaar in een declaratie profiel?
    De velden worden zichtbaar als je in de kostensoort van de declaratie het veld 'Vervoermiddel registreren' vult. Zorg er daarnaast voor dat de velden zichtbaar zijn in het profiel. Je vindt de kostensoort via HRM / Payroll / Inrichting / Kosten of via Projecten / Item / Kosten. Je kiest in het veld 'Vervoermiddel registreren' voor Aantal als er kilometers worden geboekt voor de declaratie. Je kiest Bedrag als er een bedrag wordt geboekt voor openbaar vervoer.
     
  • Zijn de velden Type vervoermiddel en Type reis ook beschikbaar in Payroll workflows?
    Nee, de velden zijn niet beschikbaar in Payroll workflows. Bij het handmatig boeken van loonmutaties in Profit kun je de velden wel vullen.
     
  • Welke datum uit de declaratie is leidend om te bepalen in welk rapportagejaar de declaratie valt?
    Dit is de boekingsdatum van de declaratie.

Woon-werk mobiliteit

  • Onder welke categorie vallen reizen naar externe locaties?
    De reizen naar een externe locatie worden niet gezien als woon-werk (bijvoorbeeld een consultant die naar een klant reist). De handreiking ziet woon-werk als reizen van huis naar kantoor of een adres van jullie als werkgever. 
     
  • Hoeveel respons moet je minimaal hebben op de enquête?
    Je hebt genoeg reacties nodig om representatief te zijn. In de handreiking wordt hierop ingegaan bij het kopje 'Aan hoeveel mensen stuur ik de enquête?'. 
     
  • Kun je medewerkers uitsluiten voor de enquête?
    Ja, nadat je medewerkers hebt uitgenodigd voor de enquête, kun je medewerkers uitsluiten. Hun dossieritem wordt dan verwijderd en zij tellen niet meer mee in de berekeningen van de resultaten. De uitgesloten medewerkers krijgen een aparte status in de weergave. Ga hier zorgvuldig mee om: je mag niet zomaar groepen medewerkers uitsluiten. Dit doe je meestal in overleg met het RvO.
     
  • Hoe vaak zet je de enquête uit?
    Je zet de enquête 1 keer per jaar uit. Je kiest hier dus bewust een specifiek moment voor.
     

  • De enquête verschijnt niet op InSite, hoe kan dat?
    Als je de enquête hebt uitgezet maar hij verschijnt niet op InSite, dan is het type pagina 'Enquête woon-werk mobiliteit' niet geactiveerd.
     

  • Ik wil de enquête afsluiten maar nog niet alles enquêtes zijn beantwoord. Wat gebeurt er met de openstaande enquêtes?
    Deze worden verwijderd, zodat de taak ook verdwijnt bij de medewerkers.