Werkgebonden personenmobiliteit

Voor 1 juli 2025 moet je rapporteren over het zakelijke verkeer en woon-werkverkeer van je medewerkers vanaf juli 2024. Op deze pagina lees je hoe je de software van AFAS hiervoor inzet. Ook werken we deze pagina regelmatig bij met de laatste ontwikkelingen.

 

Wat houdt de wet in?

In het Klimaatakkoord is afgesproken dat de CO2-uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit in 2030 één megaton minder moet zijn. Om dat samen waar te maken, werkt de overheid momenteel aan nieuwe wet- en regelgeving die werkgevers met 100+ medewerkers verplicht de CO2-uitstoot van werkgebonden personenmobiliteit te registreren.

Voor wie is het?

De rapportageplicht geldt voor werkgevers (KVK-nummers) met meer dan 100 medewerkers op 1 juli 2024 die meer dan 20 uur per maand werken. De wetgeving is uitgesteld van 1 januari 2024 naar 1 juli 2024. Je hoeft dus pas vanaf juli gegevens te verzamelen. Als je al bent voorbereid, mag je ook op 1 januari beginnen.

Wat moet je aanleveren?

Van onderstaande onderdelen lever je het jaartotaal aan gereden kilometers per vervoermiddel aan:

  • Zakelijk - lease en/of eigen wagenpark
  • Zakelijk - mobiliteitsdienstverleners
  • Zakelijk - declaraties
  • Woon-werkmobiliteit

Dat komt neer op onderstaande tabel:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Op de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland lees je er alles over.

Webinar

Werkgebonden personenmobiliteit  |  19 december 2023

 

In dit webinar neemt Nieke je mee in de nieuwe functionaliteit voor deze wet- en regelgeving. Deze functionaliteiten zijn beschikbaar vanaf Profit 2. Wij helpen jou zoveel mogelijk gegevens van de medewerkers vast te leggen en deze rapportage zo geautomatiseerd mogelijk op te leveren.

Wat levert AFAS uit?

In Profit 2 (eind 2023) levert AFAS functionaliteit uit om te kunnen voldoen aan de rapportageverplichting.

Wagenpark wordt Mobiliteit

We hernoemen de functionaliteit Wagenpark naar Mobiliteit. Waar Wagenpark alleen was bedoeld voor auto's, leveren we onder Mobiliteit meerdere typen vervoermiddelen uit. We verwachten de volgende typen uit te leveren:

  • Auto (1)
  • Motorfiets (2)
  • Bromfiets of scooter (3)
  • Fiets (4)
  • Speedpedelec (5)
  • Overige (O)

Daarnaast kun je aangeven of een vervoermiddel een grijs kenteken heeft. Deze vervoermiddelen vallen niet onder de rapportageplicht.

Let op: tijdens de overgang naar Profit 2 wordt alles wat in het huidige Wagenpark staat, omgezet naar type vervoermiddel 'Auto'. Heb je het wagenpark voor andere vervoermiddelen/zaken ingezet? Dan moeten deze na de overgang op Profit 2 naar het juiste type worden omgezet. Je kunt hiervoor gebruikmaken van de import (grote aantallen) of van een wizard (kleine aantallen).

Niet alle nieuwe vervoermiddelen hebben een kenteken. Daarom passen we de imports voor de functionaliteit 'Vervoermiddel' (nu Auto) aan in Profit 2. Vanaf dan is het 'sleutelveld' in de imports het veld 'Volgnummer' van het vervoermiddel. In Profit 1 is dat nog 'Kenteken'. Het gaat om de imports Auto (dit wordt Vervoermiddel) en Medewerker/bedrijfsauto (dit wordt Vervoermiddel/medewerker). Ook leveren we extra velden uit in deze imports. Maak je in deze imports gebruik van importdefinities? Dan moet je deze aanpassen bij de overstap naar Profit 2.

De functionaliteit Mobiliteit komt ook beschikbaar op InSite. Bijvoorbeeld voor het toevoegen van vervoermiddelen en het koppelen van medewerkers en kilometerstanden aan vervoermiddelen.

Rapportage persoonsgebonden mobiliteit

In Profit 2 vind je onder het menu Mobiliteit een nieuwe optie: Rapportage persoonsgebonden mobiliteit. Hiermee kom je in een weergave waarmee je de rapportage per KvK-nummer kunt aanmaken. Je ziet hier ook hoeveel medewerkers (die meer dan 20 uur per maand werken) je op 1 januari van het rapportagejaar hebt.

Bij het aanmaken van een nieuwe rapportage bepaal je per onderdeel hoe je als organisatie het aantal kilometers verzameld. Gedurende het jaar verzamel je de kilometers en uiteindelijk sluit je de rapportage af. Profit berekent dan de totalen voor je die je invult op de website van de RVO.

Lease of eigen wagenpark

Voor leaseauto's en eigen wagenparken hebben we een overzicht gemaakt waarin je de jaarkilometers per vervoermiddel en brandstof kunt invullen. Je kunt de kilometerstanden opvragen bij je leasemaatschappij of door de medewerker laten invullen via een workflow in InSite. Deze kilometerstand wordt gebruikt om te komen tot een jaartotaal voor de rapportage. 

Mobiliteitsdienstverleners

Voor mobiliteitsdienstverleners is het belangrijk dat je contact opneemt met de betreffende partij om te vragen hoe zij de benodigde gegevens aan je kunnen leveren. In onze software kun je deze gegevens vervolgens invoeren, zodat je een compleet overzicht hebt van alle kilometers.

Declaraties

Medewerkers kunnen hun zakelijke en woon-werk kilometers declareren via InSite of de Pocket App. We hebben extra velden toegevoegd om het vervoermiddel en het type reis (zakelijk of woon-werk) vast te leggen. Deze gegevens zijn bepalend of de declaratie wordt meegenomen in de rapportage.

Bij het insturen van een declaratie via InSite, Pocket, import of UpdateConnector kun je de volgende vervoermiddelen voor de rapportage selecteren:

  • Auto's benzine (11)
  • Auto's diesel (12)
  • Auto's die behoren tot de (plug in) hybrides (13)
  • Auto's 100% elektrisch (14)
  • Auto's andere brandstoffen (15)
  • Motorfiets benzine/diesel (21)
  • Motorfiets elektrisch (22)
  • Bromfiets/scooter benzine of diesel (31)
  • Bromfiets/scooter 100% elektrisch (incl. pedelec) (32)
  • (Elektrische) fiets (niet zijnde speed-pedelec) of lopen (41)
  • Openbaar vervoer (51)

Woon-werk mobiliteit

Voor woon-werk mobiliteit bieden we twee opties: een enquête of een ritregistratie (via de declaraties). Met de enquête kunnen medewerkers aangeven hoe zij in een representatieve week naar hun werk zijn gereisd. De ritregistratie kan via een app of een roosterplanningspakket worden bijgehouden.

Video's

Sessie Succestival 

Tijdens Succestival gaf Nieke een sessie over de CO2-wetgeving voor HR. Kijk hieronder de sessie terug en ontdek alle ins en outs van de wetgeving rondom werkgebonden personenmobiliteit.
 

 

HRM & Payroll wet- en regelgeving 2024  

Op 10 oktober gaven Nieke en Benno een webinar over de HRM & Payroll wet- en regelgeving voor 2024. Nieke ging ook in op de werkgebonden personenmobiliteit. Kijk hieronder het webinar terug!
 

Wat kun je nu al doen?

Je kunt op dit moment al een paar dingen voorbereiden.

Rapportage

Lees je alvast in en regel wat nodig is:

  • Lees de handreiking 'Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit' op de website van de RVO.
  • Zorg ervoor dat je eHerkenning hebt. Dit heb je nodig om de rapportage in te dienen.


Profit

In Profit kun je nu al het volgende doen:

  • Leg het KvK-nummer vast in de eigenschappen van de werkgever.
  • Vul de brandstof per auto in het veld 'Brandstof' in de eigenschappen van de auto's.
    De overheid vraagt in de rapportage de combinatie van type vervoermiddel en brandstof uit. Moet je dit bij veel auto's vullen? Maak dan gebruik van de Import HRM/Payroll mutatie / Wagenpark.
  • Inventariseer welke typen vervoermiddel je nu in het wagenpark hebt staan. Deel dit vast in naar de typen die wij uitleveren, zodat je dit in Profit 2 gelijk kunt aanpassen.
  • Leg kilometerstanden vast bij de auto's. We adviseren om een recente kilometerstand als beginstand vast te leggen.
  • Wil je gebruikmaken van een UpdateConnector? In dit bestand leveren we vast de voorlopige XML op. Gebruik deze informatie om je goed voor te bereiden. Let op: deze UpdateConnector wordt nog getest dus er kunnen nog wijzigingen plaatsvinden.
  • In Profit 2 wordt het veld 'Begindatum' bij vervoermiddelen (nu auto's) verplicht. Tijdens de overgang naar Profit 2 vullen wij lege begindata met de waarde '01-01-1950'. Controleer daarom vast of de begindatum gevuld is en zo niet, vul die dan alsnog (zeker bij de vervoermiddelen die nu nog in gebruik zijn).
  • Wil je gebruik maken van declaraties via een import of UpdateConnector? Dan kun je vast de codes van de vervoermiddelen hiervoor hanteren.


Bepaal hoe je aan de gereden kilometers komt

  • Zakelijk - lease en/of eigen wagenpark 
    Heb je een contract met een leasemaatschappij? Neem contact met ze op om te controleren of ze de kilometerstanden gaan aanleveren.
  • Zakelijk - mobiliteitsdienstverleners
    Maak je gebruik van mobiliteitsdienstverleners? Neem contact met ze op om te vragen welke informatie straks aangeleverd wordt.
  • Zakelijk - declaraties
    Loopt alles via InSite/Pocket? Wacht dan op AFAS.

    Maak je gebruik van een externe applicatie voor zakelijke declaraties? Zorg ervoor dat je ook het vervoermiddel gaat ontvangen.
  • Woon-werkmobiliteit
    Maak een keuze hoe je dit wil gaan rapporteren. Kies je voor de enquête die wij gaan uitleveren, denk dan vast na over de week waarin je dit wil uitvragen.

Veelgestelde vragen

  • Moeten Ov-reizen ook worden vastgelegd?
    Ja, Ov-reizen moeten ook worden meegenomen in de rapportage. Deze kunnen bij ieder onderdeel van toepassing zijn. Zie de handreiking voor meer informatie.

     
  • Kun je een enquête en declaraties/ritregistratie combineren?
    Nee, de handreiking geeft aan dat je een keuze maakt voor alle medewerkers. Zie de handreiking voor meer informatie.

     
  • Wat als je een rit hebt met meerdere vervoermiddelen?
    Voor de rapportage geef je het vervoermiddel op waarmee het grootste deel van de reis is afgelegd. Je hoeft dit voor de rapportage dus niet apart te declareren.

     
  • Onder welke categorie vallen reizen naar externe locaties?
    De reizen naar een externe locatie worden niet gezien als woon-werk (bijvoorbeeld een consultant die naar een klant reist). De handreiking ziet woon-werk als reizen van huis naar kantoor of een adres van jullie als werkgever. 

     
  • Wat doe je met bedrijfsbusjes/-auto's die gedeeld worden?
    Deze vervoermiddelen vallen onder het rapportageonderdeel ‘lease- en/of eigen wagenpark’. Voor deze vervoermiddelen moet een kilometerstand worden vastgelegd. Let op: tenzij het gaat om een grijs kenteken, deze zijn uitgesloten.

     
  • Komt er een connector om gegevens uit een externe applicatie op te halen?
    Er komt één updateconnector waarmee je de volgende gegevens kan toe voegen:
    - Vervoermiddelen
    - Koppeling tussen vervoermiddelen en medewerkers
    - Kilometerstanden
    Zie ook wat je vast kunt voorbereiden hiervoor.