Voor 1 juli 2025 moet je rapporteren over het zakelijke verkeer en woon-werkverkeer van je medewerkers vanaf juli 2024. Op deze pagina lees je hoe je de software van AFAS hiervoor inzet. Ook werken we deze pagina regelmatig bij met de laatste ontwikkelingen.
In het Klimaatakkoord is afgesproken dat de CO2-uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit in 2030 één megaton minder moet zijn. Om dat samen waar te maken, werkt de overheid momenteel aan nieuwe wet- en regelgeving die werkgevers met 100+ medewerkers verplicht de CO2-uitstoot van werkgebonden personenmobiliteit te registreren.
De rapportageplicht geldt voor werkgevers (KVK-nummers) met meer dan 100 medewerkers op 1 juli 2024 die meer dan 20 uur per maand werken. De wetgeving is uitgesteld van 1 januari 2024 naar 1 juli 2024. Je hoeft dus pas vanaf juli gegevens te verzamelen. Als je al bent voorbereid, mag je ook op 1 januari beginnen.
Van onderstaande onderdelen lever je het jaartotaal aan gereden kilometers per vervoermiddel aan:
Dat komt neer op onderstaande tabel:
In dit webinar neemt Nieke je mee in de nieuwe functionaliteit voor deze wet- en regelgeving. Deze functionaliteiten zijn beschikbaar vanaf Profit 2. Wij helpen jou zoveel mogelijk gegevens van de medewerkers vast te leggen en deze rapportage zo geautomatiseerd mogelijk op te leveren.
In Profit 2 (eind 2023) levert AFAS functionaliteit uit om te kunnen voldoen aan de rapportageverplichting.
We hernoemen de functionaliteit Wagenpark naar Mobiliteit. Waar Wagenpark alleen was bedoeld voor auto's, leveren we onder Mobiliteit meerdere typen vervoermiddelen uit. We verwachten de volgende typen uit te leveren:
Daarnaast kun je aangeven of een vervoermiddel een grijs kenteken heeft. Deze vervoermiddelen vallen niet onder de rapportageplicht.
Let op: tijdens de overgang naar Profit 2 wordt alles wat in het huidige Wagenpark staat, omgezet naar type vervoermiddel 'Auto'. Heb je het wagenpark voor andere vervoermiddelen/zaken ingezet? Dan moeten deze na de overgang op Profit 2 naar het juiste type worden omgezet. Je kunt hiervoor gebruikmaken van de import (grote aantallen) of van een wizard (kleine aantallen).
Niet alle nieuwe vervoermiddelen hebben een kenteken. Daarom passen we de imports voor de functionaliteit 'Vervoermiddel' (nu Auto) aan in Profit 2. Vanaf dan is het 'sleutelveld' in de imports het veld 'Volgnummer' van het vervoermiddel. In Profit 1 is dat nog 'Kenteken'. Het gaat om de imports Auto (dit wordt Vervoermiddel) en Medewerker/bedrijfsauto (dit wordt Vervoermiddel/medewerker). Ook leveren we extra velden uit in deze imports. Maak je in deze imports gebruik van importdefinities? Dan moet je deze aanpassen bij de overstap naar Profit 2.
De functionaliteit Mobiliteit komt ook beschikbaar op InSite. Bijvoorbeeld voor het toevoegen van vervoermiddelen en het koppelen van medewerkers en kilometerstanden aan vervoermiddelen.
In Profit 2 vind je onder het menu Mobiliteit een nieuwe optie: Rapportage persoonsgebonden mobiliteit. Hiermee kom je in een weergave waarmee je de rapportage per KvK-nummer kunt aanmaken. Je ziet hier ook hoeveel medewerkers (die meer dan 20 uur per maand werken) je op 1 januari van het rapportagejaar hebt.
Bij het aanmaken van een nieuwe rapportage bepaal je per onderdeel hoe je als organisatie het aantal kilometers verzameld. Gedurende het jaar verzamel je de kilometers en uiteindelijk sluit je de rapportage af. Profit berekent dan de totalen voor je die je invult op de website van de RVO.
Voor leaseauto's en eigen wagenparken hebben we een overzicht gemaakt waarin je de jaarkilometers per vervoermiddel en brandstof kunt invullen. Je kunt de kilometerstanden opvragen bij je leasemaatschappij of door de medewerker laten invullen via een workflow in InSite. Deze kilometerstand wordt gebruikt om te komen tot een jaartotaal voor de rapportage.
Voor mobiliteitsdienstverleners is het belangrijk dat je contact opneemt met de betreffende partij om te vragen hoe zij de benodigde gegevens aan je kunnen leveren. In onze software kun je deze gegevens vervolgens invoeren, zodat je een compleet overzicht hebt van alle kilometers.
Medewerkers kunnen hun zakelijke en woon-werk kilometers declareren via InSite of de Pocket App. We hebben extra velden toegevoegd om het vervoermiddel en het type reis (zakelijk of woon-werk) vast te leggen. Deze gegevens zijn bepalend of de declaratie wordt meegenomen in de rapportage.
Bij het insturen van een declaratie via InSite, Pocket, import of UpdateConnector kun je de volgende vervoermiddelen voor de rapportage selecteren:
Voor woon-werk mobiliteit bieden we twee opties: een enquête of een ritregistratie (via de declaraties). Met de enquête kunnen medewerkers aangeven hoe zij in een representatieve week naar hun werk zijn gereisd. De ritregistratie kan via een app of een roosterplanningspakket worden bijgehouden.
Je kunt op dit moment al een paar dingen voorbereiden.
Lees je alvast in en regel wat nodig is:
In Profit kun je nu al het volgende doen:
Komt er een connector om gegevens uit een externe applicatie op te halen?
Er komt één updateconnector waarmee je de volgende gegevens kan toe voegen:
- Vervoermiddelen
- Koppeling tussen vervoermiddelen en medewerkers
- Kilometerstanden
Zie ook wat je vast kunt voorbereiden hiervoor.