Voor 1 juli 2025 moet je rapporteren over het zakelijke verkeer en woon-werkverkeer van je medewerkers vanaf juli 2024. Op deze pagina lees je hoe je de software van AFAS hiervoor inzet. Ook werken we deze pagina regelmatig bij met de laatste ontwikkelingen.
In het Klimaatakkoord is afgesproken dat de CO2-uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit in 2030 één megaton minder moet zijn. Om dat samen waar te maken, werkt de overheid momenteel aan nieuwe wet- en regelgeving die werkgevers met 100+ medewerkers verplicht de CO2-uitstoot van werkgebonden personenmobiliteit te registreren.
De rapportageplicht geldt voor werkgevers (KVK-nummers) met meer dan 100 medewerkers op 1 juli 2024 die meer dan 20 uur per maand werken. De wetgeving is uitgesteld van 1 januari 2024 naar 1 juli 2024. Je hoeft dus pas vanaf juli gegevens te verzamelen. Als je al bent voorbereid, mag je ook op 1 januari beginnen.
Van onderstaande onderdelen lever je het jaartotaal aan gereden kilometers per vervoermiddel aan:
Dat komt neer op onderstaande tabel:
Tijdens de bootcamp ga je in je eigen omgeving aan de slag om alles klaar te zetten voor deze aanlevering aan het RVO.
AFAS heeft de volgende functionaliteit uitgeleverd om te kunnen voldoen aan de rapportageverplichting.
Onder het menu Mobiliteit vind je de optie: Rapportage mobiliteit. Hiermee kom je in een weergave waarmee je de rapportage per KvK-nummer kunt aanmaken. Je ziet hier ook hoeveel medewerkers (die meer dan 20 uur per maand werken) je op 1 januari van het rapportagejaar hebt.
Bij het aanmaken van een nieuwe rapportage bepaal je per onderdeel hoe je als organisatie het aantal kilometers verzameld. Gedurende het jaar verzamel je de kilometers en uiteindelijk sluit je de rapportage af. Profit berekent dan de totalen voor je die je invult op de website van de RVO.
Voor leaseauto's en eigen wagenparken hebben we een overzicht gemaakt waarin je de jaarkilometers per vervoermiddel en brandstof kunt invullen. Je kunt de kilometerstanden opvragen bij je leasemaatschappij, ze importeren of door de medewerker laten invullen via een workflow in InSite. Deze kilometerstand wordt gebruikt om te komen tot een jaartotaal voor de rapportage.
Voor mobiliteitsdienstverleners is het belangrijk dat je contact opneemt met de betreffende partij om te vragen hoe zij de benodigde gegevens aan je kunnen leveren. In onze software kun je deze gegevens vervolgens invoeren per vervoermiddel, zodat je een compleet overzicht hebt van alle kilometers of bedragen.
Medewerkers kunnen hun zakelijke en woon-werk kilometers declareren via InSite of de Pocket App. We hebben extra velden toegevoegd om het vervoermiddel en het type reis vast te leggen. Deze gegevens zijn bepalend of de declaratie wordt meegenomen in de rapportage.
Bij het insturen van een declaratie via InSite, Pocket, import of UpdateConnector kun je de volgende vervoermiddelen voor de rapportage selecteren:
Voor woon-werk mobiliteit bieden we twee opties: een enquête of een ritregistratie (via de declaraties, loonmutaties of via import of UpdateConnector vanuit een andere app of software). Met de enquête kunnen medewerkers aangeven hoe zij in een representatieve week naar hun werk zijn gereisd. De ritregistratie kan via een app of een roosterplanningspakket worden bijgehouden.
Naast de rapportage is de functionaliteit Mobiliteit (voorheen Wagenpark) nu beschikbaar op InSite. Bijvoorbeeld voor het toevoegen van vervoermiddelen en het koppelen van medewerkers en kilometerstanden aan vervoermiddelen. Je leest er alles over in het Help Center.
Om te beginnen zijn onderstaande punten belangrijk:
Daarna kun je aan de slag met de inrichting om te kunnen rapporteren over werkgebonden personenmobiliteit. In het Help Center lees je wat je hiervoor moet doen en hoe je de rapportage toevoegt en raadpleegt.
Kun je met een connector gegevens importeren in Profit?
Hiervoor kun je de UpdateConnector HrMobility gebruiken, waarmee je de volgende gegevens kan toevoegen:
- Vervoermiddelen
- Koppeling tussen vervoermiddelen en medewerkers
- Kilometerstanden
Je kunt ook via een UpdateConnector loonmutaties en declaraties importeren.
De verplichting gaat in per 1 juli 2024. Bepaalt de rapportage straks de cijfers over een half jaar of een heel jaar?
We kijken in de rapportage naar een heel jaar. Voor zakelijke declaraties zijn de cijfers aanwezig vanaf het moment dat je dit hebt ingericht. Dus die gaan mee vanaf dat moment.
Kan ik na het afsluiten van de rapportage nog aanpassingen doen?
Nee, hiermee sluit je de rapportage definitief af.
De enquête verschijnt niet op InSite, hoe kan dat?
Als je de enquête hebt uitgezet maar hij verschijnt niet op InSite, dan is het type pagina 'Enquête woon-werk mobiliteit' niet geactiveerd.
Ik wil de enquête afsluiten maar nog niet alles enquêtes zijn beantwoord. Wat gebeurt er met de openstaande enquêtes?
Deze worden verwijderd, zodat de taak ook verdwijnt bij de medewerkers.