Werkgebonden personenmobiliteit

Voor 1 juli moet je rapporteren over het zakelijke verkeer en woon-werkverkeer van je medewerkers. Op deze pagina lees je hoe je de software van AFAS hiervoor inzet. We werken deze pagina regelmatig bij met de laatste ontwikkelingen.

 

Wat houdt de wet in?

In het Klimaatakkoord is afgesproken dat de CO2-uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit in 2030 één megaton lager moet zijn. Daarom verplicht de overheid werkgevers met meer dan 100 medewerkers om deze uitstoot jaarlijks te registreren en te rapporteren.

Voor wie is het?

De rapportageplicht geldt voor alle werkgevers met een KVK-nummer en meer dan 100 medewerkers die minimaal 20 uur per maand werken. Wil je weten of dit ook voor jouw organisatie geldt? Controleer het eenvoudig in Profit met de KvK-check. (lees meer over hoe Profit dit bepaalt). 

Wat lever je aan?

Je rapporteert het jaartotaal aan gereden kilometers per vervoermiddel, verdeeld over deze onderdelen:

  • Zakelijk - lease en/of eigen wagenpark
  • Zakelijk - mobiliteitsdienstverleners
  • Zakelijk - declaraties
  • Woon-werkmobiliteit

Dat komt neer op onderstaande tabel:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Op de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland lees je er alles over.

Wat richt je in?

  • Lees de handreiking 'Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit' op de website van de RVO.
  • Zorg dat je beschikt over eHerkenning. Dit heb je nodig om de rapportage in te dienen.

Daarna kun je aan de slag met de inrichting om te kunnen rapporteren over werkgebonden personenmobiliteit.

 

Stappenplan

Nieuw in Profit 7

 

Profieltype voor enquête toegevoegd

Er is nu een instuurprofiel waarmee je vooraf voorkeurwaarden (bijvoorbeeld standaard benzine op woensdag) kunt instellen. Ook kan de zichtbaarheid van velden worden aangepast, zodat gebruikers alleen relevante vragen zien bij het invullen. 

 

Nieuwe methode in enquête: werklocatie op medewerkersniveau

Kilometerregistratie op basis van werkelijke werklocaties per medewerker. Dit geeft een betrouwbaar overzicht van gereden kilometers, inclusief correcties voor lease of eigen wagenpark. Gereden kilometers worden dus berekend op basis van de daadwerkelijke werklocaties van de medewerker.

 
 
 

 

 

Webinar

Werkgebonden personenmobiliteit

 

Op 19 december 2023 namen Nieke en Rik je mee in de nieuwe functionaliteit voor deze wet- en regelgeving. Kijk het webinar hieronder terug.

Veelgestelde vragen

Rapportage

  • Hoe wordt het aantal medewerkers op 1 januari bepaald?
    Een medewerker telt mee als:
    1. De Soort medewerker is gelijk aan 1, 4 of E én
    2. De Aard arbeidsverhouding is gelijk aan 1, 11, 18, 21, 22, 23, 24, 82 of 83 én
    3. De Soort inkomstenverhouding is gelijk aan 11, 15 of 37 én
    4. De medewerker werkt meer dan 20 uur per maand op basis van het rooster.

    Let op: het aantal uren van medewerkers met meerdere dienstverbanden wordt alleen bij elkaar opgeteld als het dienstverband voldoet aan de eerste drie punten.
     
  • Moeten OV-reizen ook worden vastgelegd?
    Ja, OV-reizen moeten ook worden meegenomen in de rapportage. Deze kunnen bij ieder onderdeel van toepassing zijn. Zie de handreiking voor meer informatie.
     
  • Wat als je een rit hebt met meerdere vervoermiddelen?
    Voor de rapportage geef je het vervoermiddel op waarmee het grootste deel van de reis is afgelegd. Je hoeft dit voor de rapportage dus niet apart te declareren. Zie hiervoor ook de handreiking.
     

  • Kun je met een connector gegevens importeren in Profit?
    Hiervoor kun je de UpdateConnector HrMobility gebruiken, waarmee je de volgende gegevens kan toevoegen:
    - Vervoermiddelen
    - Koppeling tussen vervoermiddelen en medewerkers
    - Kilometerstanden
    Je kunt ook via een UpdateConnector loonmutaties en declaraties importeren.

  • Kan ik na het afsluiten van de rapportage nog aanpassingen doen?
    Nee, hiermee sluit je de rapportage definitief af.

Lease/eigen wagenpark

  • Wat doe je met bedrijfsbusjes/-auto's die gedeeld worden?
    Deze vervoermiddelen vallen onder het rapportageonderdeel ‘lease- en/of eigen wagenpark’. Voor deze vervoermiddelen moet een kilometerstand worden vastgelegd. Let op: tenzij het gaat om een grijs kenteken, deze zijn uitgesloten. Zie hiervoor ook de handreiking.
     
  • Het aantal privé forfait kilometers is ongelijk aan 8900 km, hoe komt dit? 
    Het lease vervoermiddel is dan niet voor het hele jaar gekoppeld. Zie het Help Center voor de berekening. 

Mobiliteitsdiensten

  • Valt een NS-abonnement onder mobiliteitsdiensten?
    Als de werkgever het abonnement betaalt, dan valt het onder mobiliteitsdiensten. Betaalt de medewerker het abonnement zelf, dan loopt dit via declaraties.

Zakelijke declaraties

  • Kun je een enquête en declaraties/ritregistratie combineren?
    Nee, de handreiking geeft aan dat je een keuze maakt voor alle medewerkers. Zie de handreiking voor meer informatie.
     
  • Kun je declaraties importeren?
    Ja, dat kan. Je kunt zowel nacalculatie als loonmutaties importeren en daarin het type reis en het vervoermiddel meenemen. Let op: de externe applicatie moet dan ook het type reis en het vervoermiddel meegeven.
     
  • Hoe maak ik de velden Type vervoermiddel en Type reis zichtbaar in een declaratie profiel?
    De velden worden zichtbaar als je in de kostensoort van de declaratie het veld 'Vervoermiddel registreren' vult. Zorg er daarnaast voor dat de velden zichtbaar zijn in het profiel. Je vindt de kostensoort via HRM / Payroll / Inrichting / Kosten of via Projecten / Item / Kosten. Je kiest in het veld 'Vervoermiddel registreren' voor Aantal als er kilometers worden geboekt voor de declaratie. Je kiest Bedrag als er een bedrag wordt geboekt voor openbaar vervoer.
     
  • Zijn de velden Type vervoermiddel en Type reis ook beschikbaar in Payroll workflows?
    Nee, de velden zijn niet beschikbaar in Payroll workflows. Bij het handmatig boeken van loonmutaties in Profit kun je de velden wel vullen.
     
  • Welke datum uit de declaratie is leidend om te bepalen in welk rapportagejaar de declaratie valt?
    Dit is de boekingsdatum van de declaratie.

Woon-werk mobiliteit

  • Onder welke categorie vallen reizen naar externe locaties?
    De reizen naar een externe locatie worden niet gezien als woon-werk (bijvoorbeeld een consultant die naar een klant reist). De handreiking ziet woon-werk als reizen van huis naar kantoor of een adres van jullie als werkgever. 
     
  • Hoeveel respons moet je minimaal hebben op de enquête?
    Je hebt genoeg reacties nodig om representatief te zijn. In de handreiking wordt hierop ingegaan bij het kopje 'Aan hoeveel mensen stuur ik de enquête?'. 
     
  • Kun je medewerkers uitsluiten voor de enquête?
    Ja, nadat je medewerkers hebt uitgenodigd voor de enquête, kun je medewerkers uitsluiten. Hun dossieritem wordt dan verwijderd en zij tellen niet meer mee in de berekeningen van de resultaten. De uitgesloten medewerkers krijgen een aparte status in de weergave. Ga hier zorgvuldig mee om: je mag niet zomaar groepen medewerkers uitsluiten. Dit doe je meestal in overleg met het RvO.
     
  • Hoe vaak zet je de enquête uit?
    Je zet de enquête 1 keer per jaar uit. Je kiest hier dus bewust een specifiek moment voor.
     

  • De enquête verschijnt niet op InSite, hoe kan dat?
    Als je de enquête hebt uitgezet maar hij verschijnt niet op InSite, dan is het type pagina 'Enquête woon-werk mobiliteit' niet geactiveerd.
     

  • Ik wil de enquête afsluiten maar nog niet alles enquêtes zijn beantwoord. Wat gebeurt er met de openstaande enquêtes?
    Deze worden verwijderd, zodat de taak ook verdwijnt bij de medewerkers.