De avondklok heeft mogelijk grote impact op de werkzaamheden van je medewerkers. Tijdens de avondklok moeten medewerkers een werkgeversverklaring bij zich hebben. Hoe zorg je er als werkgever voor dat je dit snel en accuraat regelt?
Met een werkgeversverklaring kunnen je medewerkers aantonen dat ze op de aangegeven tijd op de openbare weg mogen zijn. Het spreekt voor zich dat deze verklaring alleen verstrekt mag worden als dit echt noodzakelijk is. Hoe je de werkgeversverklaring verstrekt aan je medewerkers lees je op deze pagina.
We hebben een alternatief geboden via een rapport omdat we performance issues hebben ondervonden met het document.
Het rapport kun je collectief afdrukken of via een workflow aan de medewerker aanbieden. Afhankelijk van je keuze download je hieronder het juiste rapport. Wij raden deze stap aan voor grote groepen medewerkers.
Voor dit rapport richt je een workflow in. Medewerkers kunnen zelf in de workflow het rapport downloaden. Het is mogelijk om deze workflow collectief te genereren voor een groep medewerkers.
Je koppelt het rapport in je zelf gemaakte type dossieritem op het tabblad Algemeen in het veld Rapport.
Hier lees je hoe je dit doet.
Dit rapport kun je vanuit Profit Windows genereren. Deze wordt niet in het dossier geplaatst en kan ook niet via de e-mail verstrekt worden. Importeer (hoe doe ik dit?) eerst het rapport die je hieronder kan downloaden in Profit. Vervolgens genereer je het rapport via: HRM / Uitvoer / Rapport.
Hier lees je hoe je dit doet.
Hiermee verstrek je een document. Je kunt deze collectief genereren voor een selectie medewerker of via de workflow laten aanmaken. Wij ervaren momenteel performance problemen met het genereren van documenten. Om deze reden raden wij aan deze stap alleen voor kleine groepen medewerkers in te zetten.
Het document 'Eigen verklaring avondklok' verstrekken wij niet. Je kan in de uitgaande e-mail zelf en link naar het document toevoegen.
Er zijn twee documenten beschikbaar. Eén waar het onderste vinkje 'Ik kan voor deze werknemer geen vaste tijden aangeven' aanstaat. Dit zal het document zijn die het meest gebruikt wordt. Het andere document zet het vinkje bij 'Geef zo precies mogelijk aan op welke dagen en tijdstippen uw werknemer buiten moet zijn'. Hierbij moet PER MEDEWERKER opgegeven worden welke tijden dit zijn.
De contactpersoon op het formulier is de leidinggevende van de medewerker. Hierdoor wordt het document ook juist gevuld wanneer deze door de medewerker zelf via een workflow ingestuurd wordt. Vanuit subdocument "Afzender (documentgenerator)" kunnen ook de velden van de instuurder zelf gekoppeld worden.
Let op:
Het heeft de voorkeur om in eerste instantie de werkgeversverklaring door de medewerker zélf te laten genereren. Hiermee borg je dat de meest urgente gevallen ook daadwerkelijk een verklaring hebben als ze dat nodig hebben. Bovendien voorkom je dat op organisatieniveau er een wachttijd ontstaat.
Wordt de verklaring toch op organisatieniveau verstrekt, werk dan met selecties van medewerkers, in volgorde van wanneer deze nodig zijn (bijvoorbeeld op basis van een rooster).
Als je wil dat medewerkers zelf een werkgeversverklaring kunnen genereren, maak je hiervoor een vrij type dossieritem aan en richt je een workflow met document in.
Je verstrekt de werkgeversverklaring door een dossieritem in te sturen bij de betreffende medewerkers. Let op! Hiervoor moet je het document eerst importeren in Profit via de hierboven genoemde stappen.
De medewerkers krijgen het document toegestuurd via de e-mail en kunnen het document raadplegen in hun dossier via InSite. Wil je dat het document te raadplegen is via AFAS Pocket? Kies dan bij Doel voor Document afdrukken en vastleggen in dossier.
Je bent in veel gevallen namelijk verplicht om salarissen en andere kosten door te betalen. Wat zijn de regels voor verzuim, verlof en (salaris)doorbetaling? En hoe kan de software van AFAS je daarmee helpen? Graag leggen wij dat voor je uit.