Nieuw in Profit 11

HRM


Optimalisatie Werving & Selectie

Meer controle en mogelijkheden op het werving & selectieproces

Sollicitant stamkaart als vertrekpunt

Een belangrijke vernieuwing in onze nieuwe software is de introductie van de sollicitant stamkaart. Nu is het invullen van een vacature nog één grote workflow. Met een stamkaart stappen we af van een lineair proces. Processen kunnen nu eenvoudiger parallel verlopen. Vanuit de vacature op OutSite, kan een kandidaat simpel informatie invullen die automatisch op zijn of haar stamkaart in InSite terechtkomt. Via de stamkaart zijn razendsnel diverse actie in gang te zetten; van een uitnodiging voor een gesprek tot verzoeken om diploma’s of een rekeningnummer toe te voegen.


Overige optimalisaties

  • Via de nieuwe weergave 'Talentpool' kun je massaal bestaande sollicitanten wijzen op een nieuwe vacature.
  • Het proces voor aanvullen van gegevens is efficiënter en gebruiksvriendelijker geworden.
  • Er is een nieuwe workflow beschikbaar voor het uitnodigen van een sollicitant. Deze workflow is geïntegreerd met locaties en de Profit Agenda.
  • In de workflows is het nu mogelijk om een taak te koppelen aan de bestemmingen 'Sollicitant' en 'Vacature selectie'.
  • Tijdens het solliciteren kan de sollicitant nu middels een vinkveld aangeven dat zijn/haar gegevens 1 jaar bewaard mogen worden.


ID-Check

Controle op de identiteitsbewijzen.

Als werkgever ben je verplicht de identiteit van de medewerkers te controleren. Bij het indienst melden controleer je het originele identiteitsbewijs. Dit was een handmatig proces.

Vanaf Profit 11 beschik je over de ID-Check van Valicare. Met de ID-Check valideer je tijdens het indienst melden de identiteit van de medewerker op basis van:

  • Paspoort
  • Identiteitskaart
  • Verblijfsvergunning


De ID-Check valideert de identiteitsdocumenten op basis van visuele aspecten die worden uitgelezen uit de afbeeldingen van de documenten. Deze data gaat door verschillende algoritmes die onder andere aan de hand van documentnummer, geboortedatum, vervaldatum en persoonsnummer controleert of de data valide is.

Na het valideren kun je automatisch de data overnemen in de velden van het indienstprofiel. Hiermee voorkom je foutieve data in Profit.


Verzameldeclaraties

Meerdere verschillende soorten declaratie in één keer boeken

Als een medewerker in een week bijvoorbeeld meerdere dienstreizen had gemaakt, dan moest de medewerker voor deze reizen losse workflows insturen. Dit was een tijdrovend proces. 

In Profit 11 is het mogelijk om meerdere declaraties in één workflow indienen. Als een medewerker meerdere dienstreizen mag boeken, dan boekt de medewerker dit in één workflow en de beoordelaar kan alle declaraties in één keer beoordelen.

Daarnaast is het ook mogelijk om verschillende soorten declaraties in te dienen in één workflow. Bijvoorbeeld een declaratie voor dienstreizen, lunchkosten en een hotelkamer kan je in één workflow indienen. Ook hierbij geldt dat de beoordelaar deze declaratie in één keer kan beoordelen.

Als één van de declaraties binnen een verzameldeclaratie niet akkoord is, dan kan de beoordelaar deze declaratie los afkeuren. De overige goedgekeurde declaraties gaan verder in het proces en de afgekeurde declaratie gaat als losse workflow terug naar de instuurder.



Declaraties direct als voorschot

Nier meer wachten op salarisverwerking voor uitbetaling declaratie

Een medewerker heeft het etentje met de afdeling betaald en wil dit declareren. Aangezien dit een groot bedrag is, wil de medewerker dit het liefst direct uitbetaald krijgen.

Vanaf nu kan een medewerker bij het indienen van een declaratie direct een voorschot aanvragen voor de declaratie. De salarisadministratie kan vervolgens het voorschot uitbetalen.



Proefberekening bij Rooster- en Salariswijzing

Je ziet direct het nieuwe uit te betalen salaris.

Een medewerker wil minder werken, maar betekent dit voor het salaris? Om de gevolgen te zien van dit soort verzoeken, moest je altijd een pro forma medewerker maken in Profit. Vanaf nu kun je dit direct bekijken in InSite.

Om inzicht te krijgen in de gevolgen van een aanvraag of wijziging kan de medewerker gebruik maken van de Proefberekening. Met een proefberekening ziet de medewerker tot op de cent nauwkeurig direct wat het verwachte resultaat is.

Je kunt de proefberekening toepassen binnen de aanmaakprofielen van de rooster- en salariswijziging in InSite.

Belangrijke wijziging import mutaties

Bestaande import voor contract, salaris, functie en rooster aanpassen


Let op (uitroepteken)

Er is een belangrijke wijziging doorgevoerd voor de import mutaties voor contract, salaris, functie en rooster in HRM. De wijziging houdt in dat vanaf Profit 11 de optie 'Niet wijzigen' is toegevoegd. Hierdoor is de import mutatie ook een echte import mutatie geworden.

Voor Profit 11 was dit de optie 'Leeg' die eigenlijk onterecht werkte als 'Niet wijzigen'.

Welke gevolgen heeft dit?

  1. Als je een nieuwe importdefinitie maakt in Profit 11 heeft dit weinig tot geen gevolgen. Je ziet alleen dat de velden standaard (net zoals altijd bij een mutatie import) op 'Niet wijzigen" staan.
  2. Als je een bestaande import gebruikt in Profit 11 heeft dit gevolgen.  Als je geen actie onderneemt, dan gaat de import fout op velden die verplicht zijn. Deze velden (bijvoorbeeld Type contract) staan dan nog ingesteld op de optie 'Leeg' en de optie 'Leeg' mag niet op een verplicht veld.

Welke actie onderneem je?

Alle bestaande importdefinities doorloop je en per veld bepaal je of deze wel of niet op 'Niet wijzigen' moet komen te staan.

Let op:
Je controleert dit ook voor de niet-verplichte velden. Als je dit niet doet, dan krijgen deze velden na de import een lege waarde!

De wijziging geldt alleen voor de import mutatie voor contract, salaris, functie en rooster in HRM en niet voor andere import mutaties.

Bankkoppeling Payroll betalingen

Directe koppeling met de bank

Het is vanaf nu mogelijk om de Payroll betalingen automatisch uit te wisselen via een directe koppeling tussen de bank en AFAS Online. Voor deze koppeling wordt gebruik gemaakt van de bestaande koppeling van de financiële betaling in Profit. De bankkoppeling voor Payroll betalingen is alleen mogelijk voor de Rabobank en ING.

Als je gebruik maakt van de bestaande koppeling in Financieel, maak je na overgang naar Profit 11 automatisch gebruik van de koppeling voor Payroll betalingen. Dit is van toepassing als in de eigenschappen van de bankrekening het veld Betaling verzenden is aangevinkt. 


Verwerkingsgroepen

Je kunt de bankkoppeling ook gebruiken als je de betalingen verwerkt via verwerkingsgroepen. Voorwaarde hierbij is dat je maximaal één bankrekening hebt gekoppeld aan de verwerkingsgroep.

Direct na accorderen

Als in de werkgever direct na accorderen is aangevinkt, dan verzendt Profit direct na accorderen een betaalbestand via de bankkoppeling.

Als in de werkgever direct na accorderen niet is aangevinkt, dan verzendt Profit een betaalbestand na het verwerken van de betaling in de Betalingscockpit.

Profielkeuze indienst en herindienst

De profielkeuzepagina's in InSite voor het indienst en herindienst melden van een medewerker zijn aangepast.

Als je gebruik maakte van de profielkeuzepagina in InSite, dan zag je standaard alle profielen. Er werd geen rekening gehouden met de autorisatie op profielen.

Let op (uitroepteken)

Vanaf nu houden de profielkeuzepagina's wel rekening met de autorisatie. Dit betekent dat je alleen de profielen ziet waar je rechten op hebt.

Gevolg van deze aanpassing is, dat voor elk profiel een unieke pagina wordt geopend. Dit betekent dat je eventueel voor deze pagina's de opmaak moet aanpassen. 

Geplande taak Actuele gegevens vernieuwen

Het vernieuwen van de actuele gegevens in HRM is aangepast. 

Na de overgang op Profit 11 beschik je automatisch over één geplande taak voor het vernieuwen van de actuele gegevens. Deze taak kan je niet aanpassen. Als je meerdere taken voor het vernieuwen van de actuele gegevens had staan, dan zijn deze na de overgang verwijderd zodat je maar één taak hebt staan.

Als je overdag de gegevens wilt vernieuwen, dan kun je zelf nog een taak toevoegen. Bij het toevoegen van deze taak staat de datum Gepland op op morgen. Pas na het invoeren van de tijd (+3 minuten van de actuele tijd) verspringt de datum naar vandaag. In deze taak staan standaard alle dagen aangevinkt en kun je niet uitvinken. Wij raden aan om na het draaien van deze eenmalige taak, de taak te verwijderen.


Uitnodigen voor AFAS Pocket

Bij het indienst melden de medewerker uitnodigen

Bij het indienst melden van een medewerker, kan je de medewerker direct uitnodigen voor AFAS Pocket.

In het indienstprofiel is onder de context Medewerker het veld Uitnodigen voor AFAS Pocket beschikbaar gemaakt. Als dit veld is aangevinkt, dan ontvangt de medewerker op de eerste werkdag automatisch een uitnodiging om gebruik te maken van AFAS Pocket. De e-mail die Profit verzendt is op basis van het berichtsjabloon 'Bericht AFAS Pocket uitnodiging (Profit)' en wordt gegenereerd na de geplande taak vernieuwen actuele gegevens.

Medewerker en gebruiker blokkeren

Bij het uitdienst melden automatisch de medewerker en gebruiker blokkeren

Na het uitdienst melden van een medewerker moest je handmatig de medewerker en gebruiker blokkeren om te voorkomen dat de medewerker na uitdiensttreding nog kon inloggen op InSite en voor de licentietelling.

Vanaf nu kan je dit automatiseren. In het menu 'HRM / Beheer / Instellingen / tabblad HRM' stel je in dat je medewerkers en de gekoppelde gebruikers na de geplande taak vernieuwen actuele gegevens automatisch blokkeert.

Je blokkeert hiermee alleen de medewerkers en gekoppelde gebruikers met een uitdienstdatum in het verleden.


Optimalisatie aanlevering APG

Als een medewerker een onverwerkbaar signaal heeft, dan worden alle perioden waar het signaal betrekking op heeft altijd opnieuw aangeleverd.

Dit zorgt ervoor dat situaties waarvoor er geen nieuwe loonverwerking nodig is ook opnieuw worden aangeleverd.

Instanties Sociaal Secretariaten in InSite

Het is vanaf nu mogelijk om de instantieregels van de Sociaal Secretariaten bij de medewerker te wijzigen in InSite.

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar als 'België' is geactiveerd in de omgeving.


Payroll Cloud ESS

De medewerker van de klant zelf zaken laten regelen

Payroll Cloud is uitgebreid met de mogelijkheid om via de Pocket App ESS aan te bieden aan de klanten. Nadat de medewerker op een eenvoudige manier het onboardingsproces doorloopt, kan de medewerker daarna direct zaken zelf regelen. Denk hierbij aan:

  • Loonstroken bekijken
  • Verlof en/of verzuim boeken
  • Digitaal ondertekenen
  • Eigen gegevens wijzigen



Digitaal ondertekenen

Uitbreiding van type dossieritems waarin je digitaal kan ondertekenen

De mogelijkheid om bijlagen digitaal te ondertekenen is toegevoegd aan onderstaande type dossieritems. Dit betekent dat je in de workflows de speciale actie 'Bijlage(n) ondertekenen' kan toevoegen. Daarnaast is in de bijbehorende profielen het veld 'Bijlage' toegevoegd. Dit veld vind je in de context die achter het type dossieritem staat in onderstaande tabel:

Type dossieritems

  • In dienst (-15) 
  • Uit dienst (-16)
  • Ziekmelding (-17)
  • Adresmutatie (-20)
  • Bankrekening wijzigen (-21)
  • Contractverlenging (-23)
  • Medewerker herindienst (-24)
  • Roosterwijziging (-25)
  • Salariswijziging (-26)
  • Functiewijziging (-27)
  • Overplaatsing (-28)
  • Onderwijsaktes (-30)
  • Contract wijzigen (-33)
  • Verlofreeks (-37)
  • Familielid mutatie (-41)
  • Sollicitant in dienst (-45)
  • Wet Verbetering Poortwachter (-50)
  • Loonmutatie (-52)
  • Vacature (-80)
  • Opleiding (-82)
  • Wijziging belastingdienst (-89)
  • Overplaatsing ongeautoriseerd (-94)
  • Medewerker voorschot (-103)

Contexten:

  • Medewerker
  • Contract
  • Verzuimmelding
  • Adresmutatie
  • Mdw. Bank/girorekening
  • Contract
  • Medewerker
  • Mdw./rooster
  • Salarismutatie
  • Org. Eenheid/functie
  • Org. eenheid/functie
  • geen profiel en context
  • Contract
  • Verlofreeks
  • Medewerker/familie
  • Medewerker
  • Bij eindevaluatie
  • Variabele loonmutatie
  • Vacature
  • Medewerker/opleiding
  • Wijziging Belastingdienst
  • Mdw./org. eenheid/functie
  • Medewerker voorschot

Het veld 'Bijlage' is in bestaande contexten op 'Niet zichtbaar' gezet.

Dashboards

Meerdere optimalisaties in HRM dashboards

Verzuim dashboards:

  • De instellingen in de geplande taak 'Vullen HRM tabellen tbv Profit BI' zijn aangepast. Je kunt nu alleen nog maar instellen welke periodetabel je wilt hanteren in de dashboards. De geplande taak berekent vanaf nu automatisch de gegevens over afgelopen twee jaren. Voorheen was dit een instelling (1 jaar of 2 jaar terugkijken).


  • De berekening van de verzuimgegevens wordt niet meer geaggregeerd op periode, maar op dagniveau. Gevolgen hiervan zijn:
    • Hierdoor is de berekening zuiverder geworden. Dit kan tot gevolg hebben dat de berekende gegevens in de verzuim dashboards enigszins afwijken van die in Profit 10.
    • Hierdoor is het mogelijk geworden om de actuele periode niet te berekenen per einde van de periode, maar tot en met vandaag. De berekening wordt daardoor zuiverder, omdat alleen de werkelijk bekende gegevens meegewogen worden.
  • Er is een werkblad toegevoegd met de procentuele verdeling van de verzuimmeldingen per verzuimduurklasse. De verdeling kort, middellang, lang en extra lang verzuim is hiermee vervallen. De verzuimduurklassen worden nu bepaald op basis van de HRM instelling, tabblad 'Duurklasse'.


  • Er is een nieuw Verzuim MSS dashboard toegevoegd, naast het bestaande Verzuim MSS dashboard. Het bestaande Verzuim MSS dashboard blijft gebaseerd op medewerkerautorisatie. Het nieuwe dashboard is gebaseerd op OE-autorisatie. Als in Profit de filterautorisatie toegepast wordt op basis van organisatorische eenheden, dan kun je het beste het nieuwe Verzuim MSS dashboard toepassen.


Sociaal dashboards

  • De Sociaal dashboards zijn geoptimaliseerd. Raadpleeg voor meer informatie het Help Center


Bezetting:

  • De bezetting dashboards zijn geoptimaliseerd. Raadpleeg voor meer informatie het Help Center.