Een belangrijke vernieuwing in onze nieuwe software is de introductie van de sollicitant stamkaart. Nu is het invullen van een vacature nog één grote workflow. Met een stamkaart stappen we af van een lineair proces. Processen kunnen nu eenvoudiger parallel verlopen. Vanuit de vacature op OutSite, kan een kandidaat simpel informatie invullen die automatisch op zijn of haar stamkaart in InSite terechtkomt. Via de stamkaart zijn razendsnel diverse actie in gang te zetten; van een uitnodiging voor een gesprek tot verzoeken om diploma’s of een rekeningnummer toe te voegen.
Als werkgever ben je verplicht de identiteit van de medewerkers te controleren. Bij het indienst melden controleer je het originele identiteitsbewijs. Dit was een handmatig proces.
Vanaf Profit 11 beschik je over de ID-Check van Valicare. Met de ID-Check valideer je tijdens het indienst melden de identiteit van de medewerker op basis van:
De ID-Check valideert de identiteitsdocumenten op basis van visuele aspecten die worden uitgelezen uit de afbeeldingen van de documenten. Deze data gaat door verschillende algoritmes die onder andere aan de hand van documentnummer, geboortedatum, vervaldatum en persoonsnummer controleert of de data valide is.
Na het valideren kun je automatisch de data overnemen in de velden van het indienstprofiel. Hiermee voorkom je foutieve data in Profit.
Als een medewerker in een week bijvoorbeeld meerdere dienstreizen had gemaakt, dan moest de medewerker voor deze reizen losse workflows insturen. Dit was een tijdrovend proces.
In Profit 11 is het mogelijk om meerdere declaraties in één workflow indienen. Als een medewerker meerdere dienstreizen mag boeken, dan boekt de medewerker dit in één workflow en de beoordelaar kan alle declaraties in één keer beoordelen.
Daarnaast is het ook mogelijk om verschillende soorten declaraties in te dienen in één workflow. Bijvoorbeeld een declaratie voor dienstreizen, lunchkosten en een hotelkamer kan je in één workflow indienen. Ook hierbij geldt dat de beoordelaar deze declaratie in één keer kan beoordelen.
Als één van de declaraties binnen een verzameldeclaratie niet akkoord is, dan kan de beoordelaar deze declaratie los afkeuren. De overige goedgekeurde declaraties gaan verder in het proces en de afgekeurde declaratie gaat als losse workflow terug naar de instuurder.
Een medewerker heeft het etentje met de afdeling betaald en wil dit declareren. Aangezien dit een groot bedrag is, wil de medewerker dit het liefst direct uitbetaald krijgen.
Vanaf nu kan een medewerker bij het indienen van een declaratie direct een voorschot aanvragen voor de declaratie. De salarisadministratie kan vervolgens het voorschot uitbetalen.
Een medewerker wil minder werken, maar betekent dit voor het salaris? Om de gevolgen te zien van dit soort verzoeken, moest je altijd een pro forma medewerker maken in Profit. Vanaf nu kun je dit direct bekijken in InSite.
Om inzicht te krijgen in de gevolgen van een aanvraag of wijziging kan de medewerker gebruik maken van de Proefberekening. Met een proefberekening ziet de medewerker tot op de cent nauwkeurig direct wat het verwachte resultaat is.
Je kunt de proefberekening toepassen binnen de aanmaakprofielen van de rooster- en salariswijziging in InSite.
Er is een belangrijke wijziging doorgevoerd voor de import mutaties voor contract, salaris, functie en rooster in HRM. De wijziging houdt in dat vanaf Profit 11 de optie 'Niet wijzigen' is toegevoegd. Hierdoor is de import mutatie ook een echte import mutatie geworden.
Voor Profit 11 was dit de optie 'Leeg' die eigenlijk onterecht werkte als 'Niet wijzigen'.
Alle bestaande importdefinities doorloop je en per veld bepaal je of deze wel of niet op 'Niet wijzigen' moet komen te staan.
Let op:
Je controleert dit ook voor de niet-verplichte velden. Als je dit niet doet, dan krijgen deze velden na de import een lege waarde!
De wijziging geldt alleen voor de import mutatie voor contract, salaris, functie en rooster in HRM en niet voor andere import mutaties.
Het is vanaf nu mogelijk om de Payroll betalingen automatisch uit te wisselen via een directe koppeling tussen de bank en AFAS Online. Voor deze koppeling wordt gebruik gemaakt van de bestaande koppeling van de financiële betaling in Profit. De bankkoppeling voor Payroll betalingen is alleen mogelijk voor de Rabobank en ING.
Als je gebruik maakt van de bestaande koppeling in Financieel, maak je na overgang naar Profit 11 automatisch gebruik van de koppeling voor Payroll betalingen. Dit is van toepassing als in de eigenschappen van de bankrekening het veld Betaling verzenden is aangevinkt.
Je kunt de bankkoppeling ook gebruiken als je de betalingen verwerkt via verwerkingsgroepen. Voorwaarde hierbij is dat je maximaal één bankrekening hebt gekoppeld aan de verwerkingsgroep.
Als in de werkgever direct na accorderen is aangevinkt, dan verzendt Profit direct na accorderen een betaalbestand via de bankkoppeling.
Als in de werkgever direct na accorderen niet is aangevinkt, dan verzendt Profit een betaalbestand na het verwerken van de betaling in de Betalingscockpit.
De profielkeuzepagina's in InSite voor het indienst en herindienst melden van een medewerker zijn aangepast.
Als je gebruik maakte van de profielkeuzepagina in InSite, dan zag je standaard alle profielen. Er werd geen rekening gehouden met de autorisatie op profielen.
Vanaf nu houden de profielkeuzepagina's wel rekening met de autorisatie. Dit betekent dat je alleen de profielen ziet waar je rechten op hebt.
Gevolg van deze aanpassing is, dat voor elk profiel een unieke pagina wordt geopend. Dit betekent dat je eventueel voor deze pagina's de opmaak moet aanpassen.
Het vernieuwen van de actuele gegevens in HRM is aangepast.
Na de overgang op Profit 11 beschik je automatisch over één geplande taak voor het vernieuwen van de actuele gegevens. Deze taak kan je niet aanpassen. Als je meerdere taken voor het vernieuwen van de actuele gegevens had staan, dan zijn deze na de overgang verwijderd zodat je maar één taak hebt staan.
Als je overdag de gegevens wilt vernieuwen, dan kun je zelf nog een taak toevoegen. Bij het toevoegen van deze taak staat de datum Gepland op op morgen. Pas na het invoeren van de tijd (+3 minuten van de actuele tijd) verspringt de datum naar vandaag. In deze taak staan standaard alle dagen aangevinkt en kun je niet uitvinken. Wij raden aan om na het draaien van deze eenmalige taak, de taak te verwijderen.
Bij het indienst melden van een medewerker, kan je de medewerker direct uitnodigen voor AFAS Pocket.
In het indienstprofiel is onder de context Medewerker het veld Uitnodigen voor AFAS Pocket beschikbaar gemaakt. Als dit veld is aangevinkt, dan ontvangt de medewerker op de eerste werkdag automatisch een uitnodiging om gebruik te maken van AFAS Pocket. De e-mail die Profit verzendt is op basis van het berichtsjabloon 'Bericht AFAS Pocket uitnodiging (Profit)' en wordt gegenereerd na de geplande taak vernieuwen actuele gegevens.
Na het uitdienst melden van een medewerker moest je handmatig de medewerker en gebruiker blokkeren om te voorkomen dat de medewerker na uitdiensttreding nog kon inloggen op InSite en voor de licentietelling.
Vanaf nu kan je dit automatiseren. In het menu 'HRM / Beheer / Instellingen / tabblad HRM' stel je in dat je medewerkers en de gekoppelde gebruikers na de geplande taak vernieuwen actuele gegevens automatisch blokkeert.
Je blokkeert hiermee alleen de medewerkers en gekoppelde gebruikers met een uitdienstdatum in het verleden.
Payroll Cloud is uitgebreid met de mogelijkheid om via de Pocket App ESS aan te bieden aan de klanten. Nadat de medewerker op een eenvoudige manier het onboardingsproces doorloopt, kan de medewerker daarna direct zaken zelf regelen. Denk hierbij aan:
De mogelijkheid om bijlagen digitaal te ondertekenen is toegevoegd aan onderstaande type dossieritems. Dit betekent dat je in de workflows de speciale actie 'Bijlage(n) ondertekenen' kan toevoegen. Daarnaast is in de bijbehorende profielen het veld 'Bijlage' toegevoegd. Dit veld vind je in de context die achter het type dossieritem staat in onderstaande tabel:
Type dossieritems
Contexten:
Het veld 'Bijlage' is in bestaande contexten op 'Niet zichtbaar' gezet.
Verzuim dashboards:
Sociaal dashboards
Bezetting: