Je gaat uren, kosten of materialen boeken op een project.
Als je met projecten werkt, heb je de mogelijkheid om gemaakte uren, kosten en materialen op een project te boeken. Dit doe je door nacalculatie te boeken. Het boeken van je nacalculatie kan je altijd per regel doen. Je uren kun je ook per week of periode boeken. De periode is een zelf in te stellen periodetabel die je aan je projectinstellingen koppelt. Met deze functies kun je op een snelle manier meerdere nacalculatieregels voor dezelfde datum genereren. Daarnaast is het mogelijk om door middel van geldigheidscombinaties vooraf te definiëren op welke projecten en met welke werksoorten een medewerker wel en niet mag boeken.
Nacalculatie | Uren boeken per week |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Heb je veel mensen in de buitendienst, laat ze dan eenvoudig en snel hun uren boeken via AFAS Pocket.
Voor de urenregistratie leg je een basis vast in de projectinstellingen. Zoals bijvoorbeeld hoeveel uren je maximaal mag boeken en op welke dagen. Hier kun je vervolgens ook verschillende controles op uit laten voeren, waaronder de controle op de roosteruren van een medewerker.
Lees hier meer.
Nacalculatie wordt geboekt in een bepaalde periode. Hiervoor maak je periodetabellen aan, die je vervolgens in de projectinstellingen koppelt. Op die manier kan je bij het boeken van nacalculatie per week of periode de juiste periode kiezen.
Lees hier meer.
Nacalculatie kun je op verschillende manieren boeken. Er hoeft niet één beslissing genomen te worden, je kan bijvoorbeeld op zowel InSite uren boeken als in AFAS Pocket.
Let op: De boekingsmethoden zijn gebaseerd op boekingslay-out. Deze worden standaard uitgeleverd, maar je kan ze zelf ook wijzigen. Lees hier meer over het wijzigen van de boekingslay-out.
Wanneer je wilt dat bepaalde kosten worden doorgefactureerd aan de klant, moet je zorgen dat het veld Doorbelasten hier is aangevinkt. Je kan dit op verschillende niveaus vastleggen. Op projectniveau, op projectfase en op kosten/werksoort.
Lees hier meer.
Wanneer je je uren boekt, heb je de keuze uit meerdere items. Dit kunnen werksoorten zijn, maar ook kosten of artikelen.
Met de urensoort leg je bij het boeken van uren het soort 'Uurtarief' vast. Hiermee geef je bijvoorbeeld aan of de gewerkte uren normale uren zijn of overwerkuren, etc. Per nacalculatieregel bepaal je om welk uurtarief het gaat. Je kunt een urensoort koppelen aan een werksoort, zodat deze automatisch gevuld wordt bij het boeken van nacalculatie.
Lees hier meer.
(optioneel)
Met de functie Vrije dimensies kun je extra ingangen creëren in de projectadministratie, naast de standaard dimensies als medewerker, functie, projectgroep, etc. Op deze manier kun je inzicht krijgen in de kosten op zelf te bepalen niveaus. De vrije dimensies kan je ook als grondslag voor de geldigheidscombinaties gebruiken.
(optioneel)
Je kunt geldigheidscombinaties definiëren om vooraf te bepalen wie op welke projecten met welke werksoorten uren mag boeken. Hierdoor voorkom je dat medewerkers uren boeken op projecten waar zij niet bij betrokken zijn. In de boekingsprogramma's worden alleen de toegestane waarden getoond.
De pakbon met een projectnummer noemen we projectbon. In de instelling geef je aan of je de pakbon naar de nacalculatie wilt hebben, en dus op de projectfactuur. Of je laat de pakbonnen in ordermanagement en factureert daarvandaan.
Lees hier meer.
Profit levert een standaard dashboard uit waarmee je inzicht krijgt in het budget van een medewerker en de realisatie hiervan op basis van de geboekte nacalculatie.
De uren worden ingedeeld in verschillende werksoortgroepen. Het budget per medewerker/werksoortgroep wordt per maand vastgelegd in een KPI-tabel.
Lees hier meer.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Medewerkers | Om uren te kunnen boeken heb je medewerkers nodig. | Voeg deze handmatig toe bij een gering aantal, of kies voor importeren. |
2. Items | Je factureert items (artikelen, werksoorten en/ of kostensoorten), waardoor deze ook beschikbaar zijn in de voorcalculatie. | Voeg deze handmatig toe. Voor grote aantallen is er een import beschikbaar. |
3. Urensoort | De urensoort wordt gebruikt om de integratie met Payroll tot stand te brengen. | Voeg deze handmatig toe. |
4. Verkooprelaties | De klanten waaraan je artikelen verkoopt. | Voeg deze handmatig toe. Voor grote aantallen is er een import beschikbaar. |
5. Projecten | Projecten worden gefactureerd en bepalen mede de instellingen voor voorcalculatie. | Voeg deze handmatig toe. Voor grote aantallen is er een import beschikbaar. |
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Urensoort | Data | De meest gangbare urensoorten worden meegeleverd, zodat het boeken van uren, overwerk tegen 100% en 150%, tijd voor tijd opname, verlof en ziek al mogelijk is. |
Werksoort | Data | Een aantal voorbeeld werksoorten wordt meegeleverd. |