Even afwezig wegens vakantie of ouderschapsverlof.
Naast dat je de medewerker wilt ondersteunen met werkgerelateerde processen is het boeken van verlof één van de belangrijkste onderdelen van de software voor de medewerker zelf. Via zowel InSite als de Pocket app heeft de medewerker de mogelijkheid om verlof aan te vragen en/of in te trekken. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om verlof te kopen/verkopen, al het verlof omtrent de geboorte van een kind te regelen en de bijzondere verlofvormen aan te vragen.
De visie van AFAS is dat deze verantwoordelijkheid bij de medewerker zelf ligt. Deze weet immers zelf het best wanneer hij of zij vrij gaat nemen en schiet gelijk zelf de aanvraag in, waarna de aanvraag via de workflow beoordeeld wordt. Daarnaast heeft de medewerker via het verlofportaal en het verlofdashboard zelf inzicht in alles omtrent verlof, dus er ligt hier geen administrerende rol vanuit HR/de leidinggevende.
Uitgangspunten:
Bekijk de volgende video om alvast een goed beeld te krijgen over wat er omtrent verlof in de workshop naar voren gaat komen.
Bepaal als organisatie welke verlofsoorten je aan wilt bieden via InSite/de Pocket app.
Bepaal per verlofsoort welke workflow er van toepassing is en of bepaalde verlofsoorten überhaupt beoordeeld moeten worden.
Een aparte vorm van verlof is ouderverlof. Daarbinnen valt het geboorteverlof, aanvullend geboorteverlof en ouderschapsverlof. Door het kind te registreren, ontstaan automatisch de juiste verlofsaldi. De medewerker kan vervolgens binnen de gestelde wettelijke kaders de verschillende aanvragen omtrent ouderverlof insturen via het ouderverlofportaal.
Maak de medewerkers bewust van hun verlofsaldo en creëer een klimaat waarbij zoveel mogelijk uren worden opgenomen van het saldo.
Je kunt eerst één arbeidsvoorwaarde inrichten en daar de verlofrechten toevoegen. Indien je meerdere arbeidsvoorwaarden hebt, kopieer je de arbeidsvoorwaarde om daarna alleen de afwijkingen toe te voegen, en niet geheel een nieuwe op te bouwen.
Verlofaanvraag | Verlof (inrichting) | Verlofreeks |
Inrichten verlofreeks | Vervanger instellen | Verlof en feestdagen |
Ouderverlof - basisinrichting | Geboorteverlof | Ouderschapsverlof |
AFAS Open - Ouderverlof |
Bij het type verlof bepaal je welke verschillende typen je wilt onderscheiden.
Bij het samengesteld verlof bepaal je de prioriteit van opname, zodat je bij het aanvragen van het verlof maar één code hoeft te gebruiken.
Door de gekoppelde verlofsoorten te koppelen en te voorzien van de prioriteit worden de oudste verlofpotjes als eerste aangesproken.
Met de prioriteit bepaal je bijvoorbeeld ook of er in geval van een feestdag wel of geen ouderschapsverlofuren worden geboekt.
Voor ouderschapsverlof voeg je, net zoals voor de andere verlofsoorten, de typen verlof toe die je wilt onderscheiden: betaald ouderschapsverlof, onbetaald ouderschapsverlof, geboorteverlof en aanvullend geboorteverlof.
Deze functionaliteit is recent uitgebreid o.a. voor wet WIEG en de mogelijkheid om automatisch verlofrechten per kind toe te kennen, zodra het kind als familielid wordt vastgelegd.
Binnen de cao richt je de arbeidsvoorwaarden in en neemt daarin alle verschillende soorten verlof op.
Voor deze verlofsoorten bepaal je de grenzen waarbinnen het verlof wordt opgebouwd en kan worden opgenomen.
Ook stel je in of deze verlofsoort een negatief saldo mag hebben, en hoeveel. Stel bij een negatief saldo in of dit afgeboekt moet worden van een andere verlofsoort.
(optioneel)
Wil je het verlof direct in je urenregistratie binnen de projecten zien, dan richt je de koppeling van het verlof in.
Binnen de arbeidsvoorwaarden leg je per verlofsoort de koppeling naar de te gebruiken urensoort, werksoort en project vast. Het advies is om maar één urensoort, werksoort en project op te geven.
Lees hier meer.
(optioneel)
Binnen de eigenschappen van de omgeving leg je op het tabblad Integratie agenda de verschillende afspraaktypen vast. Het aanvragen van het verlof en het goedgekeurde verlof kunnen zo een eigen kleur hebben.
Lees hier meer.
(optioneel)
Wil je ook gebruik maken van de mogelijkheid om het kopen en verkopen van verlof dan koppel je het vrije veld voor de koop of verkoop aan de juiste looncomponent voor de verloning.
Je koppelt aan het profiel voor kopen en verkopen om de verwerking via InSite te laten verlopen.
Lees hier meer.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Voor het voortgezet onderwijs is er het type verlof LBP binnen de cao aanwezig.
Daarbij is er een maximum van 50 uur per kalenderjaar.
Voor het vastleggen van de schoolvakanties wordt er gebruik gemaakt van de sluitingsperiode.
Binnen InSite is een volledige protal toegevoegd voor het indienen van zorgverlof. Zowel langdurend als kortdurend.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Medewerkers | Om het verlof te kunnen registreren heb je medewerkers nodig. | Voeg deze handmatig toe bij een gering aantal, of kies voor importeren. |
2. Type verlof | De verlofrechten kunnen worden gesplitst in wettelijk en bovenwettelijk verlof, dit omdat de vervaltermijn van saldo opnemen verschilt. | Controleer of alle verlofsoorten die je gebruikt aanwezig zijn en vul ze eventueel aan. |
3. Saldo | Bij de conversie neem je de actuele saldi van het verlof mee. | Voer de actuele saldi in of importeer deze. |
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Samengesteld verlof | inrichting verloftype V | Door een samengesteld verlof op te nemen boekt de medewerker op één soort en wordt op basis van de prioriteit het saldo afgeboekt. |
Bijzonder verlof | Type verlof | In de Basis CAO in de template is dit standaard ingericht. |
Wettelijk verlof | Type verlof | In de Basis CAO in de template is dit standaard ingericht. |
Bovenwettelijk verlof | Type verlof | In de Basis CAO in de template is dit standaard ingericht. |
Ouderschapsverlof | Type verlof | In de Basis CAO in de template is dit standaard ingericht. |
Onbetaald verlof | Type verlof | In de Basis CAO in de template is dit standaard ingericht. |
| Feestdagenverlof | Type verlof | In de Basis CAO in de template is dit standaard ingericht. |