Wat moet er precies gebeuren?
De start van elke reparatie, installatie of onderhoud is het maken van een werkbon. Je koppelt een werkbon aan een opdrachtgever en bepaalt of er van de werkbon uiteindelijk een factuur gemaakt moet worden.
De werkbon is een apart type project, maar wel met het digitale dossier voorhanden. Doordat je bij het aanmaken van de werkbon een profiel kunt opgeven, heb je de mogelijkheid om diverse voorkeurinstellingen op te nemen. Zo ben je in staat om het aanmaken van een werkbon via een workflow te laten lopen, maar dat is niet noodzakelijk.
Op de werkbon kun je naast de datum ook het tijdstip vastleggen, omdat de klussen vaak van korte duur zijn. Een inspectiebeurt of CV onderhoud kan per blokken van twee uur ingepland worden.
Uiteraard boekt de monteur de uren en het verbruikte materiaal op de werkbon en kan, indien ingericht, zelfs de klant laten ondertekenen. Door de status van de bon aan te passen kan bijvoorbeeld snel worden aangegeven dat de klant niet thuis was, waardoor er een nieuwe afspraak gemaakt kan worden door de planning.
Werkbon |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Door gebruik te maken van het type werkbon en je InSite-pagina voor de planning goed in te richten is het volledig proces van invoeren van de werkbon tot het gereedmelden daarvan in één oogopslag duidelijk.
Om gebruik te kunnen maken van de werkbon zul je de activering werkbon aan moeten zetten.
Lees hier meer.
Met een projectprofiel kun je het gedrag van velden en de voorkeurwaarden van een aantal gegevens van de werkbon vastleggen. Je legt hiermee een soort basisinrichting vast. Hiermee versnel en vereenvoudig je het toevoegen van gelijksoortige werkbonnen.
Denk aan verschillende profielen voor inspectiebeurt, jaarlijks onderhoud, storing etc.
Met de functionaliteit Teams ben je in staat om eenvoudig projectteams te vormen en teamleden vast te leggen voor projecten.
Zo kun je alle inspecteurs of alle onderhoudsmedewerkers aan een team toevoegen, die je direct als voorkeur in je profiel kunt opgeven.
(optioneel)
Bij het aanmaken van een werkbon kun je ervoor kiezen om het proces van aanmaken door de workflow werkbon te laten lopen. De goedkeuring laat je doen door de planner. Heb je voldoende informatie om het deze klus aan de gang te gaan en in te plannen voor een monteur. Allemaal afwegingen die je wilt maken voordat je een monteur op pad stuurt.
Het beoordelen wordt gedaan binnen de autorisatierol werkbonnen (Profit).
Let op:
Het goedkeuren van de workfow zorgt voor het aanmaken van de werkbon. Dit muteert de status van de werkbon niet. Deze kun je in de werkbon zelf aanpassen.
Door aan de werkbon een status te koppelen heb je een perfect inzicht in de werkvoorraad werkbonnen.
Een aantal statussen zijn:
Deze kun je niet zelf aanpassen, maar komen rechtstreeks uit de ketenstandaard.
Voor de functionaliteit Aanmaken werkbon in InSite voeg je projectprofielen toe. Voor elk projectprofiel die je toevoegt wordt een profielspecifieke pagina gegenereerd in InSite. Deze wordt automatisch getoond bij de profielkeuze aan de gebruiker in InSite.
Optioneel kun je aan het projectprofiel de workflow werkbon koppelen om het aanmaken van een werkbon via de workflow te laten lopen, zodat deze eerst beoordeeld kan worden.
Bij het uitvoeren van de werkzaamheden maakt de medewerker op locatie natuurlijk gebruik van de Pocket App.
Daarin is een apart onderdeel opgenomen voor de werkbon. Naast het bezoekadres en de klantgegevens kun je daar direct uren boeken op de bon, materiaal boeken en de status aanpassen naar gereed als het werk gedaan is.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Projectprofiel | Om het opvoeren van een werkbon te vereenvoudigen maak je gebruik van een projectprofiel. | Maak deze eerst handmatig aan. |
2. Projectgroep | Dit is een verplicht veld voor het groeperen van je werkbonnen. | Maak deze handmatig aan. |
3. Team | Werk je in standaard teams of werk je per werkbon met een specifiek team. | De standaard teams maak je eerst handmatig aan. |
4. Verkooprelatie | Om de werkbonnen te factureren moet je de juiste verkooprelatie koppelen. | Maak deze handmatig aan, of bij grote aantallen is er een import beschikbaar.
|
5. Medewerker | De projectleider, of teamlid zijn medewerkers binnen Profit. | Maak deze handmatig aan, of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |