Werkbon

Wat moet er precies gebeuren?

Introductie

 

De start van elke reparatie, installatie of onderhoud is het maken van een werkbon. Je koppelt een werkbon aan een opdrachtgever en bepaalt of er van de werkbon uiteindelijk een factuur gemaakt moet worden. 

De werkbon is een apart type project, maar wel met het digitale dossier voorhanden. Doordat je bij het aanmaken van de werkbon een profiel kunt opgeven, heb je de mogelijkheid om diverse voorkeurinstellingen op te nemen. Zo ben je in staat om het aanmaken van een werkbon via een workflow te laten lopen, maar dat is niet noodzakelijk.

Op de werkbon kun je naast de datum ook het tijdstip vastleggen, omdat de klussen vaak van korte duur zijn. Een inspectiebeurt of CV onderhoud kan per blokken van twee uur ingepland worden.

Uiteraard boekt de monteur de uren en het verbruikte materiaal op de werkbon en kan, indien ingericht, zelfs de klant laten ondertekenen. Door de status van de bon aan te passen kan bijvoorbeeld snel worden aangegeven dat de klant niet thuis was, waardoor er een nieuwe afspraak gemaakt kan worden door de planning.

Voordelen:

  • Digitaal dossier per werkbon.
  • Altijd actueel inzicht in de werkbonnen.
  • Werken met verschillende statussen, zodat je snel ziet wat er nog moet gebeuren of al wat al gereed is.

 

Werkbon

 

Bereid je goed voor


Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat. 

  1. Profiel
    Bepaal of je naast het standaardprofiel nog meer profielen wilt aanmaken om de werkbon te starten.
  2. Workflow
    Bepaal of je voor het toevoegen van een werkbon eerst het beoordelen via de workflow wilt laten plaatsvinden.
     

Tip van de consultant


Door gebruik te maken van het type werkbon en je InSite-pagina voor de planning goed in te richten is het volledig proces van invoeren van de werkbon tot het gereedmelden daarvan in één oogopslag duidelijk.

 

Welke functionaliteit krijg je in

Profit


  • Werkbon

InSite


  • Projectportal met werkbonnen

Pocket APP


  • Werkbon

Wat richt je in.

1. Activering


 

Om gebruik te kunnen maken van de werkbon zul je de activering werkbon aan moeten zetten.

Lees hier meer.

2. Projectprofiel


 

Met een projectprofiel kun je het gedrag van velden en de voorkeurwaarden van een aantal gegevens van de werkbon vastleggen. Je legt hiermee een soort  basisinrichting vast. Hiermee versnel en vereenvoudig je het toevoegen van gelijksoortige werkbonnen.

Denk aan verschillende profielen voor inspectiebeurt, jaarlijks onderhoud, storing etc.

 

3. Teams


 

Met de functionaliteit Teams ben je in staat om eenvoudig projectteams te vormen en teamleden vast te leggen voor projecten.

Zo kun je alle inspecteurs of alle onderhoudsmedewerkers aan een team toevoegen, die je direct als voorkeur in je profiel kunt opgeven.

 

4. Workflow


 

(optioneel)

Bij het aanmaken van een werkbon kun je ervoor kiezen om het proces van aanmaken door de workflow werkbon te laten lopen. De goedkeuring laat je doen door de planner. Heb je voldoende informatie om het deze klus aan de gang te gaan en in te plannen voor een monteur. Allemaal afwegingen die je wilt maken voordat je een monteur op pad stuurt.

Het beoordelen wordt gedaan binnen de autorisatierol werkbonnen (Profit).


Let op:

Het goedkeuren van de workfow zorgt voor het aanmaken van de werkbon. Dit muteert de status van de werkbon niet. Deze kun je in de werkbon zelf aanpassen.

5. Projectstatus


 

 

Door aan de werkbon een status te koppelen heb je een perfect inzicht in de werkvoorraad werkbonnen.

Een aantal statussen zijn:

  • Accepteren
  • Afspraak huurder
  • Afgemeld
  • Afwachten
  • Bewoner niet thuis
  • Materiaal in bestelling
  • In uitvoering
  • Te factureren
  • Geweigerd
  • Gereedgemeld

Deze kun je niet zelf aanpassen, maar komen rechtstreeks uit de ketenstandaard.

 

6. Werkbon in InSite


 

 

Voor de functionaliteit Aanmaken werkbon in InSite voeg je projectprofielen toe. Voor elk projectprofiel die je toevoegt wordt een profielspecifieke pagina gegenereerd in InSite. Deze wordt automatisch getoond bij de profielkeuze aan de gebruiker in InSite. 

Optioneel kun je aan het projectprofiel de workflow werkbon koppelen om het aanmaken van een werkbon via de workflow te laten lopen, zodat deze eerst beoordeeld kan worden. 

 

 

7. Werkbon in Pocket App


 

 

Bij het uitvoeren van de werkzaamheden maakt de medewerker op locatie natuurlijk gebruik van de Pocket App. 

Daarin is een apart onderdeel opgenomen voor de werkbon. Naast het bezoekadres en de klantgegevens kun je daar direct uren boeken op de bon, materiaal boeken en de status aanpassen naar gereed als het werk gedaan is.

 

 

8. Standaard inrichting

 


 

(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat


 

Beschrijving


 

Advies


 

1. Projectprofiel

Om het opvoeren van een werkbon te vereenvoudigen maak je gebruik van een projectprofiel.

Maak deze eerst handmatig aan.

2. Projectgroep

Dit is een verplicht veld voor het groeperen van je werkbonnen.

Maak deze handmatig aan.

3. Team

Werk je in standaard teams of werk je per werkbon met een specifiek team.

De standaard teams maak je eerst handmatig aan.

4. Verkooprelatie

Om de werkbonnen te factureren moet je de juiste verkooprelatie koppelen.

Maak deze handmatig aan, of bij grote aantallen is er een import beschikbaar.

 

5. Medewerker

De projectleider, of teamlid zijn medewerkers binnen Profit.

Maak deze handmatig aan, of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. 

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?