Wij leveren onze software in de vorm van een SaaS-dienst (Software as a Service). Met onze SaaS-dienst krijg jij via internet toegang tot je eigen omgeving met daarin onze softwarefunctionaliteiten en jullie eigen data. Wij zorgen ervoor dat deze beschikbaar blijven in lijn met onze SLA, maar je ontvangt geen kopie of download van de software zelf.
De volgende gebruiksbepalingen zijn van toepassing:
Verder passen we onze SaaS-dienst regelmatig aan. Bij grote wijzigingen die invloed hebben op jouw werkprocessen, laten we dit tijdig weten. Ben je het niet eens met deze wijziging, dan mag je in dat geval de overeenkomst opzeggen, tenzij de wijziging door wet- of regelgeving verplicht is.
We kunnen de SaaS-dienst updaten, upgraden of een nieuwe versie uitrollen, maar zijn niet verplicht specifieke functies te behouden of toe te voegen. Soms moeten we de dienst tijdelijk offline halen voor onderhoud. We proberen dit tot een minimum te beperken en plannen het op rustige momenten, zoveel mogelijk buiten kantooruren.
Jij bent zelf verantwoordelijk voor het instellen, configureren en uploaden van gegevens, tenzij anders is afgesproken. Het kan nodig zijn dat jij jouw systemen aanpast, of wij je vragen dit te doen, om een nieuwe versie goed te laten werken.
Verdere details en uitleg hierover vind je terug in de SLA in paragraaf 2.3 en 2.4.
Wij factureren als volgt, tenzij hierover afwijkende afspraken zijn vastgelegd in onze overeenkomst:
Op de abonnementsfactuur en in de klantportal staan de actuele aantallen per product vermeld. Je krijgt al onze facturen per e-mail in pdf- en UBL-bestand of via het Peppol-netwerk. De betalingstermijn is veertien dagen.
De licentie verlengen we automatisch, maar we doen dat niet als:
Als de licentie binnen 21 dagen vervalt, krijg je hiervan een melding bij het inloggen.
Het aanpassen van de licentie kan je via de klantportal regelen.
Houd er rekening mee dat je deze mutaties minimaal drie werkdagen voor de nieuwe facturatieperiode door moet voeren.
Het stopzetten van de licentie kan per de nieuwe factuurperiode of per opgegeven datum, na één jaar volledige facturatie of na afloop van de initiële periode als deze is overeengekomen. Houd er rekening mee dat je dit drie werkdagen voor de nieuwe factuurperiode meldt. Na opzegging van de overeenkomst heb je geen toegang meer tot de software en bijbehorende data.
Onze opzegtermijn is twaalf maanden. Wij kunnen de overeenkomst per direct ontbinden als je afspraken niet nakomt en wij je daarvoor in gebreke hebben gesteld. Dit geldt ook als je surseance van betaling of een faillissement hebt aangevraagd. Na beëindiging van de overeenkomst door ons heb je geen toegang meer tot de software en bijbehorende data.
Vóór beëindiging kun je alle gegevens in gebruikelijke formats (zoals MS-Excel, CSV en PDF) exporteren. Alle bijlagen van dossieritems kan je via de GET connector (API) opslaan op een eigen systeem.
Wij archiveren je volledige productieomgeving één jaar. Na één jaar verwijderen we je gegevens definitief. Op verzoek verwijderen we de data eerder. Gegevens blijven volledig beschikbaar als je het abonnement met een kleinere licentie voortzet. Zie hiervoor de pagina ‘tot ziens’ op de klantportal.
We garanderen niet dat de SaaS-dienst altijd foutloos of zonder onderbrekingen werkt. We doen ons best om fouten in onze software binnen een redelijke termijn te herstellen. We hebben dan wel een gedetailleerde beschrijving nodig van het gebrek. Fouten in software van derden vallen hier niet onder. We bieden support tijdens onze reguliere werktijden. Wij doen ons best om tijdig te helpen.
Je bent zelf verantwoordelijk voor het nemen van maatregelen om storingen, dataverlies en andere risico’s en schade te beperken. We helpen je, waar mogelijk, bij het herstel van verloren of corrupte gegevens door het terugplaatsen van de laatst beschikbare back-up van de betreffende omgeving.
Wij doen ons best om noodzakelijke aanpassingen van de SaaS-dienst op grond van wijzigingen in wet- en regelgeving op tijd uit te voeren. We zijn hierbij echter afhankelijk van een tijdige aankondiging van de wetswijziging en het beschikbaar stellen van de benodigde detailinformatie.
Zie hiervoor onze SLA voor meer details.
Je houdt je aan de afgesproken gebruiksbepalingen zoals beschreven in paragraaf 6.1. Op verzoek werk je mee aan controles op naleving van de afspraken. Dit kan inhouden dat wij je systemen mogen inspecteren. Wij behandelen bedrijfsinformatie hierbij uiteraard vertrouwelijk.
Voor zover vereist op grond van toepasselijke wet- en regelgeving, mogen door jullie ingehuurde onafhankelijke auditors (of door de toezichthouder), audits doen. Hierbij mogen zij controleren of wij voldoen aan de voorwaarden en bepalingen zoals die in de overeenkomst, toezichtregels en toepasselijke dwingende wetgeving staan. Wij informeren je zo snel mogelijk over een audit vanuit de toezichthouder, mits de audit betrekking heeft op jullie gegevens en de kennisgeving niet van rechtswege verboden is.
Alle kosten verbonden aan de uitvoering van een audit op jullie verzoek, inclusief interne kosten van onze medewerkers, belasten we aan jullie door. We belasten niet alle kosten door wanneer uit de betreffende audit blijkt dat wij op belangrijke vlakken onze verplichtingen niet zijn nagekomen. In dat geval bepalen we in overleg een redelijke verdeling van de kosten.
Als we geen acceptatieprocedure hebben afgesproken, accepteer je de SaaS-dienst zoals die is. Zodra je de SaaS-dienst in gebruik neemt, beschouwen we de SaaS-dienst als geaccepteerd. Acceptatie betekent dat wij hebben voldaan aan onze verplichtingen om de SaaS-dienst beschikbaar te stellen volgens de afspraken vanuit de overeenkomst.
Wij hanteren een ‘fair use’-principe voor het gebruik en de inzet van onze software. Als je in strijd met dit principe handelt, nemen we contact met je op. In overleg zoeken we dan naar een oplossing. Als dat niet lukt, kunnen we het gebruik van onze software stoppen. Lees hier meer over op de AFAS Online-pagina op de klantportal.
Het intellectuele-eigendomsrecht van de software ligt en blijft bij ons. Als een derde anders beweert, dien je ons hierover zo spoedig mogelijk te informeren. Je dient mee te werken aan het onderzoek en je laat ons deze zaak verder afhandelen. Als de rechter vaststelt dat het intellectuele-eigendom inderdaad bij een derde ligt, zorgen wij ervoor dat je de software kunt blijven gebruiken of bieden we gelijkwaardige software aan. In dat geval vrijwaren wij je voor de directe kosten, met name de gemaakt juridische kosten.
Je gebruikt de SaaS-dienst op een manier die past binnen de wet- en regelgeving en respecteert hierbij de rechten van anderen. Dit betekent onder andere dat je geen auteursrechten schendt, privacyregels overtreedt of schadelijke software verspreidt. Als je de regels overtreedt, kunnen wij ingrijpen, zoals het verwijderen van gegevens of het blokkeren van toegang tot je omgevingen. Bij ernstige schendingen mogen wij de overeenkomst direct ontbinden.