Het verbaasde Petrona dat veel organisaties succesvol zijn met AFAS. Waarom RDOG dan niet? De historie had hierin een grote rol. Na een fusie werkten de organisatie eigenlijk met twee losse omgevingen. Hierdoor sloot de software niet goed aan bij de processen van RDOG. Ook het beheer was complex en tijdrovend, en door capaciteitsgebrek had RDOG hoge kosten voor externe consultants. Het was tijd voor een koerswijziging.
“Om met het verleden te breken, was de standaard het uitgangspunt bij de herinrichting”, zegt Petrona. “Het systeem is leidend, niet de processen. We blijven dichtbij de best practices van AFAS. Ook als dat betekent dat we werkprocessen moeten aanpassen.” De herinrichting werd gedoopt tot ‘het Apollo project’. Een verwijzing naar de Amerikaanse maanmissie. Het project is namelijk ‘one small step for AFAS and a giant leap voor RDOG’.
AFAS beheerders spelen een sleutelrol tijdens en na de herinrichting. Ook op dit gebied ging RDOG een nieuwe fase in. Het is volgens Petrona logisch dat zij goed voorbereid moeten zijn op hun taak. “In het verleden was het beheer een uitdaging. Door capaciteitsgebrek moesten we veel externen inhuren. Hierdoor waren we minder flexibel en liepen de kosten op. Dat wilden we oplossen door iemand aan te nemen. Externe werving lukte echter niet. Het is lastig in de markt een ervaren AFAS beheerder te vinden. Toen zijn we intern gaan kijken en vonden we twee geschikte kandidaten in Maikel van Meurs en Ria Pieck.”
De keuze voor een herinrichting stelde hoge eisen aan het AFAS beheer. Omdat RDOG meer wilde dan pure kennis van de software en de functionaliteit, viel de keuze niet op een verzameling cursussen uit het opleidingsaanbod. Petrona legt uit: “Eerlijk gezegd paste het Succesbeheer Traineeship in aanvang niet in het opleidingsbudget, maar we hebben er toch voor gekozen. Het Traineeship biedt onze mensen de kans om snel veel praktijkkennis op te bouwen. Extra voordeel is dat ze alles wat ze leren meteen kunnen toepassen in hun eigen praktijk.”
Een volledige herinrichting heeft veel impact in de organisatie. “Iets wat mensen al jaren normaal vinden, moeten ze nu anders gaan doen”, geeft Petrona aan. “Dit stelt andere eisen aan onze beheerders. Zij moeten niet alleen de applicatie beheren en optimaliseren, maar ook in de organisatie durven zeggen dat mensen hun manier van werken moeten aanpassen. Dat is soms een lastige boodschap. Voor ons als afdeling Informatievoorziening is de klant dus niet per se koning. Natuurlijk is het onze taak om de business te ondersteunen en service- en klantgericht te zijn. Maar de business moet ons ook goed gebruiken. Dat moet een wisselwerking zijn. Als dat lukt, maken de nieuwe processen het werk van collega’s veel effectiever.”
Momenteel ligt de focus van de AFAS beheerders nog bij het afronden van het Apollo project. Maar ook daarna blijven de Succesbeheerders belangrijk. “Zij weten wat er allemaal kan met AFAS en kunnen dat vertalen naar de processen in onze organisatie. Het is de bedoeling dat zij de roadmap voor de komende jaren vormgeven en collega’s altijd de beste AFAS ervaring bieden, gevraagd en ongevraagd. Als je weet waar je over praat, kun je zo nodig met vertrouwen de confrontatie aangaan. Het is daarom zeker waardevol dat in het Traineeship naast kennis ook soft skills aan bod komen.”
Over de ROI van het Succesbeheer Traineeship is Petrona duidelijk:
“We hebben nu twee beheerders die goed getraind zijn voor hun rol. Ze kennen AFAS en weten wat de mogelijkheden voor RDOG zijn. Hierdoor zijn ze in staat om het gesprek met de organisaties aan te gaan.”
De concrete resultaten van deze investering verwacht hij in de loop van 2021. “Als de herinrichting afgerond is, gaan we optimaliseren. De verwachting is dat dit leidt tot minder incidenten en minder meldingen. Bovendien zal ook het aantal fouten afnemen omdat iedereen met duidelijke workflows werkt.” Uiteindelijk verwacht hij dat RDOG minder budget besteedt aan externen. “We kunnen niet alleen zelf veel meer. Als we toch consultants willen inhuren, weten we beter wat we nodig hebben. Dat scheelt ook weer tijd en kosten.”
In 8 of 12 weken verdiep jij je aan de hand van een zelf meegebrachte case in de software en cultuur van AFAS. We willen je helpen de allerbeste beheerder te worden: een Succesbeheerder!