Zeker bij grotere organisaties zijn verschillende rollen betrokken bij het contractbeheer, bijvoorbeeld voor het afsluiten, verlengen of aanpassen van contracten. Tot Profit 18 was er één veld voor de contractverantwoordelijke. Niet altijd even praktisch. Daarom zijn hier nu ook velden voor een contracteigenaar en een contractbeheerder aan toegevoegd. Je kan nu in contractbeheer meerdere verantwoordelijken op een contract vastleggen en deze ook in aanhaken in de contract workflows. Dat scheelt weer heel wat overleg en mailverkeer.
Als je in Profit Windows een crediteur aanmaakt en er een bankrekening aan koppelt, volgt automatisch een check of het bankrekeningnummer niet al bekend is. Die controle is nu ook toegevoegd als je via InSite een nieuwe inkooprelatie aanmaakt. Dus als je een rekeningnummer invoert dat al bestaat, krijg je automatisch een waarschuwing. Dit voorkomt dubbele invoer en vooral ook correcties achteraf. Zo brengen we het inkoopproces weer een stap dichter bij de gebruiker. Dat betekent minder administratief werk voor Finance.
Veel van onze klanten gebruiken berichtsjablonen in hun communicatie. In sommige gevallen sturen ze daarbij ook altijd een bijlage mee. Bijvoorbeeld de algemene voorwaarden bij een verkooporder of een incassoformulier bij een factuur. Hoewel deze bijlage dus standaard meegestuurd wordt, moest je je wel elke keer weer flink klikken om dat voor elkaar te krijgen. In Profit 18 koppel je zo’n bijlage aan een berichtsjabloon en deze wordt voortaan automatisch meegestuurd. Geen gedoe en je vergeet je een bijlage echt nooit meer.
Een forecast is een verkoopkans. Daarom wil je alle relevante informatie goed vastleggen. Op de stamkaart zag je wel in een oogopslag de verkooprelatie en de contactpersoon. Maar als je een vraag had en even wilde bellen, moest je handmatig op zoek naar het telefoonnummer. Daarom is het superhandig dat in Profit 18 het telefoonnummer van je contactpersoon ook meteen op de stamkaart van de forecast wordt getoond.
Naast het vastleggen van alle informatie van een offerte, wil je ook de voortgang goed kunnen volgen. Dit geldt voor alle fases tussen de offerteaanvraag en order. Als je vanuit de voorcalculatie in Profit 18 nu de offerte genereert, kan je de vrije velden van het type dossieritem Offerte automatisch muteren. Op die manier pas je de status van de voorcalculatie automatisch aan als je offerte weer een stap verder op weg naar het eindstation is: de deal.
Vanuit de workflows kan je documentsjablonen gebruiken om automatische documenten te genereren. De huidige documentsjablonen moeten echter altijd gekoppeld worden aan een relatie en niet alleen aan een project. Dat is echter juist heel makkelijk als je dossieritems puur voor een project wilt insturen of documenten genereert voor de ISO-certificering of je wagenpark. En dat is precies wat Profit 18 nu wel biedt, gewoon vanuit de workflow.
In Profit 18 kan je nu een buddy voor een medewerker vastleggen en deze als workflow bestemming gebruiken. Omdat de buddy zo automatisch wordt meegenomen met relevante workflows kan hij of zij de nieuwe medewerker nog beter ondersteunen. Zeker voor onboarding workflows is deze functionaliteit heel prettig. Je ziet als buddy niets meer over het hoofd. Zo wordt bijvoorbeeld op de eerste dag automatisch de rondleiding door je buddy gepland, zodat je een warm welkom krijgt.
Bij de import van een Excel bestand in Profit komt het regelmatig voor dat in dit bestand andere decimaal tekens (een punt of komma) gebruikt worden. Dat kan per taal of regio verschillen, maar 1.000 euro is echt nogal een verschil met 1,000 euro. Dit verschil geldt ook voor interpunctie met een spatie of punt. Het is heel irritant om dit bij elke import handmatig aan te passen. En dat hoeft ook niet meer. De waarde voor een decimaalteken is nu standaard een komma en voor interpunctieteken een punt. Lekker duidelijk dus.
Als HR een nieuwe medewerker aanmaakt, telt dit voor de licentie. Of zo’n uitbreiding nog kan binnen de licentie-afspraken met AFAS was niet direct inzichtelijk. Profit 18 kan nu automatisch een signaal genereren als een bepaalde grenswaarde voor de licenties wordt bereikt. Bijvoorbeeld als 95 van de 100 afgesproken licenties bereikt zijn. Dit helpt om op tijd op te schalen. Zo voorkom je dat een nieuwe medewerker niet meteen aan de slag kan.
Bij handelsbedrijven en grotere organisatie gebeurt het vaak dat klanten verkooporders automatisch aanleveren, die vervolgens geïmporteerd worden. Helaas gebruiken de meeste organisaties andere artikelnummers en die waren wel te importeren. Maar in de praktijk betekende dat veel extra werk omdat de codes gecheckt en opnieuw ingetypt moeten worden voor verwerking. In Profit 18 is het mogelijk om verkooporders te importeren op basis van de itemcode van de verkooprelatie. Handmatig omzetten is niet meer nodig. Dat scheelt heel veel tijd en handelingen. En voorkomt extra werk door fouten.
Heb jij zelf ook al een of meer parels in Profit 18 ontdekt, waar nog niet over gecommuniceerd is? Laat het ons dan vooral weten. We delen deze graag met andere AFAS Beheerders. En heb je nog vragen over een van de parels? Neem dan contact op met je Succesmanager.