Hoe breng je het testen van HR-processen in de praktijk?

Het testen van je processen is misschien wel net zo belangrijk als de inrichting van het proces. Zo weet je bijvoorbeeld zeker dat de autorisaties goed staan, data klopt of workflows werken. Het is echt een cruciale factor voor een geslaagde implementatie of optimalisatie. Om zeker te zijn van een goed testproces hebben we een aantal richtlijnen voor je.

Rollen

Om je HR-processen goed te kunnen testen moet je ieder geval de beschikking hebben over deze 3 rollen:

  1. Een medewerker met de rol HR- of Salarisadministratie
  2. Een 'normale' medewerker
  3. Een manager

Met deze rollen heb je op ieder niveau in de HR-processen een testpersoon beschikbaar. Zo kan je met een medewerker een declaratie insturen, deze als manager goedkeuren en als salarisadministrateur verwerken.

Waar moet je op letten bij het gebruik van deze 3 rollen?

Het e-mailadres

Voor elk van de bovenstaande rollen is het aan te raden een apart e-mailadres te gebruiken die je tot je beschikking hebt. Hoe je dit veilig kunt doen, overleg je met je ICT-afdeling.

Managers in het organigram

Let er op dat de manager in je testproces ook daadwerkelijk de manager is van de testmedewerker in het organigram. Onze ervaring is dat dit wel eens vergeten wordt, waardoor onterecht gedacht werd dat het proces niet goed werkt.

Systeemgebruiker voor het testen

Tijdens het inrichten ontstaat vaak de behoefte om het proces te testen. Hoe pak je dit aan? Uiteraard kan (en moet) je tijdens het testen regelmatig wisselen van medewerker en manager. Door gebruik te maken van een systeemgebruiker maak je dit proces een stuk makkelijker. Dit doe je door je gebruiker om te zetten naar een systeemgebruiker om deze vervolgens weer te koppelen aan een nieuwe testmedewerker.

Onderstaand stappenplan helpt je hierbij (maar is wel alleen bedoeld voor het testproces tijdens de inrichting!):

Je hebt twee mogelijkheden:

  1. Verschillende browsers: Je kunt nu met 3 verschillende browsers of 3 incognito schermen binnen Chrome inloggen zodat je de verschillende rollen kunt testen. Dit kan alleen als je ook beschikt over 3 (dummy) mail adressen waar je elke gebruiker aan kunt koppelen.
  2. Systeemgebruiker: Zet de gebruiker om naar een systeemgebruiker
    1. Zet de systeemgebruiker om naar een gebruiker en kies hierbij de juiste nieuwe testmedewerker.
      1. Let er op dat de manager en medewerker op basis van het organigram wel weer ‘bij elkaar’ horen.
    2. Werk de autorisatie bij (Autorisatie tool – Extra – Automatisch vullen groepen)
    3. Log uit op InSite en log opnieuw in. Met uitloggen bedoelen we echt dat je rechtsboven op je naam klikt en kiest voor uitloggen. Alleen het tabblad afsluiten en heropenen is niet voldoende.

Ga je testen met daadwerkelijke gebruikers?

  1. Test in een testruimte/eigen werkplek met 3 verschillende gebruikers op 3 eigen werkplekken die straks ook die rol hebben.

Meer weten over de inhoudelijke tekst? Bekijk de themapagina.

Omgevingen

Voor elke testsessie heb je een testomgeving nodig om alle processen goed te kunnen doorlopen. Nog geen testomgeving? Zo vraag je er een aan.

Elke testomgeving bestaat uit minimaal 2 onderdelen:

  1. Een testomgeving van Profit
  2. Een testomgeving van InSite
    Je test-InSite is als volgt te benaderen:
    https://<deelnemernummer>.insitetest.afas.online (bijvoorbeeld: https://12345.insitetest.afas.online).

Om Profit te benaderen gebruik je het AFAS Online inlogportaal. Zodra je testomgeving beschikbaar is, ontstaat hier een nieuwe tegel waarmee je je testomgeving kan benaderen. Je testomgevingen zijn te herkennen aan de gele balk bovenin het scherm.

Let er wel op dat je in een nieuwe testomgeving InSite altijd eerst moet publiceren voordat deze beschikbaar is.

Testresultaten: hoe ga je ermee om? 

Een goede kans dat je bovenstaande al geregeld had. Maar welke acties onderneem wanneer je iets constateert bij het testen? Hopelijk kom je met het testen geen (grote) fouten tegen in de inrichting en kan je het volledige proces goed doorlopen. Mocht dit niet het geval zijn, noteer dan goed welke bevindingen je doet. We gaan als volgt om met het verwerken van deze bevindingen:

  1. Grote bevindingen – oplossen in de live-omgeving, vernieuwen testomgeving 
    Grote bevindingen worden alleen opgelost in de live-omgeving en niet in de test-omgeving. Als een dergelijke bevinding is verwerkt in de live-omgeving kan er pas weer getest worden als er een nieuwe testomgeving is gemaakt. Zo voorkom je dat je alle bevindingen zowel in de live als in de test moet maken en controleren. 
  2. Kleine bevindingen – oplossen in beide omgevingen 
    Kleine bevindingen (denk bijvoorbeeld aan het aanzetten van een vinkje) noteer je goed en verwerk je zowel in de live-omgeving als in de testomgeving. Doe deze beide tegelijkertijd en wacht niet met het verwerken in de live-omgeving. Het is nu niet nodig om een nieuwe kopie te maken. 
  3. Autorisatie wijzigen – oplossen in live-omgeving, vernieuwen testomgeving 
    Autorisatie wijzigingen voor je alleen door in de live-omgeving. Een nieuwe kopie is nodig.

Uiteraard wil je in stap 1 niet elk uur een nieuwe testomgeving maken, dus zorg ervoor dat je genoeg kan testen om aan het einde van de dag een nieuwe testomgeving te kunnen aanvragen. Het aanvragen van een nieuwe omgeving staat hier beschreven.

De inhoudelijke test - bekijk de themapagina

We hebben een themapagina waar we uitgebreid beschrijven hoe je verder om moet gaan met testen. Als je de basis hebt staan, heb je alles tot je beschikking om succesvol te gaan testen. Succes!

Lees ook: Acceptatietesten voor een nieuwe versie? Zo pak je het aan.