Testen, hoe doe je dat?
Tijdens een AFAS-implementatie test je vooral wat specifiek is ingericht voor jouw organisatie: processen, data, koppelingen, autorisaties en de dagelijkse werkwijze van gebruikers.
Deze pagina is voor projectleiders, testcoördinatoren en functioneel beheerders. Je leest wat je wanneer test, wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe je bepaalt of je live kunt gaan.
Waarom test je?
Testen geeft inzicht in wat werkt, welke bevindingen nog openstaan en welke risico’s je accepteert. De centrale vraag is:
Kunnen we verantwoord live met wat er nu staat?
Daarbij kijk je niet alleen naar de software. Je kijkt ook naar processen, gebruikers, data, koppelingen, autorisaties en beheer.
Dit test je
Onderdeel | Waarom test je dit? |
|---|---|
| Processen | Je controleert of de werkwijze past bij de praktijk |
| Inrichting | Je controleert of workflows, signalen, profielen en rapportages goed werken |
| Data | Je controleert of gegevens volledig, juist en bruikbaar zijn |
| Autorisatie | Je controleert of gebruikers de juiste rechten hebben |
| Koppelingen | Je controleert of gegevens goed tussen systemen lopen |
| Gebruikers | Je controleert of collega’s hun werk kunnen doen |
| Beheer | Je controleert of de organisatie klaar is voor ondersteuning na livegang |
Goed is goed genoeg
Testen betekent niet dat er geen bevindingen meer mogen zijn. Dat is vaak niet realistisch. Het gaat erom dat je weet:
- Welke bevindingen er nog openstaan
- Wat de impact is
- Wie eigenaar is
- Wanneer ze worden opgelost
- Of livegang verantwoord is
Niet iedere openstaande bevinding blokkeert de livegang. Een wens voor een extra rapportage kan vaak na livegang worden opgepakt. Een fout waardoor medewerkers geen verlof kunnen aanvragen, facturen niet kunnen worden verwerkt of salarissen niet kunnen worden gecontroleerd, kan wél kritisch zijn. Leg daarom vanaf het begin per bevinding vast: de impact, eigenaar, oplossing, deadline en of de bevinding livegang blokkeert.
Gebruik de testmatrix hieronder om bevindingen te prioriteren en besluitvorming voor te bereiden.
Stel een testcoördinator aan
De testcoördinator:
- Maakt het testplan
- Stemt de testplanning af met het projectteam
- Coördineert het opstellen van testscripts (Deze worden in de projecttool SIMPLR automatisch gegenereerd)
- Organiseert testsessies
- Zorgt dat testers weten wat ze moeten doen
- Bewaakt de voortgang
- Helpt bij het prioriteren van bevindingen
- Rapporteert over risico’s en openstaande punten
- Bereidt het go/no-go advies voor
De testcoördinator zorgt ervoor dat testen geen losse activiteit aan het einde van het project wordt, maar een vast onderdeel van de implementatie.
Wie doet wat?
Rol | Verantwoordelijkheid | |
|---|---|---|
| Projectleider | Zorgt dat testen onderdeel is van planning, risicoanalyse en besluitvorming | |
| Testcoördinator | Organiseert de testaanpak, bewaakt planning, voortgang, bevindingen en hertesten, en bereidt de testrapportage voor | |
| Procesverantwoordelijke | Bepaalt welke praktijksituaties getest moeten worden, beoordeelt of scenario’s inhoudelijk kloppen en geeft akkoord op het proces | |
Key-users | Werken testscenario’s uit vanuit de dagelijkse praktijk, voeren testen uit en leggen bevindingen vast | |
Functioneel beheer | Bereidt de testomgeving voor met de juiste autorisatierollen, ondersteunt bij testdagen en pakt beheergerichte bevindingen op | |
| Stuurgroep | Besluit over livegang op basis van testresultaten, risico’s en openstaande bevindingen | |
AFAS Consultant | Adviseert over de inrichting, standaardmogelijkheden en oplossingsrichtingen | |
| ICT | Regelt technische randvoorwaarden voor koppelingen, ondersteunt bij ketentesten en analyseert technische storingen of foutmeldingen |
Tip: Laat de testcoördinator niet verantwoordelijk zijn voor het oplossen van bevindingen. De testcoördinator zorgt voor overzicht. De eigenaar van het proces of onderdeel zorgt voor de oplossing.
Soorten testen
Bij AFAS-implementaties worden 3 soorten testen gehanteerd.
Testsoort | Fase | Doel | Door wie wordt er getest? |
Functionele test | Realisatiefase | Controle of de ingerichte AFAS-functionaliteit technisch en functioneel werkt zoals bedoeld. | Werkgroep / proceseigenaar samen met AFAS |
| Ketentesten | Realisatiefase | Controle of een volledig proces van begin tot eind goed verloopt, inclusief alle tussenstappen en eventuele koppelingen. | Werkgroep/proceseigenaar |
| Gebruikersacceptatietest | Acceptatiefase | Controle door gebruikers of het systeem aansluit op hun dagelijkse werkzaamheden en klaar is voor gebruik. | Eindgebruikers |
Testaanpak in 4 fasen
Tijdens een AFAS-implementatie test je in vier fasen: analyse, realisatie, acceptatie en go-live. In elke fase heeft testen een ander doel, een andere planning en andere betrokkenen.
Analysefase | Realisatiefase | Acceptatiefase | Go-live- & nazorgfase | |
Focus van deze fase | Afspraken maken over de aanpak en bepalen wat er getest moet worden. | Controleren of de inrichting werkt zoals bedacht en afgesproken. | Vaststellen of gebruikers hun dagelijkse werk goed kunnen uitvoeren. | Begeleiden van een soepele overgang naar de nieuwe situatie. |
Rol van de testcoördinator |
|
|
|
|
| Periode | April / mei | Mei / oktober | November | December |
Hierboven zie je per fase welke werkzaamheden de testcoördinator uitvoert. De genoemde maanden zijn een voorbeeld voor een implementatie met livegang in januari.
Analysefase: bereid je testaanpak voor
Een goede test begint voordat de inrichting klaar is. Bepaal vooraf wat je gaat testen, wie test en wanneer iets akkoord is.
Regel dit vooraf
Onderwerp | Wat spreek je af? |
|---|---|
| Scope | Welke processen, rollen, data, rapportages en koppelingen test je? |
| Planning | Wanneer vinden de tests plaats? |
| Rollen | Wie test, wie beoordeelt en wie beslist? |
| Testdata | Welke voorbeelden heb je nodig? |
| Testomgeving | In welke omgeving test je? |
| Acceptatiecriteria | Wanneer is een proces akkoord? |
Bevindingenproces | Waar leg je bevindingen vast en wie volgt ze op? |
| Rapportage | Hoe rapporteer je voortgang en risico’s? |
Output van deze fase
- Een vastgesteld testplan en testplanning
- Een overzicht van de testscope: processen, rollen, data, rapportages en koppelingen
- Afspraken over testomgeving, testdata en autorisaties
- Acceptatiecriteria per kritisch proces
- Een agenda voor de test-kick-off
Voorbeelden in deze fase
Realisatiefase: test de inrichting en de keten
Tijdens de realisatie test je of de ingerichte onderdelen goed werken. Je controleert eerst losse onderdelen. Daarna test je of deze onderdelen samen één goed werkend proces vormen (een ketentest). Na deze fase bevries je de inrichting. Dat betekent dat je geen grote wijzigingen meer doorvoert, zodat je gericht kunt toewerken naar de livegang.
Wat doe je in deze fase?
Testsoort | Wat controleer je? |
|---|---|
| Functionele test | Werkt het ingerichte onderdeel zoals bedoeld (workflow, signaal, rapportage, autorisatie? |
| Ketentest | Controle of een volledig proces van begin tot eind goed verloopt, inclusief samenhang tussen onderdelen en eventuele koppelingen. |
| Autorisatietest | Hebben gebruikers de juiste rechten binnen het proces? Test ook of iemand géén toegang heeft tot gegevens die niet voor hem bedoeld zijn. |
| Eerste conversiecontrole | Lijkt de geconverteerde data volledig en bruikbaar genoeg om verder te testen? |
| Procesacceptatie | Proceseigenaren beoordelen of het proces functioneel akkoord is. |
Voorbeelden van ketens
Procesketen | Voorbeeld |
|---|---|
| HR | ATS-systeem buiten AFAS > onboarding in AFAS |
Finance/projecten | Uren boeken via ander systeem > facturatie > journalisering |
| Finance | Scan- en herken via ander systeem > procuratie in AFAS |
Zo test je niet alleen of losse onderdelen werken, maar vooral of het proces als geheel klopt. De testcoördinator helpt vooral bij de planning, vastlegging van bevindingen, voortgangsbewaking en het organiseren van hertesten.
Output van deze fase
- Testscripts voor de functionele test en ketentest
- Een overzicht van uitgevoerde tests en resultaten
- Een actuele bevindingenlijst met eigenaar, prioriteit en status
- Per proces een functioneel akkoord of een lijst met benodigde aanpassingen en hertesten
- Voorbereiding van de acceptatiefase, bijvoorbeeld kick-offagenda en testscenario’s
Voorbeelden in deze fase
- Testscripts worden automatisch gegenereerd in SIMPLR o.b.v. de blauwdruk
- Agenda kick-off acceptatietest
Acceptatiefase: accepteer de oplossing
In de acceptatiefase beoordeelt de organisatie of de oplossing geschikt is voor gebruik. De belangrijkste ketens zijn dan al getest in de realisatiefase. In deze fase ligt de nadruk op acceptatie door eindgebruikers en proceseigenaren.
Zorg dat testers vooraf weten wat er van hen wordt verwacht. Leg uit welk proces zij testen, waar zij bevindingen vastleggen, wanneer de test klaar moet zijn en bij wie zij terechtkunnen met vragen. Een korte test-kick-off voorkomt onduidelijkheid en verhoogt de kwaliteit van de testresultaten.
Wat doe je in deze fase?
Activiteit | Doel |
|---|---|
| Gebruikersacceptatietest | Controleren of gebruikers hun werk goed kunnen doen. |
| Procesacceptatie | Proceseigenaren beoordelen of het proces akkoord is voor livegang. |
| Hertesten | Controleren of opgeloste bevindingen echt zijn opgelost. |
| Regressiecontrole | Controleren of oplossingen geen nieuwe fouten veroorzaken. |
| Acceptatie per proces | Vastleggen welke processen akkoord zijn voor livegang. |
Test ook je conversie
Conversie is vaak een van de grootste risico’s in een implementatie. Controleer daarom apart of de gegevens volledig, juist en bruikbaar zijn. Het conversieteam is meestal verantwoordelijk voor de uitvoering, maar de proceseigenaar keurt de gegevens voor zijn of haar proces inhoudelijk goed.
Controle | Vraag |
|---|---|
| Volledigheid | Zijn alle gegevens overgekomen? |
Juistheid | Kloppen de gegevens per medewerker, klant, leverancier of boeking? |
| Aansluiting | Sluiten totalen aan op het oude systeem? |
| Uitzonderingen | Zijn uitvalbestanden beoordeeld? |
| Eigenaarschap | Wie keurt welke dataset goed? |
Aan het einde van de acceptatiefase beoordeel je of livegang verantwoord is. Baseer dit besluit op testresultaten, openstaande bevindingen, restrisico’s en de afgesproken acceptatiecriteria. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de acceptatiecriteria.
Tip: bespreek het go/no-go-advies niet alleen met het projectteam. Zorg dat de stuurgroep het besluit neemt. Zo is duidelijk wie de risico’s accepteert.
Output van deze fase
- Rapportage welke processen
- Een go hebben
- Go, mits er bepaalde acties voor livegang klaar zijn
- No-Go (livegang is niet verantwoord)
- Uitstel advies (livegang kan technisch maar uitstel is verstandiger door risico’s)
- Besluitvorming go/no-go op basis van acceptatiecriteria
Voorbeelden in deze fase
Go-livefase: Livegang en nazorg
Na livegang stopt testen niet helemaal. De focus verschuift naar monitoren, oplossen en overdragen aan beheer.
Wat doe je in deze fase?
- Monitor openstaande bevindingen
- Controleer kritieke processen extra goed
- Bewaak workarounds en risico’s
- Draag testresultaten en restpunten over aan functioneel beheer
- Evalueer wat beter kan bij een volgende fase of optimalisatie
Voorbeelden van nazorgcontroles
Proces | Controle |
|---|---|
| Salaris | Eerste salarisrun controleren |
| Finance | Eerste facturatieronde controleren |
| HR | Eerste indiensttredingen controleren |
| Medewerkerprocessen | Eerste declaraties en verlofaanvragen controleren |
| Beheer | Eerste gebruikersvragen en incidenten analyseren |
Output van deze fase
- Overdracht testaanpak naar beheer
Voorbeelden in deze fase:
- Voeg nazorgcontroles toe in de go-live checklist
Stap 1: wijs een testcoördinator aan
Maak één persoon verantwoordelijk voor de testaanpak.
Stap 2: bepaal de testscope
Kies welke processen, data, rollen en koppelingen je test.
Stap 3: maak een testplanning
Plan functionele testen, acceptatietesten, ketentesten en het go/no-go moment.
Stap 4: bereid testscenario’s voor
Beschrijf herkenbare voorbeelden uit de praktijk en maak gebruik van de gegenereerde testscripts in SIMPLR.
Stap 5: leg bevindingen centraal vast
Zorg dat iedereen dezelfde lijst gebruikt.
Stap 6: rapporteer voortgang
Laat zien wat getest is, wat nog openstaat en welke risico’s er zijn.
Stap 7: neem bewust een besluit
Ga live als de organisatie weet wat werkt, wat nog aandacht vraagt en welke risico’s worden geaccepteerd.