InSite als Intranet?

10 gouden tips voor je intranet

Een kop koffie en InSite. Meer hebben Succesmanagers Marloes Zwagerman en Jiska van den Hengel niet nodig om een werkdag goed te beginnen. InSite is voor hen – en alle AFAS collega’s – het perfecte startpunt. Hier zie je in één oogopslag wat er speelt op je afdeling en in je organisatie. Ook heb je alle taken in een overzicht. En niet minder belangrijk: je weet precies welke collega je mag feliciteren met zijn verjaardag. Marloes en Jiska zijn ervan overtuigd dat InSite het ideale intranet voor jouw organisatie is. Ze geven je 10 tips hoe je dit kunt realiseren.

Bij AFAS willen we alle relevante informatie op één plek vastleggen. In onze ogen is het dus niet handig om een apart intranet te hebben. Dan staat informatie op verschillende plekken. Dat is niet alleen lastig, het werkt ook fouten en misverstanden in de hand. En het mooie is dat je geen extra kosten hoeft te maken om InSite als intranet in te zetten. De functionaliteit is een standaard onderdeel van de software. En dat heeft natuurlijk praktische redenen. Het is de ideale tool om de backoffice met de frontoffice te verbinden. Medewerkers zijn volledig zelfredzaam en alle processen en informatiestromen zijn uniform vastgelegd.

InSite weerspiegelt het DNA van je organisatie

Maar een intranet is niet alleen maar puur voor zakelijke communicatie en informatie-uitwisseling. Als het goed is, weerspiegelt InSite het DNA van je organisatie. Het is de plek waar medewerkers zich op hun gemak voelen en hun ei kwijt kunnen. De vraag is echter hoe je ervoor zorgt dat InSite ook écht een plek wordt waar iedereen binnen je organisatie zijn dag begint. Dat gaat niet vanzelf. We helpen je op weg.

InSite als sociaal intranet
Tip 1: Communicatie is alles

Het is geen geheim dat mensen verandering eng vinden. Dat geldt ook voor jouw collega’s. Zorg dus dat ze betrokken zijn. Organiseer inloopsessies en zorg dat iedereen continu aangehaakt is. Je hoeft echt niet alleen maar te polderen, maar draagvlak binnen je organisatie is onmisbaar om een intranet van de grond te krijgen.

Tip 2: InSite is voor iedereen

InSite is veel meer dan een businessomgeving waar je dingen moet doen. Laat collega’s daarom meer doen dan taken afvinken of persoonlijke gegevens wijzigen. Geef ze vertrouwen en laat mensen zelf nieuws posten en geef ze toegang tot dashboards en overzichten. Dat draagt direct bij aan de betrokkenheid en maakt InSite nog effectiever, en vooral leuker. Een losse intranet tool is uitstekend te vervangen als je collega’s merken dat ze op InSite veel meer kunnen dan het laatste nieuws volgen.

Tip 3: Start je dag met InSite

Wij – en al onze AFAS collega’s – zijn het gewend. Zorg dat ook binnen jouw organisaties starten met InSite de normaalste zaak van de wereld is. Dat is dé manier om zeker te weten dat iedereen op de hoogte is van het laatste nieuws in jouw organisatie. Extra voordeel is dat taken ook niet meer over het hoofd worden gezien.

Tip 4: Zorg voor actuele content

Je collega’s moeten zich op hun gemak voelen op InSite. Het is dus belangrijk dat het een aantrekkelijke online plek is met de uitstraling die bij jouw organisatie past. Oud nieuws hoort daar in ieder geval niet bij. Zorg daarom voor nieuwe, actuele en relevante content. Als je slim bent, laat je dat aanleveren en publiceren door je collega’s. Wil je toch een controleslag inbouwen, dan bouw je in de workflow in dat deze pas na goedkeuring van een leidinggevende of verantwoordelijke afdeling live gaat.

Tip 5: Geef iedere afdeling zijn eigen plek

Door iedere afdeling of team een eigen pagina te geven, hebben ze hun taken, processen en informatie op een centrale plek. Hier vinden ze snel een smoelenboek, openstaande taken, procesbeschrijvingen of specifieke dashboards. Zo bundel je niet alleen de werkprocessen van een afdeling, maak ook het sociale aspect.

Tip 6: Gebruik multimedia

Als je InSite aantrekkelijk wilt maken voor je collega’s, mag beeld niet ontbreken. Een beeld zegt immers meer dan 1.000 woorden, ook op InSite. Foto’s en video’s maken berichten veel sprekender. Bovendien is een instructie via video vele malen duidelijker en boeiender dan op ‘papier’. Kijk bijvoorbeeld eens op ‘Leren van elkaar’. Hier vind je verschillende voorbeelden van hoe mede AFAS Beheerders de communicatie opgepakt hebben.

Tip 7: Stel InSite centraal

InSite is de brug tussen de backoffice (Profit) en de Frontoffice (de gebruikers). Als je InSite centraal stelt, hebben je collega’s veel minder andere applicaties en koppelingen nodig. En al helemaal geen aparte Intranet-tool. Als de gehele organisatie InSite gebruikt, werkt iedereen met dezelfde informatie en op een uniforme manier. Dat voorkomt miscommunicatie en fouten. Daardoor is InSite als intranet fijn voor iedereen. En vergeet niet dat je ook met AFAS Pocket op de hoogte blijft van het laatste nieuws.

Tip 8: Zorg voor een mooie interface in jouw eigen huisstijl

Je collega’s zijn digitaal verwend. Apps en interfaces die ze privé gebruiken zijn heel intuïtief en fraai vormgegeven. Daarom is het cruciaal dat InSite een aantrekkelijke en gebruikersvriendelijke omgeving is, in je eigen huisstijl. Op die manier draagt het direct bij aan het gebruiksgemak en werkplezier van mensen. Tips nodig om InSite naar jouw huisstijl te zetten?

Tip 9: Wat levert InSite je collega's op?

InSite bouw je niet alleen voor jezelf. Het is belangrijk dat iedereen die ermee werkt zelf de meerwaarde ervaart in zijn dagelijkse activiteiten. Wat levert het op om met InSite te werken? We noemden de portalfunctie al. Maar het is ook de ideale plek om kennis te delen. Via berichten, maar ook door procedures en procesbeschrijvingen centraal of op je afdelingspagina vast te leggen. Als iedereen zich daar bewust van is en daaraan bijdraagt, is de waarde van InSite enorm; voor medewerkers en de organisatie als geheel.

Tip 10: Zorg voor continue gebruiksverbetering

Je bent nooit klaar met InSite. En gelukkig hoef je dat niet helemaal alleen te doen. Maak een workflow ‘InSite tips’ of ‘Ideeënbus Insite’ en je bent verzekerd van waardevolle input. Extra voordeel is dat deze ideeën rechtstreeks uit de doelgroep komen, dus als je iets verandert is draagvlak geen probleem. Vergeet dat dan trouwens niet te delen met de aanvrager en andere collega’s. Als je ook zelf input wilt verzamelen, kun je ook Google Analytics gebruiken. Deze tool maakt gebruikersgedrag goed meetbaar. Als je dat regelmatig doet, kun je InSite continu blijven verbeteren. En dat is precies wat jij en je collega’s willen!

Bekijk hier de PowerPoint over InSite als Intranet van de Dag van de AFAS Beheerder.

Van inspiratie naar optimalisatie?

Heb je nog vragen of wil je samen met een succesmanager een plan van aanpak maken? Bekijk de optimalisatiekans en maak een afspraak!