Eerst een korte introductie: “Oorspronkelijk heb ik accountancy gestudeerd, maar gaandeweg merkte ik dat die cultuur niet helemaal bij me past. Mijn ligt hart meer ligt bij het uitdenken en verbeteren van processen, en bij digitalisering. Dit kwam mooi samen toen ik, in coronatijd, bij de Haagse Hogeschool hielp het digitale onderwijs in te richten. Een vacature voor Applicatiebeheerder AFAS bij Zorg en Zekerheid gaf mij de kans mijn interesses nog concreter te maken. Hoewel ik AFAS nog niet kende, kreeg ik de kans snel veel kennis op te doen. Ik volgde diverse cursussen en met het Succesbeheer Traineeship heb ik ook mijn praktische vaardigheden aangescherpt.”
Vanuit de receptie kwam het verzoek om de bezoekersregistratie te stroomlijnen. Verzoeken werden via het Self-Service Portaal bij de servicedesk ingediend. Nadeel van deze aanpak was dat de receptie geen duidelijk overzicht had. Het was voor hen lastig te zien hoeveel en welke bezoekers er op een bepaalde dag kwamen. Bovendien moesten ze soms meerdere keren berichten via Teams of mail sturen naar de medewerker die de bezoeker moest ophalen.
De vraag vanuit de receptie was helder. Zij hadden behoefte aan een duidelijk en transparant proces voor de bezoekersregistratie. De receptie wilde meer inzicht en een automatisch bericht kunnen versturen als een bezoeker arriveert. Het leek mij logisch om hierbij InSite als vertrekpunt te nemen. Het leuke was dat Marjolein van der Laan, één van de receptionisten, dit proces had gekozen voor haar Green Belt-training. Daardoor konden we samen goed overleggen over de wensen en wat er mogelijk was vanuit AFAS. Om een goed beeld van de situatie te krijgen, hebben we samen het bestaande proces eerst in kaart gebracht.
Een video van AFAS over gastenregistratie bood de inspiratie om ons proces ook in de software onder te brengen. De software is laagdrempelig en bekend bij de medewerkers van de receptie. InSite gebruiken we al als ons intranet. Die omgeving is bekend. Als collega’s een browser starten, komen ze automatisch in InSite. Het was logisch om daar een knop ‘Bezoeker aanmelden’ te maken om de workflow af te trappen. Daar vul je eenvoudig een formulier in met alle gegevens van de bezoekers en extra wensen zoals een parkeerplek. Het bezoek is dan geregistreerd. De receptie heeft hun eigen werkpagina met daarop overzichten van de bezoekers van vandaag, de toekomstige bezoekers en alle bezoekers. Als de bezoeker zich vervolgens op de dag zelf aanmeldt, zoekt de receptiemedewerker de bezoeker in het overzicht en drukt op de knop bezoeker gearriveerd. Vanuit AFAS wordt er dan automatisch een mail en een bericht in de AFAS Pocket app naar de juiste collega gestuurd die een afspraak heeft met de bezoeker.
De receptie had de wens om de bezoekersregistratie te optimaliseren. Door het gesprek aan te gaan met de receptie, kon ik de eisen en wensen goed inventariseren. Daaraan kon ik dan de mogelijkheden van AFAS koppelen. Het divisiemanagement gelooft in AFAS en wil de software optimaal benutten. Die steun had ik dus. De vraag was wel of de functionaliteit van AFAS voldoende was om het complete proces te ondersteunen. Al snel kwamen we erachter dat binnen AFAS veel mogelijkheden lagen om een mooi proces in te richten. Het hielp zeker dat dit project mijn case voor het Succesbeheer Traineeship was.
Ik heb veel positieve reacties uit de organisatie gekregen. Iedereen is blij met de nieuwe bezoekersregistratie. Door het proces naar InSite te halen en bij aankomst van de bezoeker een automatisch bericht naar de medewerker te sturen, is er een stap uit het proces gehaald. Als je iemand aanmeldt, is met het formulier overduidelijk welke informatie nodig is.
"In totaal heeft het proces een besparing van 375 uur op jaarbasis opgeleverd"
Daarnaast is het voor de AVG-wetgeving ook fijn dat alleen de medewerkers van de receptie inzicht hebben in welke bezoekers er langskomen. Verder heeft de receptie nu meer grip op het proces en weten ze hoeveel gasten ze gaan ontvangen. Bovendien is het handig dat ze bezoekers met één druk op de knop aanmelden en de medewerker automatisch via mail en de AFAS Pocket app een melding krijgt dat de bezoeker is gearriveerd. Deze berichten komen altijd aan bij de betreffende collega’s. Ook als ze niet op hun plek zitten, krijgen ze een bericht op hun mobiel via de AFAS Pocket app. Op die manier is de gastvrije uitstraling van onze receptie, en eigenlijk de gehele organisatie, verbeterd.
Ik vind het super om als AFAS Beheerder samen met collega’s processen uit te denken en in te richten. Dan is het helemaal leuk om te merken dat het team van de receptie heel enthousiast is over AFAS. Ze zijn zo tevreden dat we nu nadenken over een workflow om bloemen te bestellen en voor schoonmaakaanvragen. Maar we kijken bij Zorg en Zekerheid veel breder. Bijvoorbeeld naar het verbeteren van de uitgifte van laptops. Hierbij kunnen we dan de ontvangst met een digitale handtekening regelen. Voorlopig kan ik nog wel vooruit!
In onze campagne 'Succes begint met AFAS' laat Jonas werk verdampen door te automatiseren. Hij helpt zo zijn collega's fijner werken. Anne-Fleur Does-Zwarts volgde het Succesbeheer Traineeship én is de Jonas van haar organisatie. In dit artikel vertelt ze hoe zij de bezoekersregistratie heeft gestroomlijnd.