Ik ben nog relatief kort verantwoordelijk voor AFAS bij Tactus. Dat betekent dat ik voorlopig meerdere uitdagingen heb. Ik moet in korte tijd niet alleen de software en de inrichting doorgronden, maar ook de HRM-processen leren kennen. Gelukkig heb ik met het Succesbeheer Traineeship al een flinke slag geslagen. Ook mijn inzicht in de processen is inmiddels sterk verbeterd. Ik praat niet alleen veel met mijn HRM-collega’s, maar zit elke week minimaal een dag bij hen op de afdeling. Als ik weet wat er op de werkvloer speelt en wat ze nodig hebben, kan ik beter helpen processen te automatiseren en te stroomlijnen. Dat is natuurlijk mijn permanente uitdaging.
Echt concrete successen heb ik nog niet gerealiseerd. Maar dat is puur omdat ik hier nog maar kort werk. Er staat namelijk wel heel wat op stapel binnen Tactus. AFAS is sinds 2015 in geïmplementeerd en sindsdien zijn er heel veel stappen gezet. Het is nu mijn taak om nog meer winst te behalen. Een van de eerste projecten die ik ga oppakken is de verdere automatisering van het vacatureproces. Het komende half jaar ga ik samen met onze projectmanager Sollicitant Self Service in OutSite inrichten. Door dat proces te automatiseren, kunnen mijn collega’s heel veel extra tijd besparen. Bovendien versterkt het de professionele uitstraling van Tactus bij potentiele en nieuwe collega’s.
Het doel is om handmatige en papieren processen zoveel mogelijk terug te dringen. Op dat vlak liggen er zeker nog verbeterkansen. Zo gebeurt de aanvraag van de werkgeversverklaring nog op papier. Als organisatie met ruim 1.300 medewerker kunnen, en moeten, we daar nog een slag maken. Dat geldt ook voor de aanvraag van hard- en software. Nu verloopt dat nog via een papieren formulier dat een manager moet ondertekenen. Binnenkort is dat proces volledig digitaal. Ook de uitvoering van de Wet verbetering poortwachter gaan we aanpakken. Door dit proces in AFAS te ondersteunen, kunnen we zieke medewerkers zo snel mogelijk weer op de werkvloer krijgen. Genoeg te doen dus.
Ik werk nauw samen met onze projectmanager HRM. Samen proberen we de wensen van de afdeling naar concrete workflows te vertalen. Als er vragen van het management en collega’s zijn, is het mijn taak om duidelijk maken wat de mogelijkheden binnen AFAS zijn. Om een gezond draagvlak voor veranderingen te creëren, ben ik zo open mogelijk over de opties en de impact. En om de effecten van veranderingen goed in te schatten ben ik veel op de afdeling. Door mijn ogen en oren open te houden, help ik het werk van HRM-collega’s makkelijker en leuker te maken.
AFAS doet al heel veel. Je kunt op heel veel manieren kennis en inspiratie opdoen. Van de AFAS Open tot het Help Center. Ik was blij om te horen dat het Help Center nu nog makkelijker en logischer ingericht wordt. In het begin had ik soms nog wel moeite om snel iets te vinden. Ook de trainingen die ik gevolgd heb zijn inhoudelijk goed. De trainers, vaak consultants, weten overduidelijk alles van AFAS. Toch heb ik ook gemerkt dat het ze niet altijd lukt om de vertaalslag naar mijn praktijk te maken. Misschien is het idee om hun didactische vaardigheden nog verder aan te scherpen. Ik denk dat ik dan nog meer van ze kan leren.
Update 1 mei 2019: Het nieuwe Help Center is inmiddels gerealiseerd. Lees meer.
Hans volgde het Succesbeheer Traineeship met succes! Kom meer te weten over het Succesbeheer Traineeship.
Functie: Applicatiebeheerder
Bedrijfnaam: Tactus Verslavingszorg
Kernactiviteit: Tactus biedt hulp en advies aan jongeren en volwassenen die in problemen komen door verslaving.
Aantal medewerkers: 1.300
Aantal uren AFAS per week: 20 uur