Yves Helsen, Manager Support & Opleidingen, stak de dag van wal en was duidelijk in zijn boodschap. Je moet als beheerder waarde toevoegen binnen je organisatie. Dat doe je niet door louter onderhoud uit te voeren maar wel door je omgeving te optimaliseren. Allereerst is het belangrijk om te weten waar je alle kennis of inspiratie kan vinden zodat je met een plan aan de slag kan. Beheerders geven aan dat ze voornamelijk te weinig tijd hebben en te weinig kennis om het applicatiebeheer in hun organisatie door te voeren.
Om een beter beeld te hebben van je eigen organisatie kan je gebruik maken van de succesmeter of je maakt een afspraak met jouw succesmanager. Natuurlijk kan je ook door andere klanten geïnspireerd worden tijdens bijvoorbeeld de jaarlijkse klantendag, De AFAS Open. Een laatste bron van inspiratie vind je in de webinars of de succesbeheer artikelen. Kortom voldoende info om waarde toe te voegen in je organisatie.
Dit is vaak de moeilijkste stap om te nemen, je bent een dag op bezoek geweest bij AFAS en je gaat met een notitieboekje vol met ideeën terug naar je organisatie. En dan verdwijnen die notities ergens in een lade van je bureau.
Hoe krijg je nu de juiste prioriTIJD? Een hulpmiddel kan een (jaar)planner zijn. Een businesscase die je kan voorleggen om zo tijd te verkrijgen. Schakel hier ook opnieuw onze succesmanagers voor in, zij kunnen je bijstaan in wat de "return on investment" kan zijn als je je projecten kan doorvoeren.
AFAS beheerders geven zich gemiddeld een 5,9 op vlak van kennis. Vooral de specialisatiecursussen (workflows, inSite, autorisaties) zijn voor vele beheerders nog onbekend terrein. Bouw kennis op om zo je zelfvertrouwen en de onderhoudswerk qua tijd te verlagen. Heb je hulp nodig bij het opmaken van een opleidingsplan? Of wil je nog een stap verder gaan en kies je voor het summum der opleidingen; Het traineeship succesbeheer? Gedurende 7 weken op 2 vaste dagen bij AFAS aan de slag in jouw omgeving. Zo ga je met kennis en een afgewerkte case terug naar huis.
Natuurlijk zal je als beheerder ook de hulp moeten inschakelen van AFAS support. Zorg dat je ook hier een efficientieslag haalt en kies voor de kosteloze extra dienstverlening Support+
Daardoor verlies je alvast geen tijd meer met het aanmaken en achteraf terug blokkeren van systeemgebruikers. Ook het proactief signaleren van fouten in je organisatie vallen onder deze dienstverlening!
Collega Hans Roozen, applicatiebeheerder bij AFAS Software, nam het stokje over van Yves en vertelde hoe hij destijds de autorisatie van AFAS moest herbekijken. Geen sinecure om in een bestaande omgeving deze heikele materie te gaan heruitvinden.
Een goed begin is het halve werk. En beginnen doe je door goed na te denken over hoe je jouw autorisatie wil heruitvinden. Bij AFAS maken we gebruik van het organigram waarbij we selecties hebben op gebruikers in combinatie met de autorisatie op functies.
Een 3e vorm van autorisatie geven via de speciale rollen of persoonlijke rollen. Denk aan een EHBO verantwoordelijke, of een lid van de personeelsvereniging.
Hans beseft dat het voor beheerders een gigantische klus lijkt om hier aan te beginnen. Daarom organiseren we op 3 juni een bootcamp autorisatie.
Gedurende 3 weken ga je samen met Hans aan de slag in jouw omgeving! Let op; er zijn maar een beperkt aantal plaatsen dus schrijf je snel in via de knop hieronder;
Collega applicatiebeheerder Victor Linn vertelde het waarom achter signalen. En hoe je kan sturen op uitzonderingen.
Maar kies je nu best voor datum signalen of gebaseerd op gegevens. Of misschien toch beter iets repeterend?
Ook gaf Viktor nog nuttige tips voor de beheerder wanneer je signalen wil wijzigen om toch maar niet alle signalen terug te genereren.
Je kan nooit voldoende communiceren wordt wel eens gezegd maar dat geldt niet bij alle oude signalen terug in iemands bakje te laten verschijnen
AFAS heeft het verwerken van inkoopfacturen op alle fronten geautomatiseerd. Servicemedewerker Jannes Mannaert introduceert de gloednieuwe scan & herken-functionaliteit voor Profit. Je boekt nu ook inkomende pdf-facturen nog eenvoudiger in de financiële administratie. Hoewel e-facturen heel praktisch zijn, ontvangen veel klanten nog pdf-facturen. Die verwerking is nog steeds best tijdrovend. Met de AFAS Scanbox kun je die facturen nu automatisch inlezen en verwerken.
Deze nieuwe functionaliteit activeer je snel en gebruik je in combinatie met e-facturen. Pdf-facturen worden automatisch opgepakt door de scan & herken-functionaliteit, inclusief herkenning van zaken als de crediteur, administratie en bedragen. Als er onvoldoende gegevens worden herkend van de pdf, is de e-factuur eenvoudig te verrijken met gegevens van de pdf. Met deze wijzigingen leert het systeem gegevens bij een volgende factuur wél te herkennen. Zo verloopt je inkoopproces weer net een stap soepeler.
Collega Servicemedewerker Geoffrey Detiège stak zijn presentatie van de verborgen parels van wal met zichzelf als allereerste parel.
De afdeling Service is vaak nog niet bekend bij het grote publiek. Desondanks het nut dat zij kunnen betekenen voor nieuwe maar ook ervaren beheerders. Service is de afdeling tussen support en consultancy en zij helpen jouw bij kleinere vraagstukken (minder dan 8u).
Ook bij het algemene beheer of de ondersteuning in de payroll kan deze afdeling jouw begeleiden zodat je met een gerust hart de lonen kan boeken of dat je tijd over houdt om je te focussen op optimalisatieprojecten.
Daarna nam Geoffrey de beheerders mee in enkel nieuwigheden die sinds Profit 1 werden toegevoegd; multiscreen en multimonitoring. Maar ook het sorteren op meerdere kolommen.
Hij eindigde zijn presentatie met nog een aantal andere nuttige tips rond het publiceren van analyses en het afdrukken van rapporten op InSite.
Wist je dat 30% van de nieuwe medewerkers het bedrijf weer verlaten na een slechte onboarding? Daarmee startte Charlotte Veelaert, consultant HR, haar verhaal.
Vroeger werd dit met allerhande vrije dossieritems ingericht. Dit kan je vandaag veel eenvoudiger met draaiboektaken realiseren, en dat doe je maar best als je graag je medewerkers wil behouden.
Daarnaast zorgt een goede onboarding van je medewerkers dat je geen tijd moet besteden aan standaard taken en dat je tijd vrijkomt om te werken aan de relatie met je medewerkers.
InSite is de tool om alle collega’s met elkaar te verbinden. Je moet dan natuurlijk wel de middelen vinden om je eindgebruikers naar InSite te krijgen.
Yves Helsen vertelde dat dat op meerdere manieren kan en dat je vooral ook creatief moet zijn.
Processen automatiseren; standaard leveren we meer dan 100 dossieritems uit, dat zijn in feite allemaal aparte functionaliteiten. Geef je pagina’s een beetje extra liefde en zorg dat ze er goed uizien. Daarnaast werk je best ook met profielen, die zorgen voor gebruiksgemak en het verlaagt de foutenmarge.
Zorg ook dat je collega informatie vinden op InSite;
Maak ook gebruik van werkpagina’s en stamkaarten. Alle informatie voor de medewerker van zijn taken op 1 plek beschikbaar.
Als allerlaatste gaf Yves aan dat een beetje geautomatiseerde spontaniteit ook mogelijk is met InSite. Bijvoorbeeld het jubileum van een collega of een klant via een signaal, dat kan.
Een draaiboektaak bij onboarding om een voorstelbericht op InSite te sturen, dat kan.
Ga zeker een keer bij je collega’s zitten om te zien wat zij net doen. Zo leer je best wat werkt en wat niet werkt. En vergeet niet dat een applicatiebeheerder verantwoordelijk zijn in het waarborgen van de continuïteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen en dat jullie dus nauw moeten samenwerken met andere IT-professionals en eindgebruikers (bron chatgpt)
De dag van de AFAS beheerder heeft reeds plaatsgevonden. Wil je graag de sessies nog een keer terug bekijken klik dan op onderstaande link;