Van archiefkast naar digitaal dossier

Archiefkasten vol dossiers en documenten en niemand weet waar de stukken zich precies bevinden of zijn opgeslagen. Niet meer van deze tijd! Profit biedt dé mogelijkheid om de (stoffige) archiefkast in te ruilen voor een veilig en gestructureerd digitaal dossier, waarbij: stukken efficiënt worden opgeslagen, documenten via workflows worden verstuurd, er met één druk op de knop standaard brieven gegenereerd worden inclusief rechtsgeldige digitale ondertekening. Kortom, efficiënte vastlegging en optimaal inzicht in jouw documentstromen!


Jouw verplichting als werkgever


Als werkgever ben je verplicht om van alle medewerkers een personeelsdossier bij te houden. Dit personeelsdossier blijft voor veel HR-afdelingen een aandachtspunt. Er worden steeds meer eisen en verplichtingen gesteld aan het bewaren en opslaan van persoonsgegevens, zeker met de komst van AVG/GDPR. Het is lastig fysieke dossiers aan te passen op steeds veranderende wetgeving. Met een digitaal dossier zijn de wijzigingen vele malen makkelijker door te voeren en beter te beheren.

Toch werken in de praktijk nog veel organisaties met een fysiek personeelsdossier. Hoe langer de medewerker in dienst is (geweest), hoe dikker de map vaak is. Deze mappen staan allemaal opgeslagen in archiefkasten. Zonde van de ruimte en allesbehalve efficiënt! Dat kan veel leuker.

De voordelen van een digitaal dossier?

Zomaar een rijtje waarom je dit moet willen

  • Veilig en compleet dossier
  • Altijd & overal inzicht
  • Vastlegging bij de bron
  • Signalering mogelijk
  • Bespaar op fysieke ruimte (doe er iets leuks mee?)
  • Digitaal dossier dwingt een vaste structuur af
  • Eénmalige vastlegging in één systeem
  • Snel kunnen zoeken (met filters) naar een document
  • Veilig voor fysieke gevaren zoals brand en water
  • Beter voor het milieu en de portemonnee (het zit nu al in je licentie!)

Webinar

Van archiefkast naar digitaal dossier | 9 april 2019


AFAS biedt dé mogelijkheid om de archiefkast in te ruilen voor een veilig en gestructureerd digitaal dossier. Hierdoor is het mogelijk om dossieritems efficiënt op te slaan, documenten te versturen via workflows, actief gesignaleerd te worden op geldigheidstermijnen, standaardbrieven te genereren met één druk op de knop inclusief rechtsgeldige digitale ondertekening. Kortom, een uitkomst voor iedere HR-afdeling die ruimte en tijd wil gaan besparen!

Benieuwd hoe je dit doet? Bekijk het webinar!


Waar richt je wat in?


Profit

Profit

De achterkant

  • Standaard documenten (brieven, arbeidsovereenkomsten etc)
  • Vrije inrichting
  • Autorisatie
  • Dossierstructuur
  • Workflows
  • Digitale ondertekening
  • Profielen



InSite

InSite

De voorkant

  • Inzage in dossier
  • Aanmaken van dossieritems
  • Taken afhandelen


Blog

Dag archiefkast, hallo digitaal dossier!


In de praktijk leven er veel excuses om het digitaal dossier in Profit NIET in te richten. Tijdens hun klantbezoeken hebben Succesmanagers Jill Kerkmans en Evelien Mulder ze inmiddels allemaal wel gehoord.



Praktische tips

Waar moet je op letten wanneer je aan de slag gaat met het digitaal dossier?


Structuur

Herzie de huidige structuur en bepaal de nieuwe dossierstructuur

Beperk het aantal type dossieritems en werk vooral met kenmerken. Hiermee behoud je overzicht en houd je het beheersbaar. Het niet hoeven aanpassen van de dossierstructuur kan natuurlijk ook een uitkomst zijn.


Autorisatie

Denk na over het autorisatiemodel

Wie mag wat inzien of wie mag wat insturen? Het meest praktische is om te autoriseren per type dossieritem en per rol.


Proces

Bepaal het proces

Maak inzichtelijk voor welk dossieritem registratie voldoende is en achter welk dossieritem een proces ter goedkeuring ingericht dient te worden. Hoe ziet dit proces er uit? Is goedkeuring voldoende, of dient het digitaal ondertekend te worden?


Zoekbalk

Maak de zoekbalk beschikbaar

Geef je medewerkers de mogelijkheid te zoeken in de weergave met eigen filters door deze beschikbaar te maken. Gebruikers kunnen ook filters opslaan, als ze vaak hetzelfde filter gebruiken. Zo maak je het gebruiksvriendelijker.


Profielen

Werk met profielen voor dossieritems in InSite

Met profielen kan je velden verplicht maken, weglaten of een voorkeurswaarde meegeven. Het invulscherm is hierdoor heel overzichtelijk en het vastleggen gebeurt met minder fouten.



Signalen

Actieve signalering op geldigheidstermijnen

Heeft het dossieritem een geldigheidstermijn? Richt dan een vervolgproces in waarbij je actief gesignaleerd wordt bij het bereiken (bijna) bereiken van de geldigheidstermijn.

TIP: Maak het veld ‘geldigheidstermijn’ verplicht, zodat geen enkel dossieritem over het hoofd wordt gezien.


Rapporten

Standaarddocumenten

Bepaal of het document als template kan dienen. Maak je vaak hetzelfde document? Dan wil je deze ook eenduidig vastleggen. Met een template zorg je er ook voor dat mensen informatie zo compleet mogelijk aanvullen. Ze kunnen dankzij de structuur die jij al eens bepaald hebt, het bijna niet fout doen.


Weergaven

Werk met weergaven & tabbladen

Door met verschillende weergaven te werken houd je overzicht. Net als dat je gewend was in je dossiermap, kan je ook een specifieke indeling maken in AFAS Profit en InSite door weergaven te kopiëren en met filters te werken.


Bij de bron

Vastlegging bij de bron

Laat zoveel mogelijk informatie vastleggen door de ‘eigenaar’ van deze informatie. Vaak is dat de medewerker. Wie heeft deze info nou beter paraat dan deze persoon. Maak de eigenaar dan ook verantwoordelijk.

Aan de slag

Aan de slag met het digitaal dossier?

Benut de optimalisatiekans 'Van archiefkast naar digitaal dossier'


Wat levert het op en waar moet je op letten? Met het stappenplan van de optimalisatiekans Van archiefkast naar digitaal dossier maak jij de eerste stap. Een succesmanager van AFAS helpt je vervolgens daadwerkelijk de stap te maken naar het digitale dossier. Liever in de vorm van een bootcamp een start maken? Schrijf je dan in voor de bootcamp 'Van archiefkast naar digitaal dossier'.




Of maak een afspraak met een succesmanager.