Een spannende, maar ook waardevolle tijd breekt aan... de implementatie begint. Op deze pagina vind je alle informatie over hoe de implementatie in zijn werk gaat.
Grote kans dat in jullie huidige situatie ruimte voor verbetering is. Niet dat je nu per sé in een plaggenhut hoeft te zitten. Maar je maakt niet voor niks de overstap naar AFAS. Je huidige softwaresystemen voldoen niet meer in de behoefte. Of er zijn complexe processen waar je vanaf wilt. Ga je dan vanuit je huidige situatie direct voor een verre eindbestemming in de vorm van een droomkasteel? Of ga je voor een comfortabele en snel bereikbare tussenstop in de vorm van een luxe villa?
Bij AFAS geloven we zeker dat we je een droomkasteel kunnen aanbieden! Maar we weten ook dat de weg daar naartoe lang kan zijn. Om toch al snel te kunnen genieten van grote verbeteringen ten opzichte van jullie huidige situatie bieden we jullie een nagenoeg kant-en-klare en snel te betrekken luxe villa. Deze villa is al grotendeels af, in de zin dat je hierin onze best practice vindt, gebaseerd op de vele droomkastelen die we eerder al hebben mogen realiseren. Dat droomkasteel blijft het einddoel. En wij helpen je graag om dit te bereiken. Maar met de luxe villa ben je in ieder geval snel weg uit ‘de plaggenhut’. En kan je vanuit een comfortabeler vertrekpunt toewerken naar de volgende bestemming.
Het is belangrijk om vooraf helder te hebben waar je het allemaal voor doet. Met welke verwachtingen start je aan dit project? Wat wil je bereiken? En wanneer ben je tevreden? Onderstaande plaat komt je waarschijnlijk bekend voor. Toch komen wij deze realiteit ook vaak tegen. Wij gaan je helpen om jouw doelen te behalen. Maar er zullen ook minder mooie momenten tussen zitten. Daarom moet het doel helder zijn.
Om tot een succesvolle implementatie te komen is de projectorganisatie heel belangrijk. Binnen een projectorganisatie kennen we meerdere rollen.
Tijdens de opstart van het project stellen we gezamenlijk de projectorganisatie samen. Alle projectleden werken samen aan acties op deze portal. Daardoor heeft iedereen inzicht en is het project transparant.
Het project begint met een kick-off waarin we jullie meenemen in onze implementatiereis. Het kan zijn dat jullie samen met een Senior Consultant op zoek gaan naar eventuele afwijkingen in jullie proces. Dit noemen we workshops. Ook worden jullie opgeleid om een goede sparringpartner te zijn tijdens de volgende fases.
De realisatie fase staat in het teken van het inrichten van de processen en eventuele koppelingen en rapportages. Daarnaast moet er natuurlijk goed getest worden, zodat we zeker weten dat we met een goede inrichting live gaan.
Tijdens de acceptatiefase vraag je eindgebruikers om een aantal processen te testen, zodat je ook feedback ontvangt van de eindgebruikers. Deze fase wordt ook vaak gebruikt om draagvlak te creëren binnen de organisatie.
Alles wordt gereed gemaakt voor een soepele live-gang. Denk hierbij aan de laatste dataconversie(s) en het opleiden van de eind-gebruikers. Ready, set, go! Uiteindelijk gaat de knop om en zijn we live!
Na de live-gang zullen we samen de vragen vanuit de organisatie oppakken en gaan we eventueel al aan de slag met optimalisatiepunten waar we tijdens de realisatiefase niet aan toe gekomen zijn. Uiteindelijk vragen we decharge en gaan we door met een volgend project.
Inrichtingsprincipes helpen jou om je doel te verwezenlijken. Aan welke uitgangspunten moet de nieuwe inrichting voldoen?
We laten jou zo veel mogelijk zelf doen. Dit is de beste manier om het te leren en dat maakt het allemaal veel leuker. Dit betekent dat de consultant zelf geen inrichting doet, maar jou coacht om het zelf te doen.
SIMPLR is onze implementatiestandaard voor ieder project. Met SIMPLR staan alle taken die bij de implementatie horen direct al voor je klaar in onze klantportal.
We starten en eindigen iedere dag met de activiteiten die in SIMPLR staan. Zorg er dus voor dat je altijd de activiteiten bijwerkt en jouw vragen borgt in SIMPLR. Op deze manier is de voortgang voor de gehele projectgroep in één oogopslag te zien.
Het uitgangspunt van de implementatie is dat deze Online wordt uitgevoerd. Om ervoor te zorgen dat de Online werkzaamheden goed uitgevoerd kunnen worden, vragen we jullie om de projectleden te trainen/helpen bij het online werken. Wij zorgen voor de techniek (Microsoft Teams). Wij vragen jullie om te zorgen dat de projectleden een headset hebben en te zorgen dat iedereen al een keer middels videoconferencing een sessie geoefend heeft.
Een Consultancydag van senior consultant waarin de regie wordt gevoerd op het project. De senior draagt verantwoordelijkheid om te bepalen wat er in elke fase van het project nodig is, bij deze verantwoordelijkheid hoort ook de vrijheid om dit op basis van ervaring naar eigen inzicht in te vullen.
Werkzaamheden die gedurende deze regiedag worden opgepakt zijn onder andere:
Uitgangspunt bij een regiedag is dat senior consultant de dag start (half uur) met werkgroep voorzitters. Dit om status project te kunnen bepalen.
Verdere afspraken over openstaande vragen/issues worden alleen in overleg met de senior consultant gepland.
Tijdens de implementatie betekent iedere consultancy dag 3 dagen werk voor de gehele projectgroep tot de volgende afspraak. Zorg er voor dat je deze tijd goed blokt in de agenda's!
Consultancy is jouw aanspreekpunt tijdens de implementatie. Alle vragen aan de consultant bewaar je via de workflow eenvoudig voor het volgende bezoek.
Customer Support is tijdens de implementatie bereikbaar voor wensen, technisch vragen en blokkerende meldingen. Alle inhoudelijke vragen behandel je met de consultant.
Aan het begin van een implementatie gaan we middels de entreescan inschatten welke zaken je als klant beter kunt organiseren om de implementatie succesvol te laten zijn. Of, als alles al perfect geregeld is, de bevestiging te geven.
Middels de Go live scan kunnen we samen toetsen of de key-users en functioneel beheerder bij jullie organisatie klaar zijn om live te gaan. Hier worden ook praktische tips meegegeven.
Voorafgaand aan de decharge sturen we er een evaluatie uit om de betrokken AFAS medewerkers (en eventueel partners) te beoordelen. Ook zijn we benieuwd of de doelen behaald zijn en wat de lessons learned zijn.
Heb je echt overal aan gedacht? Middels de Project Audit controleer je aan de hand van een cheklist hoe het project scoort op de randvoorwaarden Communicatie & Verandering, Beheer, Test & Acceptatie & Projectbeheersing.
Wanneer je voor de software van AFAS hebt gekozen, gaat er veel veranderen binnen je organisatie. In de videoserie ‘Met de kennis van nu’, blikt Gerwin van den Bos, Consultancymanager bij AFAS, samen met klanten terug op hun implementatietraject.
Ze spreken over hoogtepunten, tegenvallers en natuurlijk veel tips! Kortom, alles wat je moet weten voordat je aan je implementatie begint.