Gefeliciteerd, je bent klant bij AFAS! Nu kun je écht aan de slag met onze software. De implementatie gaat van start: een spannende, maar ook waardevolle tijd.
Elk jaar implementeren onze software bij honderden organisaties, met succes. Met onze aanpak gaat dit ook lukken bij jouw implementatie! Hoe we dat doen, leggen we uit op deze pagina.
Wij willen geen klanten, maar fans. Dat begint bij een succesvolle implementatie. Continu dagen wij ons uit om onze implementaties nog sneller, beter en leuker te maken. Kortom, wij maken implementaties SIMPLR. Hoe doen we dat?
We gebruiken hiervoor de beeldspraak van de plaggenhut, droomkasteel en luxe villa. De afbeelding kun je hieronder vinden.
Er is een grote kans dat in jullie huidige situatie ruimte voor verbetering is. Misschien zit je niet eens zo primitief in een plaggenhut, maar je maakt niet voor niks de overstap naar AFAS. Je huidige softwaresystemen voldoen niet meer, of er zijn complexe processen waar je vanaf wilt. Ga je vanuit je huidige situatie dit direct voor een verre eindbestemming in de vorm van een droomkasteel? Of ga je voor een comfortabele en snel bereikbare tussenstop in de vorm van een luxe villa?
Bij AFAS geloven we zeker in dat droomkasteel! Maar we weten ook dat de weg daar naartoe lang is, en niet makkelijk. Om toch al snel te genieten van grote verbeteringen, gaan we eerst voor een nagenoeg kant-en-klare en snel te betrekken luxe villa. Deze villa is al grotendeels af: we hebben er al onze ervaring (best practices) ingestopt, gebaseerd op de vele droomkastelen van andere klanten. Dat droomkasteel blijft dus het einddoel. En wij helpen je graag om dit te bereiken. Maar met de luxe villa ben je in ieder geval snel weg uit ‘de plaggenhut’. En kan je vanuit een comfortabeler vertrekpunt toewerken naar de volgende bestemming.
Het is belangrijk om vooraf helder te hebben waar je het allemaal voor doet. Met welke verwachtingen start je aan dit project? Wat wil je bereiken? En wanneer ben je tevreden en hoe weet je dat je de doelen behaalt hebt? Onderstaande afbeelding je waarschijnlijk bekend voor. Toch komen wij deze realiteit ook vaak tegen.
Wij helpen je om jouw doelen te behalen. Maar er zitten ook minder mooie momenten tussen. Daarom moet het doel helder zijn. Dit doel is meteen een mooi middel om het project kenbaar te maken aan de organisatie. Bedenk een pakkende projectnaam (bijv. Go AFAS, of nog iets veel leukers :-)) en ga hiermee aan de slag!
Lees ook: “Dag prehistorie, welkom toekomst!” – Geef je project een coole naam
Om de projectfases goed te doorlopen is de projectorganisatie heel belangrijk. Deze wordt tijdelijk opgezet met meerdere rollen om de implementatie soepel te laten verlopen.
Tijdens het opstarten van het project stellen we gezamenlijk de projectorganisatie samen. Alle projectleden werken samen aan acties op SIMPLR. Daardoor heeft iedereen inzicht en blijft het project transparant.
In onderstaande afbeelding vind je het standaardorganigram dat we gebruiken. Het maakt duidelijk welke rollen en verantwoordelijkheden er zijn binnen het project, en hoe we zorgen voor onderlinge samenwerking.
Nu weet je welke rollen er nodig zijn voor de projectorganisatie. Meer tips? Bekijk onze themapagina 'Organiseer je projectmanagement'.
Een implementatie bij AFAS verloopt in duidelijke stappen. Zo weet je altijd waar je staat en wat er van je verwacht wordt. We noemen dit de projectfases. Klik op de fase om er meer over te weten te komen.
Elke fase van het project heeft zijn eigen beleving. Soms ervaar je veel energie en vooruitgang, soms heb het gevoel dat het tegenzit. Dat is normaal. Een project is geen rechte lijn omhoog, maar een pad met pieken en dalen. Je hebt zelf invloed op hoe je het project ervaart. Gebruik hiervoor de randvoorwaarden van AFAS.
Zoals je ziet, zijn er duidelijke randvoorwaarden die helpen om van het project een succes te maken. AFAS beschikt over veel kennis en ervaring in wat wél en niet werkt. Daarom meten we tijdens de implementatie continu de kwaliteit met gerichte scans. Per thema en implementatiefase zie je welke scan we inzetten. Zo houden we grip op het project en blijven we binnen de afgesproken kaders.
Tijdens de implementatie hebben we verschillende typen consultancydagen. De ene keer komt de senior consultant langs voor een analysesessie, de andere keer voor een regiedag. Hoe ongeveer zo’n dag eruit ziet en welk doel het heeft, kun je hier onder per soort dag vinden.
Tijdens de implementatie hebben we verschillende typen consultancydagen. De ene keer is het een analysesessie, de andere keer een inrichtingssessie of een regiedag. Hierboven las je al over het verschil in deze sessies.
Afhankelijk van het type dag is een sessie digitaal, bij AFAS in Leusden, of bij jullie op locatie. Hoe dit wordt ingevuld, wordt met de projectleider besproken. Het uitgangspunt is dat we zoveel mogelijk digitaal doen.
SIMPLR is het projectportaal die je gebruikt tijdens de AFAS implementatie. Hier vind je alles over wie moet inrichten, wat je moet inrichten, wanneer je moet inrichten. Lekker overzichtelijk en simpel!
Consultancy is jouw aanspreekpunt tijdens de implementatie. Alle vragen aan de consultant bewaar je via de workflow voor het volgende bezoek. De supportafdeling is tijdens de implementatie niet bedoeld voor inhoudelijke vragen.
Doel van AFAS is om jullie zo optimaal de software te laten gebruiken. Om dit te bereiken zit je zelf zo veel mogelijk aan de knoppen. Gebruik hiervoor de (zelfstudie) trainingen, en de consultant neemt je hier ook in mee.
Tijdens de implementatie betekent iedere consultancydag ongeveer 3 dagen werk voor de hele projectgroep tot de volgende afspraak. Zorg er voor dat je deze tijd goed reserveert in de agenda's!
Tijdens de implementatie werken we met verschillende digitale hulpmiddelen. Twee daarvan zijn SIMPLR en het kennisportaal. Beide portalen kun je benaderen via onze klantportal (klant.afas.nl). Elk portaal heeft een eigen rol en helpt je op een andere manier bij het succesvol implementeren van AFAS.
Wanneer je voor de software van AFAS hebt gekozen, gaat er veel veranderen binnen je organisatie. In de videoserie ‘Met de kennis van nu’, blikken we samen met klanten terug op hun implementatietraject.
Ze spreken over hoogtepunten, tegenvallers en natuurlijk veel tips! Kortom, alles wat je moet weten voordat je aan je implementatie begint.