Projectaanpak

Eenvoudig implementeren

Een spannende tijd breekt aan... de implementatie begint. Op deze pagina vind je alle informatie over hoe de implementatie in zijn werk gaat.

AFAS Implementeert Online

Altijd dichtbij


Het uitgangspunt van de implementatie is dat deze Online wordt uitgevoerd. En dit heeft vele voordelen!

Zo kunnen we je snel van dienst zijn wanneer dat nodig is, sessies met uitleg kunnen we opnemen én iedereen heeft het comfort van een eigen werkplek. Wel kunnen er momenten zijn dat we elkaar willen ontmoeten. Denk aan een training of het samen beleven van een behaalde mijlpaal. Daarnaast hopen we je natuurlijk graag een keer in Leusden te ontmoeten. Hier hebben we alle faciliteiten om het maximale uit AFAS en de Software te halen. Het beste van Online én Offline, maar altijd dichtbij.

 Onze visie

Ga je voor het droomkasteel die heel ver weg is, of ga je voor de luxe villa die binnen handbereik is?

 

Projectaanpak eenvoudig implementeren

Bekijk de video!

 

Projectorganisatie

Om tot een succesvolle implementatie te komen is de projectorganisatie heel belangrijk. Binnen een projectorganisatie kennen we meerdere rollen.

Tijdens de opstart van het project stellen we gezamenlijk de projectorganisatie samen. Alle projectleden werken samen aan acties op deze portal. Daardoor heeft iedereen inzicht en is het project transparant.

Het is belangrijk om een stuurgroep vast te stellen. De stuurgroep neemt beslissingen op afwijkingen tijdens de implementatie. De stuurgroep bevat doorgaans de volgende rollen:

  • Opdrachtgever
  • Vertegenwoordiger van de gebruikers
  • Vertegenwoordiger vanuit AFAS

Het organiseren van het project is de verantwoordelijkheid van de interne projectmanager en de projectleider van AFAS. De volgende rollen bevinden zich in het projectmanagement team.

  • Projectmanager klant
  • Projectmanager AFAS

Diverse werkgroepen per werkgebied zorgen voor de uitvoer van de implementatietaken. Per werkgebied stellen we een werkgroep samen. Binnen de werkgroepen maken we onderscheid tussen de verschillende rollen:

  • Werkgroepleider/proceseigenaar
  • Werkgroeplid
  • Senior Consultant AFAS
  • Consultant AFAS
  • Functioneel beheerder
  • Externe partij
  • Integratie
  • Testcoördinator

Het project in hoofdlijnen

 

 

1. Analyse

Het project begint met een kick-off waarin we jullie meenemen in onze implementatiereis. Het kan zijn dat jullie samen met een Senior Consultant op zoek gaan naar eventuele afwijkingen in jullie proces. Dit noemen we workshops. Ook worden jullie opgeleid om een goede sparringspartner te zijn tijdens de volgende fases. 

2. Realisatie

De realisatie fase staat in het teken van het inrichten van de processen en eventuele koppelingen en rapportages. Daarnaast moet er natuurlijk goed getest worden, zodat we zeker weten dat we met een goede inrichting live gaan. Bekijk hier onze visie op testen.

3. Acceptatie

Tijdens de acceptatiefase vraag je eindgebruikers om een aantal processen te testen, zodat je ook feedback ontvangt van de eindgebruikers. Deze fase wordt ook vaak gebruikt om draagvlak te creëren binnen de organisatie.

4. Go-Live

Alles wordt gereed gemaakt voor een soepele live-gang. Denk hierbij aan de laatste dataconversie(s) en het opleiden van de eind-gebruikers. Ready, set, go! Uiteindelijk gaat de knop om en zijn we live!

5. Nazorg

Na de live-gang zullen we samen de vragen vanuit de organisatie oppakken en gaan we eventueel al aan de slag met optimalisatiepunten waar we tijdens de realisatiefase niet aan toe gekomen zijn. Uiteindelijk vragen we decharge en gaan we door met een volgend project.

Beleving tijdens de implementatie

Werkwijze Consultancy

Train de trainer

We laten jou zo veel mogelijk zelf doen. Dit is de beste manier om het te leren en dat maakt het allemaal veel leuker. Dit betekent dat de consultant zelf geen inrichting doet, maar jou coacht om het zelf te doen.

SIMPLR

We starten en eindigen iedere dag met de activiteiten die in SIMPLR staan. Zorg er dus voor dat je altijd de activiteiten bijwerkt en jouw vragen borgt in SIMPLR. Op deze manier is de voortgang voor de gehele projectgroep in één oogopslag te zien.

 

Op afstand

Om ervoor te zorg dat de Online werkzaamheden goed uitgevoerd kunnen worden, vragen we jullie om de projectleden te trainen/helpen bij het online werken. Wij zorgen voor de techniek (Microsoft Teams). Wij vragen jullie om te zorgen dat de projectleden een headset hebben en te zorgen dat iedereen al een keer middels videoconferencing een sessie geoefend heeft.

Aandachtspunten

Factor 1:3

Tijdens de implementatie betekent iedere consultancy dag 3 dagen werk voor de gehele projectgroep tot de volgende afspraak. Zorg er voor dat je deze tijd goed blokt in de agenda's!

Communicatie en aanspreekpunt

Consultancy is jouw aanspreekpunt tijdens de implementatie. Alle vragen aan de consultant bewaar je via de workflow eenvoudig voor het volgende bezoek. Mailen en bellen mag in uitzonderlijke situaties.

AFAS Customer Support

Customer Support is tijdens de implementatie alleen bereikbaar voor wensen, technisch vragen en blokkerende meldingen. Alle inhoudelijke vragen behandel je met de consultant.

Goede samenwerking

 

Wat kun je van ons verwachten?

  • We nemen jullie aan de hand waar nodig, dat is ons dagelijks werk.
  • Kennis loopt niet met de consultant mee naar buiten, maar blijft in jullie organisatie geborgd.
  • We leveren een hoogwaarde standaard omgeving.
  • We hebben jarenlange best practice ervaring voor zaken die niet in de standaard zitten.
  • Je krijgt inzage via de klantportal in alle projectgerelateerde zaken.
  • Je hebt makkelijk toegang tot uitleg over functionaliteiten of de benodigde inrichting in de AFAS Knowlegdebase via help.afas.nl
  • We hebben een adviesrol in overleggen met stuurgroep, projectgroep of werkgroep.

 

Wat verwachten wij van jullie?

  • Het opstellen en opleiden van project- en beheerorganisatie met de juiste commitment, capaciteit, mandaat en draagvlak binnen de organisatie.
  • De keuze voor AFAS is een keuze voor standaarden. Dit betekent dat er afstand genomen moet worden van oude (complexe) processen en gewoonten.
  • Jullie voeren de, op de klantportal benoemde, activiteiten en acties uit en bewaken de voortgang.
  • Jullie benoemen de risico's, inclusief tegenmaatregelen in de actie- en besluitenlijst.
  • Jullie voeren een (acceptatie)test uit, zodra er een proces ingericht is.

 

Wat doen we samen?

  • Het uitvoeren van de benodigde inrichting.
  • Het bijwerken van voortgang en actie- en besluitenlijst aan einde van iedere consultancydag.
  • Het bewaken van de voortgang en planning en bespreekbaar maken van eventuele issues.
  • Insturen en bewaken incident (supportvraag) bij onvolkomenheden in de software.
  • Feest vieren bij belangrijke mijlpalen en oplevering van het project.

 

Kwaliteitsborging

Entreescan

Aan het begin van een implementatie gaan we middels de entreescan inschatten welke zaken je als klant beter moet regelen om de implementatie succesvol te laten zijn. Of, als alles al perfect geregeld is, de bevestiging te geven.

Evaluatie klant

Voordat we een decharge verlenen sturen we er een evaluatie uit om de betrokken AFAS medewerkers (en eventueel partners) te beoordelen. Ook zijn we benieuwd of de doelen behaald zijn en wat de lessons learned zijn.

Profit Rijbewijs

Middels het Profit Rijbewijs kunnen we samen toetsen of de key-users bij de klant klaar zijn om live te gaan.

Evaluatie AFAS

Intern zullen we het project ook gaan evalueren. Wat ging er goed en wat kan er de volgende keer beter?

Thema's