Projectaanpak AFAS Consultancy

Zó pakken we de implementatie aan

Een spannende, maar ook waardevolle tijd breekt aan... de implementatie begint. Op deze pagina vind je alle informatie over hoe de implementatie in zijn werk gaat.

Onze visie

Grote kans dat in jullie huidige situatie ruimte voor verbetering is. Niet dat je nu per sé in een plaggenhut hoeft te zitten. Maar je maakt niet voor niks de overstap naar AFAS. Je huidige softwaresystemen voldoen niet meer in de behoefte. Of er zijn complexe processen waar je vanaf wilt. Ga je dan vanuit je huidige situatie direct voor een verre eindbestemming in de vorm van een droomkasteel? Of ga je voor een comfortabele en snel bereikbare tussenstop in de vorm van een luxe villa?

Bij AFAS geloven we zeker dat we je een droomkasteel kunnen aanbieden! Maar we weten ook dat de weg daar naartoe lang kan zijn. Om toch al snel te kunnen genieten van grote verbeteringen ten opzichte van jullie huidige situatie bieden we jullie een nagenoeg kant-en-klare en snel te betrekken luxe villa. Deze villa is al grotendeels af, in de zin dat je hierin onze best practice vindt, gebaseerd op de vele droomkastelen die we eerder al hebben mogen realiseren. Dat droomkasteel blijft het einddoel. En wij helpen je graag om dit te bereiken. Maar met de luxe villa ben je in ieder geval snel weg uit ‘de plaggenhut’. En kan je vanuit een comfortabeler vertrekpunt toewerken naar de volgende bestemming.

De hoekstenen van een implementatie

Wat is je doel?

Het is belangrijk om vooraf helder te hebben waar je het allemaal voor doet. Met welke verwachtingen start je aan dit project? Wat wil je bereiken? En wanneer ben je tevreden? Onderstaande plaat komt je waarschijnlijk bekend voor. Toch komen wij deze realiteit ook vaak tegen. Wij gaan je helpen om jouw doelen te behalen. Maar er zullen ook minder mooie momenten tussen zitten. Daarom moet het doel helder zijn.

Projectorganisatie

Om tot een succesvolle implementatie te komen is de projectorganisatie heel belangrijk. Binnen een projectorganisatie kennen we meerdere rollen.

Tijdens de opstart van het project stellen we gezamenlijk de projectorganisatie samen. Alle projectleden werken samen aan acties op deze portal. Daardoor heeft iedereen inzicht en is het project transparant.

Het project in hoofdlijnen

 

1. Analyse


Het project begint met een kick-off waarin we jullie meenemen in onze implementatiereis. Het kan zijn dat jullie samen met een Senior Consultant op zoek gaan naar eventuele afwijkingen in jullie proces. Dit noemen we workshops. Ook worden jullie opgeleid om een goede sparringpartner te zijn tijdens de volgende fases. 

2. Realisatie


De realisatie fase staat in het teken van het inrichten van de processen en eventuele koppelingen en rapportages. Daarnaast moet er natuurlijk goed getest worden, zodat we zeker weten dat we met een goede inrichting live gaan.

Tip: bekijk ook onze themapagina over testen

3. Acceptatie


Tijdens de acceptatiefase vraag je eindgebruikers om een aantal processen te testen, zodat je ook feedback ontvangt van de eindgebruikers. Deze fase wordt ook vaak gebruikt om draagvlak te creëren binnen de organisatie.

4. Go-Live


Alles wordt gereed gemaakt voor een soepele live-gang. Denk hierbij aan de laatste dataconversie(s) en het opleiden van de eind-gebruikers. Ready, set, go! Uiteindelijk gaat de knop om en zijn we live!

5. Nazorg


Na de live-gang zullen we samen de vragen vanuit de organisatie oppakken en gaan we eventueel al aan de slag met optimalisatiepunten waar we tijdens de realisatiefase niet aan toe gekomen zijn. Uiteindelijk vragen we decharge en gaan we door met een volgend project.

Design principles

Design principles helpen jou om je doel te verwezenlijken. Aan welke uitgangspunten moet de nieuwe inrichting voldoen?

  • Maximale opbouw kennis en kunde bij jouw organisatie
  • Registratie aan de bron; daar waar het proces start
  • Digitaal wat digitaal kan
  • Het HR-systeem is leidend voor andere systemen
  • Processen zijn op basis van de ‘best practice’ van AFAS
  • Streef naar zo min mogelijk lagen van goedkeuring
  • 80/20 regel: niet elke uitzondering hoeft geautomatiseerd te worden!
  • Toekomstgericht inrichten (optimaliseren processen)
  • Procesontwerp gebaseerd op vertrouwen, steekproefcontroles achteraf
  • Prioriteren op basis van impact (aantal gebruikers * frequentie = impact) en risico
  • Goed is goed genoeg
  • Operatie zo weinig mogelijk last van het project

Randvoorwaarden voor een succesvol project

Beleving tijdens een project

Hoe voorkom je dat je onder de kritische lijn komt?

Werkwijze AFAS

Werkwijze van een AFAS Consultant

Train de trainer


We laten jou zo veel mogelijk zelf doen. Dit is de beste manier om het te leren en dat maakt het allemaal veel leuker. Dit betekent dat de consultant zelf geen inrichting doet, maar jou coacht om het zelf te doen.

SIMPLR


SIMPLR is onze implementatiestandaard voor ieder project. Met SIMPLR staan alle taken die bij de implementatie horen direct al voor je klaar in onze klantportal.

We starten en eindigen iedere dag met de activiteiten die in SIMPLR staan. Zorg er dus voor dat je altijd de activiteiten bijwerkt en jouw vragen borgt in SIMPLR. Op deze manier is de voortgang voor de gehele projectgroep in één oogopslag te zien.

Op afstand


Het uitgangspunt van de implementatie is dat deze Online wordt uitgevoerd. Om ervoor te zorg dat de Online werkzaamheden goed uitgevoerd kunnen worden, vragen we jullie om de projectleden te trainen/helpen bij het online werken. Wij zorgen voor de techniek (Microsoft Teams). Wij vragen jullie om te zorgen dat de projectleden een headset hebben en te zorgen dat iedereen al een keer middels videoconferencing een sessie geoefend heeft.

Aandachtspunten

Factor 1:3


Tijdens de implementatie betekent iedere consultancy dag 3 dagen werk voor de gehele projectgroep tot de volgende afspraak. Zorg er voor dat je deze tijd goed blokt in de agenda's!

Communicatie en aanspreekpunt


Consultancy is jouw aanspreekpunt tijdens de implementatie. Alle vragen aan de consultant bewaar je via de workflow eenvoudig voor het volgende bezoek.

AFAS Customer Support


Customer Support is tijdens de implementatie bereikbaar voor wensen, technisch vragen en blokkerende meldingen. Alle inhoudelijke vragen behandel je met de consultant.

Wat kun je van ons verwachten?

  • We nemen jullie aan de hand waar nodig, dat is ons dagelijks werk.
  • Kennis loopt niet met de consultant mee naar buiten, maar blijft in jullie organisatie geborgd.
  • We leveren een hoogwaarde standaard omgeving.
  • We hebben jarenlange best practice ervaring voor zaken die niet in de standaard zitten.
  • Je krijgt inzage via de klantportal in alle projectgerelateerde zaken.
  • Je hebt makkelijk toegang tot uitleg over functionaliteiten of de benodigde inrichting via ons Help Center.
  • We hebben een adviesrol in overleggen met stuurgroep, projectgroep of werkgroep.

Wat verwachten wij van jullie?

 

  • Het opstellen en opleiden van project- en beheerorganisatie met de juiste commitment, capaciteit, mandaat en draagvlak binnen de organisatie.
  • De keuze voor AFAS is een keuze voor standaarden. Dit betekent dat er afstand genomen moet worden van oude (complexe) processen en gewoonten.
  • Jullie voeren de, op de klantportal benoemde, activiteiten en acties uit en bewaken de voortgang.
  • Jullie benoemen de risico's, inclusief tegenmaatregelen in de actie- en besluitenlijst.
  • Jullie voeren een (acceptatie)test uit, zodra er een proces ingericht is.

Wat doen we samen?

  • Het uitvoeren van de benodigde inrichting.
  • Het bijwerken van voortgang en actie- en besluitenlijst aan einde van iedere consultancydag.
  • Het bewaken van de voortgang en planning en bespreekbaar maken van eventuele issues.
  • Insturen en bewaken incident (supportvraag) bij onvolkomenheden in de software.
  • Feest vieren bij belangrijke mijlpalen en oplevering van het project.

Kwaliteitsborging

Entreescan


Aan het begin van een implementatie gaan we middels de entreescan inschatten welke zaken je als klant beter moet regelen om de implementatie succesvol te laten zijn. Of, als alles al perfect geregeld is, de bevestiging te geven.

Profit Rijbewijs


Middels het Profit Rijbewijs kunnen we samen toetsen of de key-users bij de klant klaar zijn om live te gaan.

Evaluatie klant


Voordat we een decharge verlenen sturen we er een evaluatie uit om de betrokken AFAS medewerkers (en eventueel partners) te beoordelen. Ook zijn we benieuwd of de doelen behaald zijn en wat de lessons learned zijn.

Evaluatie AFAS


Intern zullen we het project ook gaan evalueren. Wat ging er goed en wat kan er de volgende keer beter?

 Met de kennis van nu

Wanneer je voor de software van AFAS hebt gekozen, gaat er veel veranderen binnen je organisatie. In de videoserie ‘Met de kennis van nu’, blikt Gerwin van den Bos, Consultancymanager bij AFAS, samen met klanten terug op hun implementatietraject.

Ze spreken over hoogtepunten, tegenvallers en natuurlijk veel tips! Kortom, alles wat je moet weten voordat je aan je implementatie begint.