Belangrijke wijzigingen Profit 11

In deze nieuwe versie van Profit zitten wijzigingen die van invloed zijn op je huidige inrichting. De belangrijkste wijzigingen vind je terug op deze pagina.


Wat verdient de aandacht

Algemeen



Wijzigen updatedatum Profit 11  

Vanaf Profit 11 is het mogelijk om de datum waarop je overgaat naar een nieuwe versie zelf aan te passen. De Klantportalbeheerder van jullie organisatie kan de overstapdatum wijzigen in het abonnement. De datum kan pas worden aangepast als de overstapdatum bekend is. 



PCC voor Profit 11

Er is een nieuwe versie van het PCC voor Profit 11 (versie 11.00). Je kunt het PCC automatisch laten bijwerken als het PCC meldt dat er een nieuwe versie is. Het is geen verplichte update. Echter adviseren wij om het PCC up-to-date te houden. 



Eigen definities aanpassen

Bij nieuwe versies en updates kunnen velden in Profit vervangen, verwijderd of toegevoegd zijn. Deze wijzigingen worden doorgevoerd in meegeleverde weergaven, rapporten, etc., maar niet in je eigen definities. Deze moet je zelf aanpassen.



Memovelden met opmaak

Vanaf Profit 11 zijn er twee soorten memovelden: memovelden met en zonder opmaak. Memovelden met opmaakt geldt voor velden, zoals de toelichting bij een dossieritem, reacties op een dossieritem, opmerkingen bij debiteuren en crediteuren, forecasts, medewerkers, artikelen verlofaanvragen etc. Bij andere memovelden is opmaak niet beschikbaar. AFAS bepaalt in welke memovelden opmaak beschikbaar is, je kunt dit niet zelf instellen. 

Memovelden die je zelf hebt toegevoegd via de Management Tool (vrije inrichting) hebben geen opmaak. Je kan deze velden omzetten naar memovelden met opmaak. Je doet dit door de memovelden te wijzigen naar het type Memo met opmaak.



Afzender berichtsjabloon

In een berichtsjabloon kun je het veld E-mailadres en naam ingelogde gebruiker als afzender gebruiken aanvinken. Profit gebruikte in de naam van de afzender altijd de voornaam van de gebruiker. Vanaf Profit 11 is dit de roepnaam van de afzender. Als de roepnaam niet bekend is, wordt de voornaam gebruikt.


Verwijderen importdefinitie

 Vanaf Profit 11 heb je rechten nodig om een importdefinitie te verwijderen. Je moet namelijk geautoriseerd zijn voor het verwijderen van de importhistorie. Als je NIET geautoriseerd bent, krijg je bij het verwijderen van de importdefinitie de melding dat de importhistorie eerst verwijderd moet worden. Dit kan alleen als een gebruiker in de Autorisatie tool rechten heeft op de functie Algemeen / Beheer / Import / Historie en op de actie Importhistorie verwijderen.

Als je al geautoriseerd bent, krijg je bij het verwijderen van de importdefinitie de melding: Ook alle importhistorie zal worden verwijderd. Wil je doorgaan?


Gmail plug-in vanaf Profit 12

De Gmail plug-in, waarmee je e-mails vanuit Gmail kan vastleggen in Profit leveren wij uit in Profit 12. Tijdens de AFAS Open is gepresenteerd dat dit in Profit 11 komt. Omdat wij kiezen voor kwaliteit, is deze verschoven naar Profit 12. 


Definities exporteren en importeren

Je kunt definities (zoals rapporten, analyses, documenten en signalen) geëxporteerd vanuit Profit 9 of 10 niet importeren in
Profit 11. Je krijgt dan de melding: The version or build of the import data are incompatible with the application.


HRM/Payroll



Sollicitant Self Service

In de workflow 'Sollicitatie (Profit)' hadden we ervoor gekozen de acties Uitnodigen en Verzoek om extra informatie niet meer te ondersteunen in Profit 11. De reden hiervoor is dat wij willen dat klanten vanuit de stamkaart van de sollicitant gaan werken.


Let op: DEZE WIJZIGING IS TERUGGEDRAAID! Dit houdt in dat de speciale acties in Profit 11 weer beschikbaar zijn (behalve in de Accept-omgevingen. Daar is deze wijziging niet teruggedraaid). Dit heeft tot gevolg dat je 2 processen tegelijkertijd kan gebruiken. Let wel op dat je de processen Aanvullende gegevens (stamkaart) en Informatie opvragen (workflow Sollicitatie) niet door elkaar gebruikt. Dit kan zorgen voor ongelijke data zoals bijvoorbeeld BSN of IBAN.

Let op: Als je gebruik wil maken van de Sollicitant stamkaart hou dan rekening met het volgende:
De pagina Sollicitant stamkaart is toegevoegd aan de autorisatierol Manager InSite. Maak je géén gebruik van de standaard autorisatierollen of gebruik je een andere rol? Voeg dan zelf de pagina toe aan de juiste functionaliteit. Als dit niet juist is ingericht, krijg je een Niet geautoriseerd melding.



Import mutatie contract, salaris, functie en rooster

Voor de import mutaties voor contract, salaris, functie en rooster in HRM is een belangrijke wijziging doorgevoerd. Vanaf Profit 11 is de optie Niet wijzigen toegevoegd. Voorheen was dit de optie Leeg die onterecht werkte als Niet wijzigen. Door deze wijziging is de import mutatie ook een echte import mutatie geworden. 

Welke gevolgen heeft dit?

Als je een bestaande import gebruikt, heeft dit gevolgen. Als je geen actie onderneemt, gaat de import fout op velden die verplicht zijn. Deze velden (bijvoorbeeld Type contract) staan dan nog ingesteld op de optie Leeg en de optie Leeg mag niet op een verplicht veld

Welke actie onderneem je?

Doorloop alle bestaande importdefinitites en bepaal per veld of deze op Niet wijzigen moet komen te staan. Controleer dit ook voor de niet-verplichte velden. Doe je dit niet, dan krijgen deze velden na de import een lege waarde!


Afwijken op uren en dagen uit standaardrooster

Het is nu mogelijk om de dagen en tijden te wijzigen, als je wilt afwijken van de standaard dagen en tijden uit het standaardrooster. 

In de eigenschappen van het rooster bij een medewerker zijn de velden Begintijd, Eindtijd en Pauzeduur te wijzigen. Ook als een standaardrooster is geselecteerd. Na het wijzigen van de velden wordt het veld Standaardrooster leeggemaakt.


Autorisatie Indienst profielen

De profielkeuzepagina's in InSite voor het indienst en herindienst melden van een medewerker zijn aangepast. Als je gebruik maakt van de profielkeuzepagina in InSite dan zag je standaard alle profielen. Er werd geen rekening gehouden met de autorisatie op profielen.

Vanaf nu houden de profielkeuzepagina's wel rekening met autorisatie. Dit betekent dat je alleen de profielen ziet waar je rechten op hebt. Lees hier hoe je profielen autoriseert.

Gevolg van deze aanpassing is, dat voor elk profiel een unieke pagina wordt geopend. De profielen en contexten blijven bestaan, alleen krijgt elk profiel/context een eigen pagina. Dit betekent dat je bestaande opmaak niet meer beschikbaar is. Je voegt de opmaak op deze pagina's opnieuw toe.


Bankkoppeling Payroll betalingen

Voor de Rabobank en ING is het mogelijk om de Payroll betalingen automatisch uit te wisselen via een directe koppeling tussen de bank en AFAS Online. 

  1. Ik maak al gebruik van de koppeling in Financieel
    Als je gebruik maakt van de bestaande koppeling in Financieel, maak je na overgang naar Profit 11 automatisch gebruik van de koppeling voor Payroll betalingen. Dit is van toepassing als in de eigenschappen van de bankrekening het veld Betaling verzenden is aangevinkt.


  2. Ik maak nog geen gebruik van de koppeling in Financieel
    Als je nog geen gebruik maakt van de automatisch bankkoppeling, lees hier hoe je dit inricht.

Als in de eigenschappen van de werkgever het veld Betaalbestanden direct na accorderen genereren is aangevinkt, biedt Profit direct na accorderen het betaalbestand aan bij de bank. Om de betaling uit te voeren, keur je in het bankportaal de betaling goed.


Geplande taak Actuele gegevens vernieuwen

Na de overgang op Profit 11 beschik je automatisch over één geplande taak voor het vernieuwen van de actuele gegevens. Deze taak kan je niet aanpassen! Als je meerdere taken voor het vernieuwen van de actuele gegevens had staan, dan zijn deze na de overgang verwijderd zodat je maar één taak hebt.

Als je overdag de gegevens wilt vernieuwen, dan kun je zelf nog een taak toevoegen. Bij het toevoegen van deze taak staat de datum Gepland op op morgen. Pas na het invoeren van de tijd (+3 minuten van de actuele tijd) verspringt de datum naar vandaag. In deze taak staan standaard alle dagen aangevinkt en kun je niet uitvinken. Wij raden aan om na het draaien van deze eenmalige taak, de taak te verwijderen.






Financieel



Automatisch boeken e-facturen 

  1. Vanaf Profit 11 heb je de nieuwe actie Verwerken e-factuurregels. Dit is actie 1 in de weergave (je ziet deze actie pas als je deze geautoriseerd hebt). Door deze wijziging schuiven de andere acties één plaats op. 

  2. De bestaande actie Boeken inkoopfactuur is gewijzigd naar Boeken journaalpost.


  3. Het filter in de standaard weergave 1. Openstaande e-facturen is gewijzigd. Hierdoor werken eigen weergave niet meer. Als je een kopie hebt gemaakt van de weergave Openstaande e-facturen gebruik dan één van onderstaande oplossingen om de e-facturen weer zichtbaar te krijgen. 
    1. Verwijder de gekopieerde weergave en gebruik de standaard weergave 1. Openstaande e-facturen.
    2. Wijzig het filter in je eigen weergave naar het filter uit onderstaande afbeelding.


  1. Als je dubbelklikt op een e-factuur, open je nu direct de boekingslay-out en de verwerking wordt direct gestart. In Profit 10 opende je met het dubbelklikken de eigenschappen van de e-factuur. Om de eigenschappen te openen gebruik je nu de nieuwe actie Eigenschappen. Ook deze actie moet je eerst autoriseren.

  2. In InSite is de pagina Beoordelen inkoopfactuur geoptimaliseerd. Het pagina-onderdeel Algemeen is opgesplitst in meerdere onderdelen. Autoriseer deze via Algemeen / In- en OutSite / Inrichting / Functionaliteit.



Geblokkeerde boekingssessies vrijgeven

Een boekingssessie kan geblokkeerd zijn, doordat bepaalde processen niet toelaten dat er twee of meer gebruikers tegelijkertijd met hetzelfde proces bezig zijn. Als de verbinding met Profit is weggevallen, kan het ook zijn dat een boekingssessie geblokkeerd is. Je krijgt dan één van onderstaande meldingen:

  • De valuta van dit bankafschrift komt niet overeen met de valuta van dit dagboek.
  • Onder je gebruikersnaam is een niet volledig afgemaakte bankafschrift boeking gevonden. Je dient deze functie
    eerst op te starten alvorens verder te gaan.

Voorheen moest dit met de consultcode via AFAS Support worden vrijgegeven. Vanaf Profit 11 ligt de verantwoordelijkheid hiervoor in eigen beheer. Je kunt de geblokkeerde boekingssessie vrijgeven via Algemeen / Inrichting / Blokkeringen / Boekingsessie. Autoriseer deze functie voor een selecte groep gebruikers!

Scheelt weer een telefoontje naar Support :-)


Signaal Financieel/Contractverlenging (Profit) geblokkeerd

Het signaal Financieel/Contractverlenging (Profit) werd standaard niet-geblokkeerd uitgeleverd. Vanaf Profit 11 wordt dit signaal wél geblokkeerd uitgeleverd. Maak je gebruik van dit signaal? Deblokkeer het signaal via Algemeen / Beheer / Signaal / Definitie, zodat je het signaal niet mist.


InSite/OutSite



Stop ondersteuning Sitebeheer in Internet Explorer 11

In verband met performance en stabiliteit ondersteunen wij deze browser niet meer in Sitebeheer vanaf Profit 11.

Vanaf Profit 15 (uitlevering medio juni 2020) wordt de ondersteuning van Internet Explorer helemaal beëindigd. 


Optimalisatie menufunctie in In- en OutSite

De indeling van het menu is geoptimaliseerd. De knop Nieuw item is niet meer beschikbaar rechts bovenin de menufunctie. De toevoegen knop (ook wel het groene plusje) is nu in beeld bij het geselecteerde menu-item. Het menu-item dat je nieuw aanmaakt, wordt daaronder toegevoegd.



Optimalisatie opmaak pagina's

  1. Grotere velden
    De velden in InSite en OutSite zijn geoptimaliseerd. De velden in formulieren zijn groter geworden met meer witruimte ertussen, wat het een stuk overzichtelijker maakt. Door deze aanpassingen nemen formulieren meer ruimte in op de pagina. Heb je op je eigen InSite of OutSite formulieren in een kader of iets soortgelijks gezet? Dan kan het zijn dat de uitlijning hiervan niet meer klopt. Controleer na de overgang de bestaande formulieren. 


  2. Transparante achtergrond
    De achtergrond van de formulieren zijn transparant. Houd hier rekening mee bij donkere achtergronden, of achtergronden met een afbeelding. De velden kunnen hierdoor minder goed leesbaar zijn.  







Ordermanagement



Inkoopaanvragen inclusief prorata btw

Als je te maken hebt met vrijgestelde btw (bijvoorbeeld in de Zorg), mag je btw over inkopen slechts pro rata aftrekken als voorbelasting in de btw-aangifte. Het restbedrag aan btw beschouw je als kosten. Deze kosten zie je nu terug in het bedrag van de inkoopaanvragen. Ook het procuratieschema voor de beoordeling van de inkoopaanvraag houdt nu rekening met deze kosten, volgens deze berekening:

  • Te beoordelen bedrag = Bedrag exclusief btw - korting + niet-aftrekbare btw
    Dit 'Te beoordelen bedrag' zie je in onder andere de weergaven terug als Exploitatiebedrag.

Let op:
Als je het procuratieschema gebruikt, heeft dit effect op het beoordelen van aanvragen. De aanvraagbedragen inclusief niet-aftrekbare btw zullen immers hoger uitvallen. Controleer of de procuratiegrenzen en het procuratieschema nog correct zijn.



Aanmaken vrije inkoopaanvraag

Bij het aanmaken van een vrije inkoopaanvraag kwam deze standaard op administratie 1. Ook als er geen voorkeurswaarde was ingesteld en de medewerker geen rechten had op de administratie.

Vanaf nu wordt de administratie bepaald op basis van autorisatie en de instelling in Ordermanagement. Wanneer de instuurder geen autorisatie heeft op de administratie die staat ingesteld in Ordermanagement gebruikt Profit de eerstvolgende administratiecode waarvoor wel geautoriseerd is.

Let op:
Hiervoor mag geen voorkeurwaarde ingesteld staan in het profiel van de inkoopaanvraag. Controleer dit in jouw omgevingen.


Vragen?

Heb je een vraag of opmerking over dit onderwerp? Stuur een incident in bij Support!